Goed databeheer: taken, tools en een concept

Dit zijn de vier soorten gegevens die u absoluut moet kennen

De kwestie van correct databeheer wordt steeds belangrijker voor bedrijven. In bedrijven worden immers dagelijks grote hoeveelheden data verwerkt en enerzijds het beschikbaar stellen en anderzijds beschermen is slechts een onderdeel van datamanagement.

Wat houdt datamanagement in? een betekenis

Gegevensbeheer verwijst naar het verzamelen, gebruiken en opslaan van gegevens waarbij rekening wordt gehouden met een aantal parameters. De gegevens moeten goedkoop, veilig en efficiënt worden beheerd. Datamanagement moet medewerkers in bedrijven en andere organisaties in staat stellen data te gebruiken om doelen te bereiken, beslissingen te nemen, maatregelen door te voeren en daarmee de waarde van het bedrijf te vergroten. Dit gebruik van gegevens moet onder bepaalde specificaties plaatsvinden en altijd worden geoptimaliseerd.

Datamanagement en procesmanagement zijn daarbij nauw met elkaar verweven. In veel bedrijven zijn data immers het bezit van een bedrijf. Bijbehorende processen zijn essentieel om deze waarde efficiënt te beschermen, maar ook om nieuwe waarden te creëren en probleemloos toegang te kunnen krijgen tot bestaande data.

Voor verantwoord en efficiënt databeheer hebben bedrijven een concept nodig dat alle aspecten omvat:

• Data verzamelen
• gegevens opslaan
• data verwerken
• Gegevens archiveren
• Verwijder data

In het beste geval houdt dit concept rekening met zowel de gegevensbeheervereisten van het bedrijf als de beveiliging en bescherming van gegevens.

Er zijn 4 verschillende soorten gegevens

Voor een holistische benadering van gegevensbeheer is het belangrijk dat u de verschillende soorten gegevens begrijpt. Persoonsgebonden gegevens zoals namen en adressen van medewerkers willen bijvoorbeeld anders behandeld worden dan gegevens die u op uw bedrijfswebsite publiceert op een manier die voor iedereen leesbaar is.

Persoonlijke gegevens

Alle gegevens die betrekking hebben op bepaalde personen zoals namen, adressen of de bankgegevens van medewerkers zijn persoonsgegevens. Meetgegevens en klantgegevens die worden verzameld, gelden echter ook als persoonsgegevens. Alle gegevens met betrekking tot onze eigen medewerkers en klanten en andere derden gelden als persoonsgegevens. Deze moeten speciaal worden beschermd.

Gevoelige bedrijfsgegevens

Alle gegevens met betrekking tot bedrijfsgeheimen, zoals belasting- en boekhoudkundige documenten, zijn gevoelige bedrijfsgegevens. Ook de gegevens die in de loop van projecten worden gegenereerd, zoals berekeningen, recepten, onderzoeksgegevens en technische kennis, worden aangemerkt als gevoelige informatie. Ook interne procedures of processen, klantenlijsten en bedrijfsstrategieën tellen op dit gebied mee. Hierbij is het van belang om in het kader van datamanagement duidelijk te definiëren welke informatie wel en welke niet moet worden beschermd. Meestal laten bedrijven nieuwe medewerkers bij hun indiensttreding een geheimhoudingsverklaring ondertekenen, waarmee ze zich ertoe verbinden geen gevoelige bedrijfsgegevens door te geven aan derden.

Secundaire gegevens

Secundaire gegevens ontstaan uit verder verwerkte primaire gegevens. Ze verwijzen naar alle gegevens die voor een ander doel worden aangemaakt en ook als onderdeel van een maatregel voorkomen. Als bijvoorbeeld de kentekenplaten van medewerkers of klanten te zien zijn op foto's die zijn genomen en gepubliceerd van het eigen bedrijfspand, zijn dat secundaire gegevens. Ook als er bijvoorbeeld een enquête is gehouden, kunnen secundaire gegevens ontstaan. De eigenlijke vragenlijst bestaat uit primaire gegevens en de resultaten, die uit deze primaire gegevens worden samengevat en geen conclusies meer over de respondenten laten trekken, zijn dan de secundaire gegevens.

Openbaar beschikbare gegevens

Als gegevens op de eigen bedrijfswebsite of in gedrukte documenten met het publiek worden gedeeld, moeten deze aan bepaalde eisen voldoen. Zo mag er geen inbreuk worden gemaakt op auteursrechten of merkrechten door bijvoorbeeld andere merken dan die van jezelf op een foto te zien zijn. Uw eigen logo's en slogans dienen beschermd te worden tegen diefstal door anderen, bijvoorbeeld door ze te registreren als woord- of beeldmerk.

Gegevensbeheer: er zijn deze taken:

Bij het beheren van gegevens komen verschillende taken kijken.

• Gegevensverzameling Rekening houdend met data-economie, d.w.z. er mogen alleen zoveel gegevens worden verzameld als echt nodig zijn. In de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is deze zuinigheidsplicht vastgelegd.
• Zorg voor datakwaliteitdoor zorgvuldig te werk te gaan bij het invoeren van gegevens.
• Gebruik van gegevens maak het transparant.
• Vermijd gegevensoverdracht, zo mogelijk. Hoe meer gegevens van A naar B worden verplaatst, hoe kwetsbaarder u wordt voor beveiligingsinbreuken of gegevensverlies.
• Maak databronnen gemakkelijk toegankelijk.
• Gegevens veilig opslaan, bijvoorbeeld in de cloud of binnen de daarvoor bestemde databasesoftware.
• Beveiligde gegevens en maak regelmatig back-ups, bijvoorbeeld in de cloud of op externe opslagmedia.
• Bescherm bestandssystemen en volledige IT, van hackeraanvallen of malware. Dat kan met firewalls en up-to-date virusbescherming.
• Interne gegevensbescherming door het toekennen van rechten binnen datasystemen. Zo moeten bijvoorbeeld werknemersgegevens ook worden afgeschermd van andere werknemers.
• Bescherm hardware, tegen brand, waterschade of overspanning.
• Communiceer competentie in het omgaan met gegevensom onjuiste bediening te voorkomen.
• Controleer de gegevenskwaliteit, liefst in een vaste regelmaat.
• Archiveren van gegevensom het datavolume op de systemen en apparaten die momenteel in gebruik zijn zo klein mogelijk te houden. Zo moeten gegevens voor de Belastingdienst ook voor bepaalde tijd worden bewaard, ongeacht of deze nog nodig zijn voor de lopende bedrijfsvoering.
• Gegevens permanent verwijderenom enerzijds ruimte te creëren en anderzijds de verantwoordelijkheid voor gegevensbescherming weg te werken. Er moet vooraf goed worden gecontroleerd of de te verwijderen gegevens echt permanent kunnen worden verwijderd of dat ze misschien toch niet ergens anders nodig zijn. Verwijderen is niet hetzelfde als verwijderen, dus gegevens op sommige harde schijven worden gewoon overschreven. Om ze echt te verwijderen, moet u werken met geschikte programma's zoals CCleaner.
• Neem rechtszekerheid in acht en door middel van een regelmatige analyse van uw eigen gegevens algemene wetten volgen.
• Inzichten transparant maken en delen met anderen.

Uitdagingen en doelen in gegevensbeheer

De uitdaging bij datamanagement is dat al deze taken op elkaar aansluiten en zo efficiënt en praktisch mogelijk worden ingericht. Elke werknemer moet toegang hebben tot de gegevens die hij nodig heeft zonder de gegevensbescherming te verwaarlozen. Voor bedrijven kan een zogenaamde data governance-richtlijn nuttig zijn. Dit definieert hoe er binnen het bedrijf met gegevens wordt omgegaan.

Bijzondere uitdagingen op het gebied van datamanagement vloeien onder meer voort uit deze aspecten:

• gestaag toenemende hoeveelheid data (big data)
• steeds meer perfide aanvallen op gegevensbeveiliging door hackers
• Voortdurend veranderende wettelijke eisen, waardoor bedrijven altijd up-to-date moeten zijn

Veranderingen binnen een organisatie bemoeilijken ook de omgang met data. Omdat het onderwerp datamanagement in veel bedrijven steeds belangrijker wordt, zijn er nu zelfs vaste functies, zogenaamde datamanagers, die zich uitsluitend met dit onderwerp bezighouden.

Gegevensbeheer: 4 mogelijke softwareoplossingen

Er zijn diverse mogelijkheden en veel kant-en-klare softwareoplossingen voor datamanagement in bedrijven:

Contentbeheersystemen	CMS zijn systemen waarin content en informatie worden gebundeld. Databases kunnen ook worden geïntegreerd in contentmanagementsystemen.
Beheer van stamgegevens	Masterdatamanagement betekent het centraal beheren van masterdata, oftewel de kerndata van een organisatie. Of het nu gaat om werknemersgegevens of klantgegevens - ze vallen allemaal onder de stamgegevens en vereisen speciale bescherming.
Enterprise Resource Planning-systemen	Met dergelijke holistische software kunnen alle resources van een organisatie worden vastgelegd. Arbeidsmiddelen, materialen, maandlasten voor medewerkers en nog veel meer kunnen erover in kaart worden gebracht.
Documentbeheersystemen	Dergelijke systemen kunnen worden gebruikt om documenten op te slaan, te sorteren, te beheren en te archiveren. Zo is ecoDMS geschikt voor kleine bedrijven en eenmanszaken.

Talloze tools en programma's voor het beheren van gegevens worden aangeboden door Google, Oracle, SAP en vele andere grote bedrijven.

Gegevensbeheer voor particulieren

Ook voor zzp’ers, eenmanszaken en kleine startups is het onderwerp datamanagement vanaf dag één relevant en dienen zij in een vroeg stadium op zoek te gaan naar de bijbehorende software.

Ook als particulier is het onderwerp datamanagement relevant, zij het op een kleiner niveau. Op een thuiscomputer, smartphone en tablet staat een grote hoeveelheid data die gesorteerd, beheerd en geback-upt moet worden.

Handige tools voor gegevensbeheer

U kunt gegevens beheren met de juiste tools - er is de juiste software voor elk doel:

• Met Order In My Folder kunt u bestanden op uw Windows-computer sorteren en beheren.
• DirPrintOK drukt uw map- en bestandsoverzichten af als een lijst.
• Met VisiPics kunt u dubbele foto's op uw harde schijf vinden en onnodige afbeeldingen verwijderen om ruimte te maken voor nieuwe gegevens.
• DupeGuru helpt u dubbele bestanden te vinden. U kunt sorteren op verschillende soorten bestanden, zoals muziek, afbeeldingen en meer.
• Ontgrendel geblokkeerde bestanden met Unlocker.
• Met de Jajuk-software kun je je muziekcollectie importeren en vervolgens sorteren.
• Terminplaner.net is een eenvoudige tool om uw bestanden te beheren.
• Ant Movie Catalog helpt bij het catalogiseren van video's, dvd's en Blu-rays.
• De bestandsbeheerder Double Commander is zeer geschikt voor het kopiëren en verplaatsen van bestanden om zo orde op de computer te scheppen. U kunt dit programma ook gebruiken om batchgewijs bestanden te hernoemen.
• Dircomp laat je complete mappen met elkaar vergelijken om de datavoorraad consistent te houden.
• Met de download "Verwijder snel lege mappen" kunt u eenvoudig lege mappen in Outlook verwijderen.
• Met Folder Axe kunt u mappen met grote hoeveelheden bestanden in twee of meer mappen splitsen.
• De Toucan tool heeft maar één functie: bestanden comfortabel en veilig kopiëren. Het doet dit werk naar tevredenheid.
• Met CDex of EasyTag kun je luisterboeken voorlezen en opslaan op je harde schijf.
• Met IsoBuster kunt u beeldbestanden uitlezen.

Tips en trucs voor goed gegevensbeheer

Goed datamanagement begint met de juiste tools, maar er komt veel meer bij kijken. Als u zich aan een paar regels houdt, verlengt u de levenscyclus van uw gegevens en bespaart u chaos in uw systeem:

• Houd de datakwaliteit vanaf het begin hoog. Sla in de eerste plaats geen onjuiste, onvolledige, slecht gestructureerde of onnodige gegevens op. Vermijd duplicatie.
• Houd rekening met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming om problemen te voorkomen.
• Maak een back-up van je gegevens zodat je altijd kunt terugvallen op een back-up.
• Maak het gebruik van data transparant.
• Het is het beste om uw gegevens daar te plaatsen waar ze hun eindbestemming hebben.
• Standaardiseer spelling en vertalingen.
• Automatiseer processen zoals het maken van back-ups.
• Vereenvoudig processen.
• Netwerkoplossingen efficiënt en combineren verschillende methoden om een zo volledig mogelijk databeheer in kaart te brengen.
• Ook data-integratie en het samenvoegen van verschillende informatie tot een uniforme structuur is zinvol.

Conclusie: databeheer vereist gestructureerde procedures

Datamanagement is een complex vakgebied met veel verschillende eisen. Er zijn verschillende soorten gegevens en elk moet anders worden behandeld. Terwijl persoonsgegevens bijvoorbeeld onder bijzondere bescherming vallen, worden andere gegevens bewust openbaar gemaakt. Datamanagement brengt veel uitdagingen met zich mee bij het beheren, back-uppen en archiveren van informatie. Bedrijven hebben de keuze uit verschillende softwareoplossingen. Ook particulieren krijgen te maken met het onderwerp datamanagement. Veel kleine tools helpen hierbij en maken het makkelijker om met de alsmaar groeiende hoeveelheid data om te gaan.