Documenten scannen: instructies en gratis programma's

Bereik eenvoudig uw doel met deze stapsgewijze instructies

Heeft u thuis papieren documenten die u digitaal wilt beveiligen, dan kunt u deze scannen. Zelfs in veel kantoren zijn er nog oude bestanden en documenten die naar de digitale wereld moeten worden overgebracht. Met een scanner is het eenvoudig om digitale afbeeldingen van analoge documenten te maken. Zelfs foto's of dia's kunnen worden gescand en archiveren gebeurt niet alleen in dozen en fotoalbums in de kelder. Door te scannen wordt een 2D-afdruk van het analoge document gemaakt, die vervolgens naar wens op de computer kan worden bewerkt.

Documenten scannen: daarom is het logisch

Wanneer u een document scant, wordt er een digitale versie van gemaakt die u op uw computer kunt opslaan. Dankzij een scan kunt u:

• backuppen
• sorteer op
• aanpassen
• duplicaat
• versturen

Het bestand dat door uw gescande document is gemaakt, reproduceert in eerste instantie de informatie in het originele document. U kunt het bestand vervolgens naar wens bewerken met de juiste scansoftware. Of het nu gaat om kleuraanpassingen of het samenvoegen van verschillende scans - u bepaalt of en hoe u uw scan wilt wijzigen.

Scanner: U kunt kiezen tussen deze 2 varianten

Om documenten te scannen heb je een scanner nodig. Er zijn twee varianten waar je uit kunt kiezen:

• Met een flatboard scanner heb je een compact apparaat waarmee je DIN A4 formaten en kleinere documentformaten scant.
• Met een multifunctioneel apparaat kun je niet alleen scannen, maar ook printen en kopiëren. Vroeger hadden veel multifunctionele apparaten ook een faxfunctie geïntegreerd, tegenwoordig is het meer zoals WLAN of Bluetooth dat in de apparaten is ingebouwd.

Multifunctionele apparaten zijn aanzienlijk groter dan flatboardscanners en worden daarom vaker gebruikt in kantoren of werkomgevingen. Als u een multifunctioneel apparaat heeft en vaak scant en print, kunt u er het beste een kopen met een documentinvoer, zodat u niet elk vel papier afzonderlijk hoeft te laden.

Documenten scannen: zo werkt het

Om documenten te scannen heb je een computer en een scanner nodig.

Sluit de scanner aan op de computer.

Leg vervolgens uw document met de te scannen zijde naar beneden op de glasplaat van de ingeschakelde scanner.

Druk vervolgens op de knop "Scannen" en u ziet na enkele seconden met één klik de afbeelding van het document op uw computerscherm.

Sla het document op als u er tevreden mee bent.

Als je iets wilt wijzigen, kun je de scan herhalen nadat je de instellingen hebt aangepast.

Bewerk het document na het scannen naar wens met behulp van geselecteerde software. Als je het bijvoorbeeld schuin hebt gescand, kun je het rechttrekken met een programma als Scantailor.

Sla het op zodra u klaar bent met bewerken.

Met de juiste software, zoals iCopy, kunt u uw scans ook direct afdrukken als u een printer op uw pc heeft aangesloten. Met e-mailprogramma's zoals Microsoft Outlook, Thunderbird of Windows Mail is het mogelijk om scans direct als e-mail te versturen. U kunt papieren documenten direct digitaliseren en delen. Overigens omvat de leveringsomvang van Microsoft Outlook ook ScanPST - u kunt dit programma gebruiken om uw persoonlijke map in Outlook te herstellen.

tip

Zorg ervoor dat u uw scanner op de juiste resolutie instelt voordat u gaat scannen. Anders kunnen tekstelementen wazig lijken. Kies een resolutie van 300 dpi voor zwart-wit tekstdocumenten. Als je te maken hebt met tekst op gekleurd papier, kun je de helderheid van de scan ook naar boven aanpassen - met 10 procent.

Hoe meer kleuren en afbeeldingen u scant, hoe groter het bestand uiteindelijk zal zijn. Als u opslagruimte wilt besparen en het scannen wilt versnellen, kunt u de kleurinstellingen voor het scannen instellen op zwart-wit als de kleuren niet zo belangrijk zijn voor uw digitale document.

U hoeft geen extra software van internet te downloaden om te scannen. Deze heeft u alleen nodig als u uw digitale document later wilt bewerken. De meeste scanners worden geleverd met bijbehorende software waarmee u kunt scannen en basisinstellingen kunt maken. In Windows 10 heb je geen software nodig om te scannen.

Scannen in Windows 10

1. Installeer de scanner voordat u begint.

2. Open linksonder het startmenu en voer vervolgens in de zoekfunctie "Windows Faxen en scannen" in.

3. Klik op het programma en ga vervolgens naar "Nieuwe scan".

4. Onder “Voorbeeld” kunt u het gebied dat u wilt scannen naar wens aanpassen.

5. Nu kunt u het formaat kiezen waarin u uw scan wilt opslaan. Het is ook mogelijk om de scan op te slaan als pdf-bestand.

6. Na de scan vindt u uw gescande documenten in de map "Documenten" -> "Gescande documenten"

7. U heeft ook de mogelijkheid om het bestand tijdens de scan als e-mail of fax door te sturen naar anderen.

   

Bewaar uw scans in dit formaat

Scans worden in de regel opgeslagen in JPEG.webp- of JPG.webp-indeling (Joint Photographic Experts Group). Het JPEG.webp-formaat is het meest populaire formaat voor het opslaan van afbeeldingsbestanden, omdat een scan niets meer is dan een afbeeldingsbestand. JPEG.webp werkt pixelgebaseerd en zowel compatibiliteit als bruikbaarheid zijn hoog. Bijna alle softwareprogramma's kunnen ook het JPEG.webp-formaat openen of andere bestandsformaten naar JPEG.webp converteren. Bij het scannen kan er echter een klein kwaliteitsverlies optreden als het document vervolgens als JPEG.webp wordt opgeslagen. Bij ernstige afwijkingen kan dit echter meestal met software worden gecompenseerd en herwerkt.

Andere formaten zijn de PNG- en TIFF-formaten. PNG is met name geschikt wanneer afbeeldingsbestanden moeten worden gecomprimeerd. Met TIFF kunnen bestanden worden geconverteerd zonder kwaliteitsverlies. Bestanden in Tiff-formaat kunnen ook bijzonder goed worden nabewerkt met grafische software.

Scans opslaan als PDF met Adobe Acrobat

Om een scan als PDF op te slaan, is tekstherkenning, ook wel OCR (Optical Character Recognition) genoemd, vereist. Deze optische tekenherkenning maakt het ook mogelijk om afbeeldingen of afbeeldingen te doorzoeken op tekstelementen, zodat ze worden geconverteerd en omgezet in bewerkbare en doorzoekbare bestanden. Afbeeldingsbestanden in JPEG.webp-indeling zijn dat niet, onder Windows 10 kunt u er bijvoorbeeld voor kiezen om uw scan direct als PDF op te slaan bij het maken van de scan. Als u het programma Adobe Acrobat gebruikt, kunt u uw gescande bestanden direct opslaan als PDF-bestand. U kunt het papieren document vervolgens scannen met automatische kleurherkenning en opslaan als PDF, of u kunt uw eigen persoonlijke specificaties instellen onder "Door gebruiker gedefinieerd scannen".

U kunt kiezen uit deze standaardinstellingen:

• Automatische kleurmodusdetectie
• Kleurendocument
• Zwart-wit document
• Document in grijswaarden
• Kleurenfoto

Je kunt ook kiezen of je meerdere bestanden tegelijk als pdf-bestand wilt scannen. Vervolgens kunt u de gescande PDF's optimaliseren. Helaas is Adobe Acrobat niet gratis als je het langdurig wilt gebruiken - er is een gratis proefversie beschikbaar.

Top 5: Deze gratis scan- en printprogramma's worden aanbevolen

ABBYY Fine Reader

Met FineReader kunt u scannen, scans bewerken en uw scans converteren naar PDF-documenten. U kunt de documenten annoteren en met anderen delen, terwijl u de wijzigingen in uw bestand bijhoudt. Uw scans kunnen ook worden geconverteerd naar Excel- of Word-bestanden.

Readiris Pro

Readiris Pro-software is compatibel met Windows 7,8 en 10. U kunt uw scans converteren als PDF, eBook-formaat ePub, RTF, TXT, HTML, JPEG.webp, PNG, TIFF en nog veel meer. U hoeft zich niet te beperken tot puur op tekst gebaseerde documenten. De software kan ook de tekstelementen uit afbeeldingen lezen en alleen deze extraheren. Als u uw scans als PDF opslaat met Readiris Pro, kunt u de software ook gebruiken om uw PDF-bestanden vervolgens samen te voegen, te comprimeren en te ordenen.

PaperScan

Met PaperScan scan je documenten, tekeningen en foto's. U kunt de scans naar wens draaien, verplaatsen, spiegelen of verwijderen. Ook reparaties aan de bestanden kunnen met een druk op de knop worden uitgevoerd, zoals het aanpassen van scheuren of gaten die aanwezig zijn op het analoge sjabloon. U kunt ook de kleuren naar wens aanpassen en uw document kan ook worden geconverteerd naar grijswaarden of zwart-wit. Je kunt ook uit veel filters kiezen. De volgende formaten kunnen worden geselecteerd:

• PDF
• JPG.webp
• PNG
• TIF
• WEBP
• JP2
• JB2

NAP 2

NAPS 2 staat voor "Not Another PDF Scanner" en is een ongecompliceerde tool voor het scannen van uw documenten en afbeeldingen. De scanner hoeft niet apart via een driver te worden geïnstalleerd, maar wordt automatisch herkend door het programma. U kunt uw scans vóór de scan bewerken, bijvoorbeeld door het afbeeldingsgedeelte op te geven. Dankzij automatische tekstherkenning kopieer je snel tekst uit documenten. U kunt uw scans opslaan in de gebruikelijke JPG.webp-, PNG-, TIFF- en natuurlijk PDF-formaten.

VueScan gratis editie

Meer dan 1.850 scanners worden ondersteund door VueScan Free Edition. Met de gratis software scan je niet alleen documenten, maar ook foto's en films. U kunt kiezen uit verschillende kwaliteitsniveaus om uw sjablonen zo goed mogelijk te digitaliseren. Ook kun je vooraf je scans bijsnijden, kleuren aanpassen en verschillende filteropties kiezen.

Tip:

Documenten kunnen ook worden gescand met een smartphone. Met apps als Adobe Scan of CamScanner maak je eenvoudig foto's van documenten met de camera van je smartphone. Adobe Scan maakt zelfs tekstherkenning met OCR mogelijk. Na het scanproces kunt u de afbeelding op uw smartphone opslaan, verzenden of in een cloud laden.

Conclusie: scan documenten en bewerk ze naar wens

Als je papieren documenten wilt digitaliseren, ontkom je er niet aan om ze te scannen. Dit kan met een smartphone, maar een scanner is beter en heeft meer mogelijkheden. Afhankelijk van hoeveel u scant, print en kopieert, koopt u ofwel alleen een flatbedscanner of een multifunctioneel apparaat. Met Windows 10 heb je geen extra software meer nodig om je documenten te scannen. Als je je scans wilt bewerken, converteren, knippen of samenvoegen, heb je een extra programma nodig zoals VueScan of Readiris Pro. Afhankelijk van het besturingssysteem hebt u mogelijk ook aanvullende software nodig om uw scans naar een PDF-bestand te converteren. Zorg ervoor dat dit ook optische tekstherkenning (OCR) omvat, zodat uw scans bewerkbaar en doorzoekbaar zijn.