Alle belangrijke Word-functies in één oogopslag

Tips voor het werken met Word-functies

Iedereen die geïnteresseerd is in tekstontwerp, zal snel het Word-programma van Microsoft tegenkomen. Met de software ontwerp je niet alleen een tekst, maar voeg je er ook tabellen en grafieken aan toe. Met Word zijn slechts een paar klikken voldoende om documenten van hoge kwaliteit te maken. De handige en belangrijke functies helpen je bijvoorbeeld om vervelende taken te automatiseren. Zo bespaart u kostbare tijd en kunt u zich volledig op het schrijven concentreren.

Pagina-instelling - bereid het tekstwerk voor met Word

In veel gevallen is het zinvol om na te denken over de lay-out voordat u begint met tekstverwerking. De lay-out beschrijft het visuele ontwerp van het blad. Het papierformaat en de marges hebben hier invloed op, evenals de uitlijning en breuken. U definieert al deze instellingen op de pagina Instellingen. Via het menulint roept u de bijbehorende functies op. Onder het tabblad "Lay-out" vindt u aan de linkerkant het menu-item "Pagina-instelling".

Als u een openbare aankondiging wilt maken die gemakkelijk te lezen is, vult u een hele pagina met gelijkmatige tekst. Wilt u dat grafische inhoud wordt afgewisseld met tekstblokken in uw document? Dan kunt u naast de functie "Tekstvelden" ook de optie Frame plaatsen gebruiken bij Word 2010. Deze voorbeelden laten zien dat het belangrijk is om na te denken over hoe het voltooide document eruit moet zien voordat u begint met schrijven. Stijlsjablonen helpen u om koppen, alinea's en dergelijke correct op te maken.

Efficiënter werken dankzij veldfuncties in Office

Microsoft Word biedt u tal van sjablonen die uw dagelijkse schrijven aangenamer zullen maken. Dit omvat vooral de sjablonen die u helpen bij het opzetten van een pagina. Bij het maken van een Word-document zijn er vaak momenten dat gebruikers de datum of het paginanummer willen opnemen. Hier komen de zogenaamde veldfuncties om de hoek kijken.

U kunt een veldfunctie zien als een tijdelijke aanduiding. Zo'n veld staat bijvoorbeeld op het punt waar de datum zou moeten komen. U kunt de veldfunctie nu op elk moment bijwerken om de inhoud in het veld up-to-date te houden. Eén muisklik is voldoende om altijd de juiste datum of het juiste paginanummer weer te geven.

U kunt deze functie zelfs in Word gebruiken om een automatische inhoudsopgave of een actuele bronnenlijst te maken. Dit maakt het reviseren niet alleen makkelijker, het versnelt ook het literatuur- en bronnenwerk. Bovendien hoef je dankzij deze instelling de opmaak niet steeds opnieuw in te stellen. U vult eenvoudig dezelfde placeholder met actuele informatie - handig via gekoppelde referenties.

Kop- en voettekst voor duidelijkere documenten

Er zijn veel functies in Word die helpen de tekst duidelijker te maken, niet alleen voor u, maar ook voor uw lezers. Gebruik bijvoorbeeld een kop- en voettekst om extra informatie visueel te onderscheiden van de hoofdtekst. Vooral bij documenten met meerdere pagina's kunnen deze regels worden gebruikt om paginanummers, documentnamen of logo's weer te geven.

Deze functie heeft een eigen sectie in het menulint onder de knop "Invoegen". Onder dit menu-item vindt u sjablonen voor de kop- en voettekst en de mogelijkheid om deze modules aan te passen. Nadat u de instellingen voor de koptekst hebt geopend, kunt u het gebied van de hoofdtekst niet meer bewerken. Definieer eerst hoe het lay-outelement eruit moet zien en klik vervolgens op "Kop- en voettekst sluiten" om door te gaan met het regelmatig bewerken van uw Word-document.

Goed om te weten: Als u niet in de kop- of voettekst werkt, maar in de lopende tekst, worden de kop- en voettekst grijs weergegeven. Dit is slechts een visueel hulpmiddel. Als u het document afdrukt, verschijnt het lettertype in het zwart op alle documenten - tenzij u anders wenst.

Geheime functies in Word: deze trucs die u moet kennen

Zodra u het programma Microsoft Word regelmatig gebruikt, zult u merken dat u veel taken regelmatig uitvoert. Kies je keer op keer dezelfde volgorde van opdrachten? U kunt dan een zogenaamde macro gebruiken om dit proces te automatiseren. Daarbij combineert u meerdere instructies tot één werkstap. U kunt voor elke macro zelf een sneltoets definiëren. Nu hoef je in de toekomst alleen nog maar op de juiste toetsencombinatie te drukken en het hele commando wordt uitgevoerd.

De geïntegreerde vertaalfunctie in Word versnelt ook uw dagelijkse schrijfwerk. U hoeft uw browser niet te openen en een zoekmachine te gebruiken om een betrouwbare vertaler te vinden. In plaats daarvan markeert u een bijbehorend woord of een tekstpassage direct in het document, klikt u met de rechtermuisknop op het merkteken en selecteert u "vertalen".

De laatste tip is vooral interessant voor iedereen die regelmatig brieven en formulieren naar meerdere ontvangers verstuurt. Als de inhoud grotendeels identiek is en alleen het adres en de individuele details verschillen, is het zinvol om de functie in Word te gebruiken met de naam "Serial letters". Want dan is het niet nodig om voor elke lezer een aparte brief te schrijven. Het enige wat u hoeft te doen is de tekst te schrijven en vervolgens automatisch het juiste adres en adres in te voeren. Er is geen snellere manier om seriebrieven te verzenden.

Klaar, wat nu? - Functies voor revisie in Word

Is het tekstwerk klaar en wil je je resultaat delen met lezers? Dan dient u uw bestand vooraf opnieuw op fouten te controleren. Om het herzien voor u gemakkelijker te maken, vindt u in Word veel handige functies. Bijvoorbeeld de tool genaamd “Zoeken & Vervangen”. Als u tijdens het proeflezen merkt dat u per ongeluk een bepaald woord in kleine letters heeft geschreven, kunt u dit met één klik herstellen. Zorg er echter voor dat u het vakje naast 'Hoofdlettergevoelig' in de geavanceerde instellingen aanvinkt.

Kijk vooral ook naar citaten en hyperlinks. Werken alle geplaatste links en zijn bronnen voor de citaten beschikbaar? Zodra je referenties toevoegt, is het belangrijk dat ze werken. Controleer ook of het lettertype uniform is gekozen en of al uw wijzigingen aan de opmaaksjabloon zijn overgenomen. Gebruik ten slotte de automatische woordafbrekingsfunctie om woorden af te breken met slechts één muisklik.

Je hebt de inhoud in twee aparte bestanden opgeslagen, maar wil je deze uiteindelijk samenvoegen? Microsoft Word biedt u de mogelijkheid om een heel document in een ander document te plakken. Je hoeft de teksten dus niet moeizaam met de hand bij elkaar te schrijven.

Zodra je zeker weet dat je een foutloos Word-document in handen hebt, kun je het printen. De toetscombinatie [CTRL + P] leidt je direct naar het printmenu. Wil je de tekst alleen digitaal versturen? Dan is het logisch om het bestand als pdf op te slaan. Zo bescherm je je document tegen wijzigingen en zorg je ervoor dat de inhoud ongewijzigd blijft. U kunt een PDF digitaal ondertekenen, net als een Word-document.

Functies in Word: tekstverwerking was nog nooit zo eenvoudig

Met behulp van de functies in Word kan iedereen een tekstverwerker worden. Gebruik sjablonen om automatische opmaak te gebruiken en houd uw document up-to-date met veldfuncties.Veel instellingen besparen niet alleen tijd, ze zorgen ook voor een professionele uitstraling.

U kunt Word bijvoorbeeld gebruiken om een handtekening aan tekst toe te voegen, speciale tekens in te voegen of zelfs Excel-tabellen in Word te importeren. Het menu geeft je een overzicht van alle beschikbare instellingen. Werk je ook met andere programma's uit het Microsoft 365 Office pakket? Dan ken je misschien al veel van de instellingen van het werken met andere Office-programma's zoals PowerPoint of Excel.