Kent u dit: U schrijft een belangrijk document en er komt iets in u op dat u als taak in Outlook wilt vastleggen. Zodra u in Outlook bent, kijkt u snel naar de e-mails - en u bent uit de workflow. Wi
Een van de basisregels in timemanagement is: "Schrijf het op." Ideeën en taken moet je meteen opschrijven, anders vergeet je ze of moet je een deel van je concentratie besteden aan het onthouden ervan. Opschrijven op een stuk papier of in een tweede Word-document is een optie, maar dan moet je de taken daarna overzetten naar Outlook, wat meer inspanning vraagt.
De ervaring heeft geleerd dat snel naar Outlook springen om de taak in te voeren geen goed idee is. En dan is de kans groot dat je 'snel' in de e-mailinbox kijkt. Vaak blijft het niet bij de "Ik ga even kijken of collega Meier heeft geantwoord". Veel kantoormedewerkers openen meer e-mails, beantwoorden ze misschien meteen, openen een gelinkte website, enz. Zoals Microsoft tijdens een onderzoek ontdekte, kan zo'n onderbreking al snel oplopen tot 15 tot 20 minuten. En als ze terugkeren naar het document waar ze eerder aan werkten, duurt het vaak nog 5 tot 15 minuten voordat ze de draad weer op kunnen pakken. Hoe complexer de gedachtegang die u zojuist heeft behandeld, hoe langer het duurt voordat u productief kunt blijven werken.
Op deze manier is het eenvoudiger: u kunt een knop toevoegen aan Word, Excel en de andere Office-programma's, waarmee u snel een taak in Outlook kunt maken vanuit het betreffende programma zonder dat u naar het Outlook-venster hoeft te schakelen. Met andere woorden: u blijft in de vertrouwde omgeving en vermindert het risico op afleiding.
Voeg in Word en Excel tot versie 2003 de knop toe Microsoft Office Outlook-taak maken in een van de werkbalken (alleen in PowerPoint en Publisher vanuit Office 2007). In Office 2007 integreer je een bijbehorende knop in de snelle toegangsbalk. In Office 2010 is het ook mogelijk om je eigen tabblad of groep op een tabblad te maken en daar de knop in te voegen. Onenote wordt standaard geleverd met een knop voor Outlook-taken.
Invoegen knop in Word / Excel tot 2003
Voeg een icoon toe aan de werkbalk van Word en Excel waarmee je vanuit het betreffende programma een taak kunt aanmaken in Outlook.
Dit doe je als volgt:
- Roep de opdracht aan in Word of Excel Hulpmiddelen → Aanpassen Aan.
- Open de kassa Commando's.
- Selecteer in het venster Categorieën de optie Alle bestellingen het einde.
- Kijk dan in het raam Commando's de ingang Taak Maken (in Word) of Microsoft Office Outlook-taak maken (in Excel).
- Sleep dit item met de muis naar een van de werkbalken in Word of Excel en zet het neer op de positie waar het pictogram zou moeten verschijnen.
- Sluit het dialoogvenster.
Knop invoegen in Office 2007
In Word, Excel, Powerpoint en Publisher 2007 kunt u alleen het pictogram in de snelle toegangsbalk installeren. Ga hiervoor als volgt te werk:
- Klik op de knop in de sneltoegangsbalk van Word (of het gewenste programma) Pas de balk voor snelle toegang aan en bel Meer opdrachten Aan.
- Onder Selecteer opdrachten Kiezen Commando's niet op het lint (Office 2007) of Commando's niet in het lint (Kantoor 2010).
- Blader door de alfabetische lijst met opdrachten om het item te vinden Microsoft Office Outlook-taak maken.
- Selecteer dit item en klik op Toevoegen aanom het pictogram toe te voegen aan de werkbalk voor snelle toegang.
- Gebruik de pijltoetsen om de invoer naar de gewenste positie te verplaatsen.
- Als u geen verdere wijzigingen wilt aanbrengen in de werkbalk voor snelle toegang, sluit u het dialoogvenster.
- Herhaal stap 1 t/m 6 voor de andere Office-programma's van waaruit u Outlook-taken wilt maken.
Knop invoegen in Office 2010
De eenvoudigste manier is om de knop toe te voegen aan de balk voor snelle toegang, zoals in Office 2007. Als alternatief is het in de huidige versie van Office ook mogelijk om een knop in het menulint te integreren. U moet echter eerst uw eigen tabblad of groep maken binnen een bestaand tabblad.
Taak maken
Zodra je op het icoontje klikt in Word of Excel Microsoft Office Outlook-taak maken er wordt een nieuw taakvenster geopend in Outlook - zelfs als Outlook momenteel niet actief is. Outlook specificeert de naam van het document dat momenteel in Word of Excel wordt bewerkt als onderwerp; het document is ook gekoppeld aan de taak. Als de taak niets te maken heeft met het document waaraan u momenteel werkt, verwijdert u eenvoudig het documentpictogram uit het taakvenster en voert u een ander onderwerp in.
Als het momenteel geopende document nog geen naam heeft in Word, verschijnt er een melding dat u het document eerst moet opslaan voordat u er een taak van kunt maken. Bevestig dit bericht met Oke, sla het document op (of schakel over naar een eerder opgeslagen document) en klik nogmaals op het pictogram Microsoft Office Outlook-taak maken.
Excel daarentegen vraagt u niet om op te slaan als u op het pictogram in een lege tabel klikt. Dit geldt ook als u nog geen wijzigingen in de huidige tabel heeft opgeslagen. Ook dit is geen probleem, omdat de gegevens uit de tabel niet samen met de taak worden opgeslagen, maar alleen een link naar de tabel.
