Gebruik de follow-up functie om e-mails te markeren voor herindiening.
Vraag: Mijn baas print belangrijke e-mails altijd uit en stopt ze in zijn inbox zodat hij niet vergeet dat hij nog moet antwoorden of anderszins moet reageren. Het kan toch makkelijker - toch?
Antwoord geven: Afhankelijk van hoe ver het naar de printer is, is het zeker sneller als het een taak maakt met een herinnering in zijn Outlook.
In Outlook 2007/2010 is het nog eenvoudiger: hier hoeft hij alleen maar de volgfunctie te gebruiken. Er zijn ook vooraf gedefinieerde vervolgdata zoals Vandaag; Morgen of deze week. Daarnaast - en dit bespaart u het invoeren van een taak - zijn de vervolgvermeldingen ook te zien in de takenlijst.
Voor de follow-up is het raadzaam om een notificatie in te stellen voor de e-mail die is gemarkeerd voor follow-up. Outlook herinnert u dan op het gedefinieerde tijdstip aan de taak. Vanaf Outlook 2007 werkt de melding ook correct voor e-mails die in een map zijn gesorteerd (Outlook 2003 toont alleen herinneringen voor e-mails die zich in de inbox bevinden).
E-mails gemarkeerd voor follow-up zijn gemarkeerd met een gekleurde vlag in de inbox en mappen. In Outlook 2007/2010 zijn de kleuren al gekoppeld aan afspraken zoals "Vandaag", "Morgen", etc.
Ga als volgt te werk om een gekleurde vlag toe te voegen aan een e-mail in Outlook 2007/2010:
1. Klik er met de rechtermuisknop op en roep de opdracht "For Follow Up" op.
2. Selecteer de gewenste kleur.
Als u aan de taak moet worden herinnerd, selecteert u in plaats daarvan "Herinnering toevoegen", kiest u een kleur in het veld "Label" (door de bijbehorende naam te selecteren) en stelt u de tijd van de herinnering in.
De e-mails die zijn gemarkeerd voor follow-up, blijven in de map waarin u ze hebt opgeslagen. U vindt hiervoor ook een vermelding in de takenlijst.
Een klik op het vlaggetje naast de e-mail schakelt deze weer uit en markeert de taak als "klaar".
