Een digitale handtekening maken
Handtekeningen zijn essentieel in veel verschillende contexten. Terwijl het leven steeds meer gedigitaliseerd wordt, zowel privé als professioneel, lijken de mogelijkheden om te ondertekenen op een pc of smartphone beperkt. Microsoft Word biedt verschillende tijd- en papierbesparende manieren om handtekeningen in te voegen. Maar: Niet elk alternatief heeft dezelfde juridische status als een handmatige handtekening.
Waarom überhaupt een handtekening in Word invoegen?
Wie kent dit probleem niet? Documenten en contracten ontvang je per e-mail en moet je nu moeizaam uitprinten en ondertekenen om ze vervolgens als scan terug te sturen. Dit proces kan worden vereenvoudigd dankzij Word. Heeft u geen printer of wilt u papier besparen voor het milieu, dan zijn er alternatieven voor ondertekenen.
Maar wat betekent het eigenlijk om te ondertekenen - en is een digitale handtekening gelijk aan een handmatige? Met uw handtekening legt u een intentieverklaring af in de ruimste zin van het woord. Of het nu gaat om een koopovereenkomst, een huur- of arbeidsovereenkomst of een garantie. Pas met uw handtekening wordt het juridisch bindend.
Dit is echter niet de enige reden om een handtekening toe te voegen. Handtekeningen geven documenten ook meer professionaliteit en identificeren duidelijk het auteurschap. Bovendien beschermen handtekeningen tegen fraude: Uw handmatige handtekening is uniek en dus bestendig tegen vervalsing. Het dient ook om u op lange termijn betrouwbaar te identificeren. Maar geldt dat ook voor een digitale handtekening?
Veiligheid voorop - wat is een digitale handtekening?
De eIDAS-verordening (Electronic Identification And Trust Services) definieert de vereisten voor de geldigheid en betrouwbaarheid van elektronische handtekeningen in de hele EU. Deze "dienst voor elektronische identificatie en vertrouwensdiensten" kent drie niveaus: de eenvoudige, de geavanceerde en de gekwalificeerde elektronische handtekening. Aangezien het privégebruik zich voornamelijk beperkt tot de eerste twee beveiligingsniveaus, verwijzen de volgende toelichtingen hier alleen naar.
De handtekening op de tablet van de pakketvervoerder is net zo goed een eenvoudige elektronische handtekening als het invoegen van een scan met de handmatige handtekening in een document. Dit laatste werkt probleemloos in Word, maar wordt niet voor elke uitgave geaccepteerd. Een derde partij kan ook een scan van uw handtekening invoegen.
De geavanceerde elektronische handtekening biedt veel meer bescherming omdat hier ook een digitaal certificaat wordt gebruikt. Het bevestigt duidelijk uw identiteit - in tegenstelling tot het scannen van een handmatige handtekening. Het certificaat wordt uitgegeven door een vertrouwde derde partij en bestaat uit een ID en een pincode. Na ondertekening wordt het bestand versleuteld doorgestuurd en kan vanaf dat moment niet meer worden gewijzigd.
Handmatig ondertekenen: klassiek en veilig op papier of tablet
Er zijn verschillende mogelijkheden om een handmatige handtekening aan uw Word-document toe te voegen.
Scan de handtekening en plaats deze in Word: Zo werkt het
U plaatst uw handtekening in een Word-document met behulp van een scanner of een scan-app voor smartphone of tablet:
Onderteken uw handtekening op een stuk papier.
Gebruik een app of printer om de handtekening te scannen.
Roep de scan op uw computer op en gebruik de beeldbewerkingsfuncties in Word om bij te snijden tot het gewenste formaat.
Sla de bewerkte afbeelding van uw handtekening op als een afbeeldingsbestand.
Nadat u op "Invoegen" hebt geklikt, selecteert u de knop "Afbeeldingen" en vervolgens "Dit apparaat". Er wordt een nieuw venster geopend waarin u de mappenstructuur van uw computer kunt zien. Zoek het afbeeldingsbestand met uw handtekening en plaats het op de gewenste positie door op "Ok" te klikken aan het einde van het dialoogvenster.
Goed om te weten: Met Mac is het mogelijk om een handtekening te scannen en op te slaan in PDF's, die vervolgens ook kunnen worden overgezet naar Word.
Maak een professionele handtekeningregel voor de handtekening
Om de handtekening er professioneler uit te laten zien, kun je ook werken met een handtekeninglijn. Deze kan namelijk worden gemarkeerd met de naam, datum en titel of functietitel van de ondertekenaar. Ga hiervoor als volgt te werk:
-
Ga naar het tabblad "Invoegen" in het Word-lint.
-
Klik op Signature Line aan de rechterkant van het lint en selecteer "Microsoft Office Signature Line" in het vervolgkeuzemenu.
-
Voer de voornaam, achternaam en functie in van de persoon die ondertekent, evenals hun e-mailadres, indien van toepassing, en een opmerking in de velden in het dialoogvenster.
-
Maak een keuze door het vinkje in te stellen of te verwijderen voor het automatisch toevoegen van het tijdstip van de handtekening en het goedkeuren van opmerkingen.
-
Klik op "Ok" om uw invoer te bevestigen.
Dit document kan nu worden uitgeprint en ondertekend door de aangewezen persoon. Er is echter ook een manier om digitaal te ondertekenen op de handtekeningregel.
Digitaal ondertekenen - een intelligente en veilige oplossing
Gebruik standaard Word-functies of uitbreidingsopties om een digitale handtekening aan een Word-document toe te voegen.
Onderteken de handtekeningregel met een afbeelding of functies uit de vrije hand
Als er een handtekeningregel is, kan de handtekening op twee verschillende manieren worden ingevoegd. Ofwel plaatst u een afbeelding of een scan van uw handtekening of u ondertekent met de hand vanaf een mobiele telefoon of tablet-pc. Let op: dit kan alleen vanuit Word voor Microsoft 365. Ga als volgt te werk om het handtekeningbestand toe te voegen:
Als uw naam nog niet onder de handtekeningregel staat, voert u deze in het veld "Voornaam, achternaam" in.
Klik op Afbeelding selecteren en kies de optie Handtekeningafbeelding selecteren.
Zoek het gewenste bestand op de locatie.
Bevestig uw keuze door met de linkermuisknop op "Selecteren" te klikken.
Handmatige handtekening via touchpad
Aan de andere kant kan een handmatige handtekening ook worden toegevoegd aan de handtekeningregel vanaf een touchpad:
Klik op de inktopties op uw tablet of smartphone.
Zet uw handmatige handtekening op de daarvoor bestemde plaats op de handtekeningregel.
Aangezien u een ondertekend document normaal gesproken niet wilt wijzigen, is het raadzaam om het gehele document na ondertekening op te slaan als pdf-bestand. Dit beschermt het ook tegen onwettige wijziging.
Tip: Als u daarentegen de voorkeur geeft aan een digitale handtekening inclusief tijdstempel en dus nog meer veiligheid, hoeft u alleen maar op de handtekeningregel te dubbelklikken om deze door te sturen naar verschillende certificeringsinstanties zoals GlobalSign. Deze fungeren als een soort autoriteit die u een tijdelijk certificaat voor digitale handtekeningen afgeeft. Het certificaat is vergelijkbaar met een digitaal identificatiedocument en is in sommige gevallen tegen betaling. Het maakt het echter ook mogelijk om een geavanceerde elektronische handtekening te plaatsen in overeenstemming met de eIDAS-verordening.
Gebruik Word-invoegtoepassingen voor elektronische handtekeningen: zo werkt het
Word-invoegtoepassingen maken het ook gemakkelijker om een document digitaal te ondertekenen. Add-ins zijn meestal gratis uitbreidingsopties voor Microsoft Word. Het voordeel ten opzichte van een app - dus een mobiele applicatie voor uw mobiele apparaat - is de eenvoudige implementatie in het bestaande Word-programma. Een add-in is gewoon een tool die je ter beschikking staat voor alle toekomstige taken op het gebied van tekstontwerp met Word.
De twee add-ins "DocuSign" en "AdobeSign" zijn ideaal voor het ondertekenen van belangrijke documenten. U kunt Adobe gebruiken om elektronische handtekeningen in te dienen op alle drie de beveiligingsniveaus. Bovendien maakt deze extensie voor Word het mogelijk om commentaar toe te voegen en bepaalde passages specifiek voor de geadresseerde toe te kennen.
Deze weet dan waar zijn handtekening vereist is en waar hij de handtekeningregel blanco moet laten. De maker van een document houdt tegelijkertijd bij wie van de ondertekenaars al heeft ondertekend en wiens handtekening nog in behandeling is. Beide invoegtoepassingen zijn veilig en besparen ook tijd en papier.
Aanmelden in Word: Office maakt van pen en papier een wedstrijd
Met Word heb je talloze mogelijkheden om teksten aantrekkelijker en professioneler te maken. U kunt tekst opmaken of kopsjablonen weergeven in de inhoudsopgave. U kunt ook zorgen voor een coherente uitstraling door verwijzingen toe te voegen. Lijsten en speciale tekens kunnen ook worden ingevoegd ter illustratie, maar ook wetenschappelijk correcte weergave - bijvoorbeeld uit het gebied van wiskunde of vreemde talen. Last but not least helpt Word u bij het controleren van woordafbrekingen, lettertypen en lettertypen.
Een andere manier om documenten professioneel te ontwerpen, is door handtekeningen toe te voegen aan Word. Een handtekening geeft uw document meer ernst, maar ook een juridisch bindend karakter. Of het nu gaat om een koopovereenkomst, een huurovereenkomst of een arbeidsovereenkomst, een handtekening geeft aan dat u akkoord gaat met de inhoud van een document. De digitale handtekening in Word is daarmee een essentiële stap naar een modernere, efficiëntere en milieuvriendelijkere inrichting van verschillende coördinatieprocessen, zowel privé als professioneel.
FAQ
Hoe plaats ik een handtekening in Word?
Een handtekening plaatst u in Word door deze op een vel papier te plaatsen, te scannen en als afbeelding op de gewenste plek in het Word-document in te voegen. Als u een touchpad heeft, kunt u ondertekenen met de inktoptie van Word. Dit werkt echter alleen met Microsoft Word 365. Een andere manier is om desgewenst een handtekeningregel te ondertekenen met een gecertificeerde digitale handtekening. Word kan ook geüpgraded worden met handige extensies - zogenaamde add-ins - zoals “AdobeSign” van Adobe.
Wat is een handtekeningregel?
De handtekeningregel is een speciale handtekeningregel die u kunt personaliseren met de voornaam, achternaam, beroepsfunctie en andere gegevens van de ondertekenaar. De afbeelding van een handtekening kan op de lijn worden ingevoegd, met de hand ondertekend met het touchpad of met een certificaat.
Zijn handtekeningen veilig op de computer?
Elektronische handtekeningen die u op een pc, tablet of smartphone plaatst, zijn in verschillende mate juridisch bindend, afhankelijk van de vereisten waaraan ze voldoen. De eIDAS-verordening van de EU definieert drie beveiligingsniveaus. Terwijl voor de aanvaarding van pakketten door de postbode slechts een eenvoudige elektronische handtekening vereist is, is voor belangrijke zaken zoals het sluiten van contracten in ieder geval een geavanceerde, zo niet een gekwalificeerde elektronische handtekening vereist. In Word kunt u pas een geavanceerde handtekening plaatsen na aanschaf van een bijbehorend certificaat.
