Boekhoudsoftware biedt deze 7 voordelen:

Boekhoudsoftware biedt u deze voordelen

Inkomsten en uitgaven registreren, winst berekenen en de jaarrekening voor de belastingdienst opstellen - dit hoort allemaal bij de boekhouding. Boekhouding of boekhouding betekent per definitie de plicht van een bedrijf of ondernemer om al zijn zakelijke transacties vast te leggen. Dit gebeurt niet alleen in het belang van de Belastingdienst, maar ook in het eigen belang van de onderneming om de zaken niet uit het oog te verliezen.

Dit proces kan enorm vereenvoudigd worden met boekhoudsoftware. Moderne financiële software is immers zo gestructureerd dat de verschillende onderdelen van de boekhouding zoals financiële boekhouding, klanten- en leveranciersbeheer, aanmaningen en facturatie kunnen worden gesynchroniseerd. Dit automatiseert de boekhoudkundige workflows en maakt het makkelijker om alle belangrijke cijfers en economische veranderingen in het bedrijf in de gaten te houden.

Maar boekhoudsoftware is niet alleen handig voor bedrijven. Als eenmanszaak, freelancer of kleine start-up kunt u ook profiteren van een tool die u helpt bij het schrijven van facturen, het volgen van inkomende betalingen en uitgaven en het berekenen van belastingaftrek.

Boekhoudsoftware biedt deze 7 voordelen:

Juridische tijdigheid

Omdat er bij de boekhouding met veel jurisdicties rekening moet worden gehouden, is het niet zo eenvoudig om de zaken bij te houden. Goede boekhoudsoftware doet dit voor u, omdat deze voortdurend wordt bijgewerkt door de provider en up-to-date wordt gehouden met de laatste juridische status.

Gegevensopslag volgens GoBD

Volgens de "Principes voor een goed beheer en opslag van boeken, bescheiden en documenten in elektronische vorm en voor gegevenstoegang" (GoBD), moeten elektronisch opgeslagen brondocumenten, zoals facturen of leveringsbonnen, onveranderlijk zijn. Het is niet voldoende om ze alleen in Word of Excel te maken en ze vervolgens op de computer op te slaan. Theoretisch zouden deze documenten op een later tijdstip weer gewijzigd kunnen worden zonder dat iemand het merkt. Goede boekhoudsoftware stelt u in staat documenten op te slaan volgens GoBD en verhoogt zo uw rechtszekerheid.

Fouten vermijden

Omdat veel dingen automatisch gebeuren in de boekhoudprogramma's, kunnen fouten worden vermeden. De software doet ingewikkelde berekeningen, wat niet alleen handig is, maar ook de zekerheid vergroot dat je altijd met de juiste cijfers werkt. Er zijn ook externe programma's zoals Gnumeric waarmee nauwkeurig kan worden berekend. Het is echter praktischer om alles in één tool te verwerken.

Verbinding met internetbankieren

Moderne boekhoudprogramma's kunnen gekoppeld worden aan internetbankieren. Zo kunnen inkomende en uitgaande betalingen op de rekening altijd in het oog worden gehouden en kunnen bijvoorbeeld herinneringen bij laattijdige betalingen met één klik worden verstuurd.

Digitalisering van bonnen en facturen

Ontvangsten of facturen kunnen niet verloren gaan omdat ze digitaal worden opgeslagen. Bovendien is handmatig sorteren dankzij de boekhoudsoftware niet meer nodig.

Belastingadviseurs besparen

Met een boekhoudsoftware kan de belastingadviseur onder bepaalde omstandigheden worden gered. Dit vermindert de maandelijkse kosten en is vooral handig voor eigenaren van kleine bedrijven.

Ruimtebesparend

Boekhouden in bedrijven kan honderden mappen en schappen vullen. Met boekhoudsoftware kan deze ruimte worden verkleind, aangezien veel processen alleen op de pc draaien.

Zo werkt de financiële software

De manier waarop boekhoudsoftware werkt, is complex. Uitgebreide software omvat:

• Geautomatiseerde boekhouding bijvoorbeeld op basis van de rekeningtoewijzing van documenten en transacties, evenals de bepaling van belastingen en winsten. Boekingen, het creëren van overschotfacturen (EÜR), winst- en verliesrekeningen (P&L), aangif.webpten omzetbelasting en jaarrekeningen behoren ook tot de functies.
• Beheer van betalingen en ontvangsten Bijvoorbeeld door bonnen voor betalingen automatisch te sorteren, een bonnenarchief, rekeningen met één klik te betalen of de boekhoudsoftware te synchroniseren met je eigen e-mailinbox of een cloud.
• Organisatorische mogelijkheden voor onze eigen klanten.
• Verbinding met banken en overboekingsopties bijvoorbeeld met creditcard of PayPal om rekeningen met een klik te betalen.
• Besteloverzichtom altijd te weten waar uw eigen bedrijf is.
• Factureringsprogramma met verzending vanuit de applicatie om aanbiedingen, tegoeden en facturen aan te maken en deze direct om te zetten.
• Aansluiting op ELSTER, de belastingsoftware van de belastingdienst.
• Regelmatige updatesdie ervoor zorgen dat de software up-to-date is en dat er rekening wordt gehouden met nieuwe wetgeving.

Boekhoudsoftware is zowel beschikbaar als cloudoplossing als als klassieke software die via cd-rom op de computer wordt afgespeeld. De cloudoplossingen zijn veel praktischer omdat het niet nodig is om software te kopen of programma's te installeren. Het boekhoudprogramma is via de browser te bedienen en bovendien overal toegankelijk, waardoor je maar één pc nodig hebt om al je financiën onder controle te hebben.

De top 3 boekhoudsoftware

1. Lexoffice - webgebaseerde boekhouding

Lexoffice is de online boekhouding van Lexware, een financiële software die al jaren bestaat. Met Lexoffice hebben gebruikers de mogelijkheid om hun boekhouding te doen zonder software te installeren. Of het nu gaat om een inkomensoverschotfactuur (EÜR), het schrijven van facturen, het koppelen aan internetbankieren of het organiseren van uw klantcontacten - Lexoffice is intuïtief in gebruik en het scala aan functies biedt u alles wat u nodig heeft.

Lexoffice biedt een elektronisch kasboek voor kleine bedrijven en Lexoffice kan ook worden gebruikt voor kleine en middelgrote bedrijven. Ook een koppeling met ELSTER is geïntegreerd, evenals een DATEV-interface. Als u een belastingadviseur heeft, kunt u hem selectief toegang verlenen tot uw Lexoffice-account. Lexoffice biedt je zelfs een mobiele app waarmee je altijd je financiën in de gaten kunt houden. Lexoffice is beschikbaar in drie verschillende, betalende versies, die allemaal maandelijks opzegbaar zijn:

Facturering en financiën: Voor 7,90 euro per maand (plus btw) zijn er basisfuncties met documentbeheer, het schrijven van offertes en facturen, evenals internetbankieren en toegang tot accountants.

Boekhouding en rapportages: Voor 16,90 euro per maand (plus btw) kun je ook de EÜR, P&L en voorschot btw-aangif.webpte maken. U kunt deze variant ook gebruiken om afschrijvings- en overzichtsrapporten te maken.

Boekhouding en loon: Voor bedrijven met meerdere medewerkers is de uitgebreide variant voor 26,80 euro (plus btw) aan te raden, waarmee je naast de hierboven genoemde functies ook loon- en salarisoverzichten kunt aanmaken, uitbetalingen aan medewerkers kunt doen en personeelskosten kunt boeken.

2. SevDesk - intuïtieve software met ELSTER-link

SevDesk is intuïtief in gebruik en maakt de boekhouding eenvoudiger voor u dankzij de mogelijkheid om bonnen te digitaliseren en het eenvoudig aanmaken van offertes en facturen. Het is niet nodig om een ELSTER-certificaat aan te vragen bij SevDesk, omdat het programma de koppeling met ELSTER al heeft geïntegreerd.

Het programma beschikt over automatische OCR-tekstherkenning, waardoor documenten op bepaalde trefwoorden kunnen worden doorzocht en dus sneller gevonden kunnen worden. Ook internationale accounts kunnen worden aangemaakt en toegang via een app is ook mogelijk. Terwijl sommige programma's het aantal boekingen per jaar hebben beperkt, staat SevDesk een onbeperkt aantal toe.

Er is ook telefonische ondersteuning en hulpvideo's voor het geval u niet bekend bent met enkele functies van het boekhoudprogramma. De kostenstructuur van SevDesk is gebaseerd op maandelijks opzegbare contracten, abonnementen van 12 maanden en abonnementen van 24 maanden en er zijn ook drie verschillende pakketgroottes:

Factuur:	Met de basisfunctie kunnen facturen snel en eenvoudig worden verzonden. De mailing, belastingadviseur toegang, klantenadministratie, DATEV export, betalingsherinneringen en het aanmaken van tegoeden en opzeggingen zijn geïntegreerd. De kosten bedragen 8,90 euro per maand op maandbasis, 7,90 euro per maand op jaarbasis en 6,90 euro per maand bij een tweejarig contract.
Boekhouding:	Naast de facturatiefuncties is er ook digitaal documentbeheer en intelligente documentherkenning. Daarnaast hebben gebruikers de mogelijkheid van EÜR en P&L, evenals vooraangif.webpte btw. Ook het bijhouden van een kasboek en de interface naar internetbankieren zijn geïntegreerd. De kosten worden ingedeeld in 16,90 euro, 15,90 euro en 13,90 euro per maand afhankelijk van het 1-, 12- of 24-maands contract.
ERP:	Deze functies zijn handig voor bedrijven die voorraadbeheer, leveranciers- en klantprijzen en voorraadboekingen willen afhandelen via hun boekhoudsoftware. Het is ook mogelijk om artikelen en leveranciers toe te wijzen. Particulieren hebben dit scala aan functies niet nodig. Deze functies kosten, afhankelijk van de looptijd, 45,90 euro, 43 euro of 39,50 euro.

3. Reviso - boekhouden in drie prijsvarianten

Met het boekhoudprogramma Reviso maakt u rekeningschema's, profiteert u van de ELSTER-interface en registreert u betalingen in verschillende valuta's. U kunt ook uw internetbankieren koppelen, uitgebreide bedrijfsrapportages maken, belastingaangif.webpten maken of uw balans bijhouden. Documenten kunnen eenvoudig worden gescand en dus gedigitaliseerd. Met een paar muisklikken verstuurt u facturen, herinneringen, pakbonnen, orderbevestigingen en aanbiedingen. Het beheren van leveranciers en klanten maakt het voor u gemakkelijker om uw verplichtingen bij te houden. Zo beheert u uw kosten vanuit het comfort van uw eigen huis.

Een nadeel van Reviso ten opzichte van de andere twee aangeboden opties is dat het aantal boekingen bij elk van de drie betaalde opties beperkt is. Hier is het enige verschil in de prijsstelling. De functies zijn in alle varianten hetzelfde, alleen het aantal boekingen varieert.

Solo:	Maximaal 1.000 boekingen per jaar voor 15 euro per maand.
Kleine onderneming:	Maximaal 4.000 boekingen per jaar voor 29 euro per maand.
Professioneel:	Maximaal 10.000 boekingen per jaar voor 39 euro per maand.

Als je alleen een basisfunctie nodig hebt en facturen wilt uitgeven, zijn SevDesk of Lexoffice goedkoper bij andere aanbieders. Als u echter van meer functies wilt profiteren en rond wilt komen met 1.000 boekingsregels per jaar, krijgt Reviso mogelijk een goedkoper aanbod met een vergelijkbaar scala aan functies.

Hoe u de juiste tool voor u kiest

Als u een boekhoudprogramma wilt kiezen, denk dan aan uw persoonlijke situatie. Afhankelijk van of je als particulier met een beetje ondersteuning je belastingaangif.webpte wilt doen of dat je de oprichter bent van een startup en nu je financiën goed in de gaten moet houden, heb je hele andere eisen aan je financiële software.

Naast de grootte van het bedrijf kan ook uw branche van invloed zijn op de beslissing om boekhoudsoftware te gebruiken. Clubs hebben andere softwarevereisten dan vastgoedbeheerders. Er zijn verschillende boekhoudprogramma's voor verschillende behoeften:

• Met Money Manager EX houdt u overzicht over uw inkomsten en uitgaven, uw rekeningsaldo en uw beleggingen en leningen.
• OpenPetra is gratis software voor de administratie van een vereniging of een hulporganisatie.
• Berlussimo faciliteert het beheer van huurkazernes met handwerkdiensten, reparaties en de verschillende huurders.
• De Monex-tool is met name geschikt voor particuliere huishoudens en kleine bedrijven als het gaat om het beheren van inkomsten en uitgaven.
• De financiële tools Hibiscus, die ook thuisbankieren kan, evenals SynTAX en Jameica zijn geschikt voor boekhoudkundige ondersteuning voor kleine bedrijven.
• Dubbel boekhouden en een overzicht van online bankieren zijn bij GnuCash helemaal gratis.

Tip: Als ondernemer kunt u de maandelijkse of eenmalige kosten voor de boekhoudsoftware als beroepskosten aftrekken van de belasting.

3 tips voor digitaal boekhouden

1. Digitaliseer je papieren bonnetjes snel met een scanner en laat geen stapel papieren ontstaan. Zo bespaart u kostbare tijd en verliest u de zaken niet uit het oog.
2. Sla documenten op in een goede resolutie en in een werkbaar bestandsformaat zoals PDF.
3. Een tweede monitor die rechtop wordt geplaatst (bijvoorbeeld mogelijk via een tablet) kan de boekhouding makkelijker maken, aangezien digitale documenten vrijwel uitsluitend rechtop staan.

Conclusie: goede boekhoudsoftware doet veel werk voor je

Boekhouding is een essentieel onderdeel van een bedrijf en zowel particulieren als kleine ondernemers kunnen er niet omheen. Om zuinig te kunnen handelen is het noodzakelijk om binnenkomende betalingen en uitgaven in de gaten te houden. Ook bepaalt de wetgever hoe de boekhouding wordt geregeld. Boekhoudsoftware helpt u de zaken niet uit het oog te verliezen en altijd juridisch compliant te handelen.

Het maken van jaarrekeningen, EÜR, P&L en voorschot btw-aangif.webpten is mogelijk met behulp van boekhoudprogramma's. Ook uw eigen zakelijke rekening en de ELSTER-software van de Belastingdienst kunnen worden gekoppeld aan een boekhoudprogramma. Kies je voor een digitale cloudoplossing, dan heb je altijd en overal toegang tot je boekhouding. U hoeft geen extra software te installeren en u kunt in theorie uw boekhouding doen met programma's als Lexoffice, SevDesk of Reviso zonder belastingadviseur.

Bij het kiezen van financiële software is het belangrijk om te weten in welke branche u zich bevindt, hoe groot uw bedrijf is en wat uw boekhoudkundige eisen zijn. Met een paar tips en goede software is deze taak niet langer vervelend en chaotisch voor je, maar kun je je financiën op een rechtszekere manier en zonder angst voor fouten regelen.