De automatische archivering kan individueel worden geconfigureerd. Definieer eerst de standaardinstellingen: hoe vaak wordt gearchiveerd, hoe "oud" moeten de gegevens zijn om te kunnen worden gearchiveerd, in welk bestand de gegevens moeten worden opgeslagen
De standaardinstellingen voor de archieffunctie definieert u als volgt:
- Roep in Outlook tot versie 2007 het commando EXTRA'S >> OPTIES aan en open het register MEER. Roep in Outlook 2010 de opdracht BESTAND >> OPTIES aan en open het tabblad GEAVANCEERD.
- Klik in Outlook tot 2007 op de knop AUTOARCHIEF, in Outlook 2010 op AUTOARCHIEF INSTELLINGEN. De archiveringsinstellingen zijn van kracht voor alle Outlook-modules - tenzij u ze wijzigt voor individuele modules of mappen.
- Activeer de optie AUTOARCHIEF ELKE X DAGEN en specificeer het interval waarmee de archivering moet worden uitgevoerd.
- Als u het vervelend vindt om voor elk archiveringsproces een dialoogvenster te moeten bevestigen, deactiveer dan de optie START AUTOARCHIVERING NA BEVESTIGING.
- Als u e-mails die u niet meer nodig heeft in uw Outlook markeert en niet wilt archiveren, activeer dan de optie VERLOPEN ITEMS VERWIJDEREN (alleen e-mailmap).
- Activeer in ieder geval de optie ARCHIEF OF VERWIJDER OUDE ELEMENTEN.
- Als u de optie TOON ARCHIEFMAP IN MAPPENLIJST activeert, opent Outlook automatisch het archiefbestand na archivering en toont het in de mappenlijst. Dit betekent dat u direct toegang kunt blijven houden tot de gearchiveerde gegevens, maar dat u dan het snelheidsvoordeel van uitbesteding moet missen.
- Geef in het veld DELETE ELEMENTS IF OLDER THAN op hoe oud de gegevens moeten zijn zodat ze naar het archief worden verplaatst (of volledig worden verwijderd).
- Als de gegevens naar het archief moeten worden overgebracht, activeert u de optie VERPLAATS OUDE ELEMENTEN NAAR en selecteert u de gewenste map via ZOEKEN of voert u in het veld naast de knop de naam in van een nieuw archiefbestand dat Outlook moet aanmaken.
- Als u in plaats daarvan de oude gegevens onherstelbaar wilt verwijderen, activeert u de optie EINDELIJK OUDE ELEMENTEN VERWIJDEREN. Om alle oude elementen onmiddellijk te verwijderen, klikt u op INSTELLINGEN TOEPASSEN OP ALLE MAPPEN - maar onthoud dat dit niet ongedaan kan worden gemaakt.
- Sluit de dialoogvensters.
Individuele instellingen voor individuele modules
Ervan uitgaande dat u als standaardinstelling heeft opgegeven dat de elementen na een jaar naar het archief moeten worden verplaatst, maar u wilt toch de afspraken van voorgaande jaren in uw afsprakenkalender hebben staan. Pas daarna de instellingen voor de kalender aan:
- Open de kalender.
- Klik onder MIJN KALENDER met de rechtermuisknop op KALENDER en roep de opdracht EIGENSCHAPPEN op. In het voorbeeld wordt de kalender niet gearchiveerd.
- Open het tabblad AUTOARCHIEF.
- Als je de agenda niet wilt archiveren, activeer dan de optie DO NOT ARCHIVE ITEMS IN THIS MAP en ga verder met stap 6. Als u andere dan de standaardinstellingen wilt gebruiken, activeert u de optie GEBRUIK DE VOLGENDE INSTELLINGEN VOOR DEZE MAP.
- Pas de instellingen aan, bijvoorbeeld de leeftijd van de te archiveren items, of geef een ander archiefbestand op.
- Sluit het dialoogvenster.
Individuele instellingen voor individuele mappen, afspraakvermeldingen of e-mails
Outlook geeft u de mogelijkheid om deze items uit te sluiten van automatisch archiveren. Ga hiervoor als volgt te werk:
- Open het gewenste element, bijvoorbeeld een belangrijke e-mail of een afspraakinvoer.
- Roep in het venster voor de mail, afspraak of taak het commando "Bestand, Eigenschappen" op.
- Activeer de optie "Geen auto-archivering van dit element" en sluit het dialoogvenster.