Hoe u een aangepaste lijst samenstelt voor het afdrukken van contactgegevens.
Voor het afdrukken in tabelvorm van contactgegevens heeft Outlook alleen een tabelformaat dat niet echt bruikbaar is: naast de naam van de contactpersoon (in tweevoud), bevat het ook de naam van zijn bedrijf, zijn functie en de afdeling.
Als u een adreslijst wilt afdrukken met de velden die u hebt samengesteld, moet u uw eigen weergave definiëren.
1. Open de map Contacten en roep het commando "Bekijken, schikken op, huidige weergave, weergaven definiëren" op.
2. Selecteer een van de vooraf gedefinieerde weergaven die als basis voor uw lijst zal dienen. Welke velden elke weergave bevat, vindt u in de beschrijving onder de tabel met de weergavenamen … Klik op "Kopiëren".
3. Voer een beschrijvende naam in. Behoud de instelling "Alle mappen van het type" Contact "" en sluit het dialoogvenster met "OK".
4. Klik op "Velden".
5. Stel nu in het rechtervenster de elementen samen die in uw lijst moeten verschijnen. Hiervoor dient u een aantal overbodige velden te verwijderen. Gebruik de knoppen "Omhoog" of "Omlaag" om de volgorde van de velden aan te passen.
6. Als u elementen in de lijst nodig heeft die niet verschijnen onder "Beschikbare velden", selecteert u "Alle contactvelden" in de vervolgkeuzelijst hierboven en selecteert u vervolgens de gewenste elementen.
7. Zodra u klaar bent, sluit u dit en het vorige dialoogvenster met "OK".
8. Klik op "Toepassen weergave".
9. Om de lijst af te drukken, gebruikt u de muis terwijl u de CTRL- of SHIFT-toets ingedrukt houdt om de contacten te markeren die op de afdruk moeten worden opgenomen. Als je alle contacten wilt afdrukken, markeer ze dan met CTRL + A (klik eerst op een van de pictogrammen voor een contactnaam).
10. Roep het commando "Bestand, Afdrukken" op.
11. Selecteer "Tabelformaat" als afdrukformaat. Om ervoor te zorgen dat alleen de geselecteerde contacten worden afgedrukt, activeert u de optie "Alleen gemarkeerde lijnen" onder "Afdrukgebied".
12. Als u de pagina-instellingen wilt aanpassen, klikt u op "Pagina-instelling". Voer de kop- en voetteksten in en geef het papierformaat, de afdrukstand en de marges op. Keer terug naar het afdrukvenster.
13. Selecteer de printer (en printerinstellingen, indien nodig) en klik op OK om te beginnen met afdrukken.
Als u later opnieuw een lijst met deze compilatie wilt afdrukken, selecteert u de weergave die u hebt gedefinieerd met behulp van het vervolgkeuzeveld "Huidige weergave". Markeer vervolgens de gewenste contacten en ga verder met stap 10.
