In het volgende artikel leert u hoe u kunt achterhalen welke externe referenties in uw Excel-tabellen staan en hoe u deze na een kopie met succes kunt aanpassen en bewerken.
Hoe externe referenties zijn gestructureerd in Excel
Externe verwijzingen zijn altijd gestructureerd volgens hetzelfde schema. Eerst gebruikt u de naam van de werkmap tussen vierkante haken. Dit wordt gevolgd door de naam van het werkblad. Dit wordt gevolgd door een uitroepteken, gevolgd door de celverwijzing.
Als u een externe verwijzing maakt die verwijst naar een werkblad waarvan de naam spaties bevat, dan worden de naam van de map en het blad tussen enkele aanhalingstekens geplaatst.
Als de map waarnaar de externe verwijzing verwijst niet open is, verschijnt het pad waarin deze map te vinden is voor de naam van de werkmap.
In principe creëert Excel altijd externe verwijzingen als absolute verwijzingen. Je kunt het zien aan het feit dat ze dollartekens bevatten.
Hoe de externe referenties van Excel-tabellen correct te kopiëren en aan te passen?
Bij het kopiëren van formules past Excel automatisch verwijzingen aan als het geen absolute verwijzingen zijn. Helaas werkt dit niet als referenties toegang hebben tot meerdere andere tabellen en de tabelnaam moet worden aangepast. Stel je de volgende situatie voor:
Je wilt altijd waarden uit dezelfde cel uit verschillende tabellen lezen met de namen 01.xls, 02.xls etc. De referenties hebben dan de volgende opbouw:
= 'C: \ Mijn bestanden \ [01.xls] Tabel 1'! A1
= 'C: \ Mijn bestanden \ [02.xls] Tabel 1'! A1
Als je zo'n verwijzing in je tabel kopieert, wordt alleen de verwijzing naar het celadres aan het einde aangepast. Als u echter de hele hoes eenvoudig en comfortabel wilt verwisselen, gaat u als volgt te werk.
Maak eerst een kolom waarin het variabele deel van de bestandsnaam kan worden geschreven. Hieruit stel je vervolgens de gewenste formule samen, die je kunt kopiëren. Het werkt als volgt:
Maak in je werkblad een kolom aan waarin het variabele deel (in dit geval de bestandsnaam) wordt ingevuld. U moet deze kolom instellen met de tekstgetalnotatie. Voer vervolgens de variabele delen van de bestandsnaam in de kolom in, zoals weergegeven in de volgende afbeelding:
Voer vervolgens de volgende formule in cel B1 in:
= "= 'C: \ Mijn documenten \ [" & A1 & ". Xls] Tabel1'! $ A $ 1"
Kopieer deze formule naar de onderstaande cellen. Het resultaat in de tabel wordt weergegeven in de volgende afbeelding:
Excel interpreteert het resultaat van de formule in eerste instantie als tekst. Om met deze formules te kunnen rekenen, moet je ze omrekenen:
- Selecteer alle cellen met gekopieerde formules - in dit voorbeeld het celbereik B1: B20.
- Gebruik de opdracht "Bewerken - Kopiëren" om de celinhoud op het klembord op te slaan.
- Laat de cellen geselecteerd en selecteer de opdracht "Plakken speciaal" in het menu "Bewerken".
- Activeer in dit vak de optie "Waarden".
- Bevestig dit met de knop "OK".
In plaats van de formules staan de resultaten nu in de cellen. Laat opnieuw de geselecteerde cellen en selecteer de opdracht "Tekst in kolommen" in het menu "Gegevens" om de wizard voor tekstconversie te starten.
Hier bevestigt u direct het startscherm met de knop "Voltooien". De formules worden vervolgens in de gewenste vorm bij elkaar gezet en tonen het bijbehorende resultaat.
Externe referenties vinden in Excel-tabellen
Als u externe referenties in uw mappen wilt vinden, hoeft u dit niet handmatig te doen. Laat Excel voor u een overzicht maken van alle referenties.
Dit is ook handig wanneer er een verwijzing in een werkmap staat, maar u niet precies weet naar welke gegevensbron deze verwijst.
Ga als volgt te werk om een lijst met alle referenties in uw werkmap te krijgen:
- Activeer de werkmap waarin u geïnteresseerd bent in de referenties.
- Excel 2010: klik op het menu BESTAND. Selecteer vervolgens het commando PREPARE - EDIT LINKS TO FILES.
- Excel 2007: Klik op de Office-knop. Selecteer vervolgens het commando PREPARE - EDIT LINKS TO FILES.
- Excel 2003: Roep het commando EDIT - LINKS aan.
Excel toont u een lijst met de koppelingen in uw tabel.
In de lijst met koppelingen ziet u alle gekoppelde werkmappen. U kunt de OPEN SOURCE-knop gebruiken om mappen uit deze lijst te openen nadat u op de bijbehorende bestandsnaam in de lijst hebt geklikt.
