De AutoArchiveren - standaardinstellingen versus individuele instellingen

De automatische archivering kan individueel worden geconfigureerd. Definieer eerst de standaardinstellingen: hoe vaak wordt gearchiveerd, hoe "oud" moeten de gegevens zijn om te kunnen worden gearchiveerd, in welk bestand de gegevens moeten worden opgeslagen

De standaardinstellingen voor de archieffunctie definieert u als volgt:

1. Roep in Outlook tot versie 2007 het commando EXTRA'S >> OPTIES aan en open het register MEER. Roep in Outlook 2010 de opdracht BESTAND >> OPTIES aan en open het tabblad GEAVANCEERD.
2. Klik in Outlook tot 2007 op de knop AUTOARCHIEF, in Outlook 2010 op AUTOARCHIEF INSTELLINGEN. De archiveringsinstellingen zijn van kracht voor alle Outlook-modules - tenzij u ze wijzigt voor individuele modules of mappen.
   
3. Activeer de optie AUTOARCHIEF ELKE X DAGEN en specificeer het interval waarmee de archivering moet worden uitgevoerd.
4. Als u het vervelend vindt om voor elk archiveringsproces een dialoogvenster te moeten bevestigen, deactiveer dan de optie START AUTOARCHIVERING NA BEVESTIGING.
5. Als u e-mails die u niet meer nodig heeft in uw Outlook markeert en niet wilt archiveren, activeer dan de optie VERLOPEN ITEMS VERWIJDEREN (alleen e-mailmap).
6. Activeer in ieder geval de optie ARCHIEF OF VERWIJDER OUDE ELEMENTEN.
7. Als u de optie TOON ARCHIEFMAP IN MAPPENLIJST activeert, opent Outlook automatisch het archiefbestand na archivering en toont het in de mappenlijst. Dit betekent dat u direct toegang kunt blijven houden tot de gearchiveerde gegevens, maar dat u dan het snelheidsvoordeel van uitbesteding moet missen.
8. Geef in het veld DELETE ELEMENTS IF OLDER THAN op hoe oud de gegevens moeten zijn zodat ze naar het archief worden verplaatst (of volledig worden verwijderd).
9. Als de gegevens naar het archief moeten worden overgebracht, activeert u de optie VERPLAATS OUDE ELEMENTEN NAAR en selecteert u de gewenste map via ZOEKEN of voert u in het veld naast de knop de naam in van een nieuw archiefbestand dat Outlook moet aanmaken.
10. Als u in plaats daarvan de oude gegevens onherstelbaar wilt verwijderen, activeert u de optie EINDELIJK OUDE ELEMENTEN VERWIJDEREN. Om alle oude elementen onmiddellijk te verwijderen, klikt u op INSTELLINGEN TOEPASSEN OP ALLE MAPPEN - maar onthoud dat dit niet ongedaan kan worden gemaakt.
11. Sluit de dialoogvensters.

Individuele instellingen voor individuele modules

Ervan uitgaande dat u als standaardinstelling heeft opgegeven dat de elementen na een jaar naar het archief moeten worden verplaatst, maar u wilt toch de afspraken van voorgaande jaren in uw afsprakenkalender hebben staan. Pas daarna de instellingen voor de kalender aan:

1. Open de kalender.
2. Klik onder MIJN KALENDER met de rechtermuisknop op KALENDER en roep de opdracht EIGENSCHAPPEN op. In het voorbeeld wordt de kalender niet gearchiveerd.
   
3. Open het tabblad AUTOARCHIEF.
4. Als je de agenda niet wilt archiveren, activeer dan de optie DO NOT ARCHIVE ITEMS IN THIS MAP en ga verder met stap 6. Als u andere dan de standaardinstellingen wilt gebruiken, activeert u de optie GEBRUIK DE VOLGENDE INSTELLINGEN VOOR DEZE MAP.
5. Pas de instellingen aan, bijvoorbeeld de leeftijd van de te archiveren items, of geef een ander archiefbestand op.
6. Sluit het dialoogvenster.

Individuele instellingen voor individuele mappen, afspraakvermeldingen of e-mails

Outlook geeft u de mogelijkheid om deze items uit te sluiten van automatisch archiveren. Ga hiervoor als volgt te werk:

1. Open het gewenste element, bijvoorbeeld een belangrijke e-mail of een afspraakinvoer.
2. Roep in het venster voor de mail, afspraak of taak het commando "Bestand, Eigenschappen" op.
3. Activeer de optie "Geen auto-archivering van dit element" en sluit het dialoogvenster.