Zo maakt u regelmatig reservekopieën van uw Excel-werkmappen
Wilt u een reservekopie maken van een werkmap? Uiteraard gaat dit verder dan de mogelijkheden die Windows biedt, bijvoorbeeld het kopiëren van een werkmap naar een andere directory of onder een andere naam.
U kunt ook rechtstreeks met Excel een back-up van een werkmap maken. Excel slaat dan altijd de vorige versie van een werkmap op in een reservekopie wanneer u de oude versie opslaat.
Maak een automatische reservekopie van een Excel-bestand bij het opslaan
Volg deze stappen:
- Roep het commando OPSLAAN ALS op. Klik hiervoor in alle versies op het FILE-tabblad of het FILE-menu. Een uitzondering hierop is Excel 2007. Hier klik je op de ronde Office-knop linksboven om het commando op te roepen.
- Klik in het dialoogvenster dat verschijnt op de knop TOOLS (Excel vanaf versie 2007) of EXTRA'S (Excel tot en met versie 2003).
- Selecteer de instelling ALGEMENE OPTIES.
- Activeer het selectievakje BACK-UPBESTAND MAKEN.
- Voer geen wachtwoorden in.
- Sluit het venster met de OK-knop.
- Kies een map en een bestandsnaam.
- Sla de werkmap op met de knop met dezelfde naam.
Excel maakt vervolgens een reservekopie van het bestand. Deze heeft de bestandsextensie ".XLK" en is altijd up-to-date vanaf de voorlaatste opslag. Wanneer u een werkmap opslaat, wordt de vorige versie het nieuwe back-upbestand.
Maar er is een andere manier: je kunt Excel met behulp van een macro ook de opdracht geven om automatisch een reservekopie te maken wanneer een Excel-bestand wordt afgesloten.
Automatische reservekopie maken bij het sluiten van een Excel-bestand
Wilt u er zeker van zijn dat er bij het sluiten van een Excel-werkmap automatisch een reservekopie van het bestand in een bepaald pad wordt opgeslagen? Bij een macro is dit geen probleem. Om ze van elkaar te onderscheiden, worden de bestandsnamen opgeslagen volgens het volgende patroon:
Jaar-maand-dag bestandsnaam
Dus als uw bestand bijvoorbeeld planning.xls heet, wordt de reservekopie opgeslagen als:
2009-10-24 planning.xls
Deze naamgeving maakt het zeer eenvoudig om de bestandenlijst chronologisch te sorteren, omdat de chronologische volgorde automatisch alfabetisch is. Gebruik de volgende macro om de reservekopie te maken:
Sub auto_close ()
Dim Altname als string, Neuname als string, pad als string
Pad = "C: \ Gegevens"
Dit Werkboek.Opslaan
Altnaam = ThisWorkbook.FullName
If Right $ (Pad, 1) "\" Dan Pad = Pad + "\"
Neuname = Pad & Opmaak (Nu, "JJJJ-MM-DD") & "-" & ThisWorkbook.Name
ThisWorkbook.SaveAs Bestandsnaam: = nieuwe naam
Werkboeken.Open (oude naam)
Dit Werkboek.Sluiten
Einde sub
Zet je pad in de variabele pad gemaakt. De reservekopieën worden op deze positie bewaard. Als u wilt dat de back-upkopieën altijd worden opgeslagen in dezelfde map van waaruit u de werkmap hebt geopend, vervangt u de opdracht Pad = "C: \ Gegevens" met de volgende regel:
Pad = ActiveWorkbook.Pad
De macro werkt volgens de volgende methode:
- Bewaar de huidige map
- Genereer een nieuwe bestandsnaam op basis van de huidige datum
- Sla de werkmap op onder een nieuwe naam in een nieuw pad
- Heropen de originele werkmap
- Sluit de reservekopie van de map
Kopieer de macro naar elke werkmap waarvan u automatisch een back-up wilt maken. De reservekopieën worden altijd gemaakt wanneer u de bijbehorende werkmap sluit.
Hoe u handmatig een reservekopie van uw Excel-spreadsheet maakt
Bij het reviseren van een werkmap kan het voorkomen dat u niet zeker weet of u de aangebrachte wijzigingen echt wilt opslaan.
In dergelijke gevallen moet u een reservekopie maken van de map met de vorige versie. Ga als volgt te werk om een reservekopie van de laatst opgeslagen versie te maken:
- Activeer de opdracht "Opslaan als" in het menu "Bestand".
- Klik op de knop "Extra - Algemene opties".
- Activeer het selectievakje "Back-upbestand maken".
- Sluit het venster met de OK-knop.
- Kies een map en een bestandsnaam.
- Sla de werkmap op met de knop met dezelfde naam.
Excel maakt vervolgens een reservekopie van het bestand. Deze heeft de bestandsextensie ".XLK" en is altijd up-to-date vanaf de voorlaatste opslag. Wanneer u een werkmap opslaat, wordt de vorige versie het nieuwe back-upbestand.
