Wist u dat u uw Word-standaardbrieven kunt blijven gebruiken in OpenOffice.org? In dit artikel gebruiken we een standaardbrief van Word om te laten zien hoe gemakkelijk het is om deze in OpenOffice.org te gebruiken zonder dat u de samenvoegvelden opnieuw hoeft in te voeren in I
Grafieken en standaardbrieven van Word naar Writer
Grafieken zijn een speciaal type OLE-objecten. Standaard worden grafieken in Word-documenten gemaakt met behulp van de menuopdracht Word "Invoegen / grafisch diagram" gemaakt. Het programma "MSGrafiek" beschikbaar gemaakt. MSGraph is onderdeel van Woord en Power Point.
Nadat u het Word-document naar Writer hebt overgebracht, is het bewerken van het diagram op een computer waarop Word of PowerPoint is geïnstalleerd aanvankelijk probleemloos. Na dubbelklikken op het diagram wordt het nog steeds geopend in MSGraph.
De situatie is anders op een computer zonder Word of PowerPoint geïnstalleerd. Als u hier een Word-document opent met OpenOffice.org Writer, wordt een leeg en tegen schrijven beveiligd document weergegeven in plaats van MSGraph
Calc-spreadsheet geopend. Het is daarom niet meer mogelijk om het diagramobject te wijzigen.
Importeren van diagrammen - mogelijk op twee manieren
In een dergelijk geval stellen we echter twee mogelijke oplossingen voor. Van de eerste voorgestelde oplossing bestaat uit een eenvoudige beweging. U kopieert het diagramobject eenvoudig via kopiëren plakken van Word naar Writer-document. Het diagram wordt omgezet in a GDI-afbeeldingen omgezet. Verdere verwerking van de gegevens met Writer is met deze procedure niet meer mogelijk.
Van de tweede voorgestelde oplossing is iets langer, maar u kunt het diagram ook in Writer bewerken op een computer zonder dat Word of PowerPoint is geïnstalleerd.
Eerst wordt een Excel-diagram gemaakt in het originele Word-document in plaats van een MSGraph-diagram. Het in Word ingevoegde diagram verwijst daarom naar een Excel-tabel als gegevensbron. Dit doe je in Word onder het menu item "Invoegen / Object" een Excel-diagram geselecteerd.
Wanneer het Word-document op het oorspronkelijke systeem wordt geopend, wordt Excel standaard gestart voor bewerking. Als u dit wilt voorkomen of als Excel niet beschikbaar is op een systeem van derden, kunt u:
Instrueer OpenOffice.org om ingesloten objecten bij het laden te converteren.
In dit geval wordt het Excel-diagram onder OpenOffice omgezet in een Calc-diagram. De grafiekgegevens worden vervolgens weergegeven met behulp van de spreadsheet Calc geaccepteerd. De hiervoor benodigde instelling vindt u onder "Extra's / Opties" in de omgeving "Laad gegevens". Activeer de optie onder het kopje MS Office "Converteren van Excel naar Calc" voor het laden "L" van documenten.
Word Afdruk samenvoegen en Schrijver Afdruk samenvoegen
Kenmerkend voor standaardbrieven is de combinatie van variabele en vaste tekstelementen. De vaste tekstelementen, die voor elke standaardbrief hetzelfde zijn, staan in het hoofddocument
en gered. Naast de standaardtekst bevat het document ook de bijbehorende mail merge-velden (placeholders) die worden gebruikt om de variabele tekstelementen in te voegen. Variabele tekstelementen zijn
bijvoorbeeld namen en adressen. De variabele tekstelementen worden vastgelegd en opgeslagen in de gegevensbron. De gegevensbron wordt meestal opgesteld in een tabel - dit betekent dat elke individuele ontvanger een individueel gegevensrecord krijgt toegewezen. De mail merge-functie zorgt er uiteindelijk voor dat deze twee documentsoorten - hoofddocument en databron - aan elkaar worden gekoppeld. De samenvoegvelden in het hoofddocument worden vervangen door de ontvangerspecifieke gegevens uit de gegevensbron. Het resultaat zijn losse brieven met dezelfde inhoud maar bijvoorbeeld verschillende namen en adressen van ontvangers. Deze kenmerken zijn van toepassing op zowel Word-afdruk samenvoegingen als Writer-afdruk samenvoegingen. Er zijn echter een paar hindernissen waarmee rekening moet worden gehouden bij het converteren van standaardbriefsjablonen van Word naar Writer.
U hebt bijvoorbeeld een standaardbriefsjabloon "orderbevestiging" in Word, die is gebaseerd op een gegevensbron voor de ontvangers. Voor de eenvoud wordt aangenomen dat de adresgegevensbron de vorm heeft van een CSV-bestand. Na het importeren van de sjabloon in Writer, ontbreekt deze gegevensbron en moet deze opnieuw worden toegewezen aan het document.
Maar pas op: Na het importeren mag het document in geen geval worden opgeslagen, anders gaan de samenvoegvelden verloren! Een mogelijke procedure hiervoor werkt zoals hieronder beschreven.
Verbinding maken met de database
Allereerst moet er een verbinding worden gemaakt met een bestaande database in OpenOffice.org. U kunt dit doen met Base of rechtstreeks met Writer.
- Bellen via de menuopdracht "Bestand / Assistent / Adresgegevensbron" de adresgegevensbronwizard.
- Selecteer de gegevensbron in het eerste dialoogvenster. Selecteer hiervoor de optie in het voorbeeld "Andere externe gegevensbron"omdat dit een CSV-bestand is.
- Klik in het volgende dialoogvenster "Aanvullende instellingen" op de knop "Instellingen" en selecteer uit het vervolgkeuzemenu "Databasetype" de ingang "Tekst".
- Selecteer vervolgens het pad naar uw CSV-bestand in het volgende dialoogvenster.
- In de volgende stap kun je naar "Aanvullende instellingen" de optie"CSV-bestand"en de andere optionele instellingen zoals veldscheidingstekens„;“en tekstscheidingsteken"{Geen}"Selecteer. Om het proces te beëindigen klik op "Compleet"Klik.
De databaseverbinding of gegevensbron is nu beschikbaar in OpenOffice.org. Met de hulp van [F4]-toets u kunt de databaseweergave openen.
Tip: Als u wilt, kunt u de databaseverbinding openen onder Extra's / opties in de omgeving StarOffice Base / databases zeer snel en gemakkelijk bewerken en weer verwijderen.
Werken met de database
Importeer nu uw Word-standaardbriefsjabloondocument en wissel de betreffende gegevensbron uit voordat u het document opslaat.
- Dit doe je via het menu item "Bewerken / uitwisselen database" het dialoogvenster "Exchange-database" vervagen.
- Selecteer in het dialoogvenster onder"Beschikbare databases"Uw databaseverbinding gemaakt op basis van het CSV-bestand.
Terminologieën in vergelijking (Word vs. Writer)
Veel functies die bekend zijn van Microsoft Office zijn ook terug te vinden in OpenOffice.org of StarOffice. Wel zijn de namen van de functies in sommige gevallen anders gekozen. Als kleine hulp toont de volgende lijst een vergelijking van de namen van verschillende functies in Microsoft Office en OpenOffice.org/StarOffice.
Microsoft Office XP «-» OpenOffice.org/StarOffice
- Wijzigingen bijhouden «-» Wijzigingen opnemen
- Toon / verberg «-» bekijk / controleer tekens, verborgen alinea's
- Vervang tijdens het typen van «-» AutoCorrectie
- Gegevens bijwerken «-» gebied bijwerken
- Fonetische aanwijzingen «-» Ruby (Extra's / Opties Taalinstellingen / Talen)
- Markering «-» Wijzigingen / Toon wijzigingen
- Afdruk samenvoegen «-» standaardbrief
- Regel- en pagina-einden «-» Tekstverloop
- Documentstructuur «-» Navigator
- Documenten vergelijken / samenvoegen «-» Wijzigingen bewerken / samenvoegen Document
- Opmerkingen Opmerkingen (invoegen / notitie)
