Op deze manier kunt u de gegevensoverdracht van Excel naar Word optimaliseren

Veel gebruikers gebruiken Excel om allerlei lijsten te beheren. Adressen, artikelen, prijzen, budgetten en andere gegevensbestanden kunnen natuurlijk ook via het klembord naar Word worden overgebracht - waardoor het opnieuw invoeren van de gegevens niet nodig is

Sorteer Excel-gegevens met behulp van de AutoFilter

Bij de eerste methode selecteert u de gewenste informatie voordat u deze rechtstreeks in Excel met een filterfunctie naar Word overbrengt:

1. Open in Excel de tabel waaruit u informatie wilt halen.
2. Klik in Excel 2003, 2002 / XP en 2000 op een cel in de lijst en selecteer vervolgens het menu DATA-FILTER-AUTOFILTER.
   In Excel 2007 vindt u de filterfunctie op het tabblad »Start« in de groep BEWERKEN. Klik op de knop SORTEREN EN FILTER in de groep en klik vervolgens op FILTER.
3. Excel zal nu de kolomkoppen van uw lijst omzetten in zogenaamde »vervolgkeuzelijsten«, die u kunt herkennen aan de naar beneden wijzende pijlen. U kunt deze lijsten gebruiken om de criteria te selecteren die van toepassing zijn op de artikelen die u zoekt.
   Als u in Excel 2007 op het naar beneden wijzende pijltje klikt, verschijnt er een nieuw menu in de kolom »Categorieën« waarin alle items zijn geselecteerd. Deactiveer eerst de checkbox voor »Selecteer alles« in dit menu. Activeer vervolgens het selectievakje voor de gewenste categorie weer.
4. De AutoFilter is bijzonder geschikt voor onze doeleinden, omdat het nu automatisch alle lijstitems verbergt die niet aan het gewenste criterium voldoen. Het resultaat is precies de tabel die u naar Word wilt overbrengen. U kunt ze eenvoudig markeren, kopiëren en vervolgens in uw Word-tekst plakken.

Vaak zijn sommige rijen in Excel-tabellen in kleur gemarkeerd voor een beter overzicht en soms wil je de aandacht vestigen op veranderingen in cellen door middel van voorwaardelijke opmaak. Als bijzonderheid biedt het Excel 2007-filter de mogelijkheid om te filteren op rijkleuren. Selecteer hiervoor een cel in de artikellijst en schakel naar de filterfunctie op het tabblad »Start« in de groep »Bewerken«. Roep de functie SORT EN FILTER-FILTER op. Klik op de pijl-omlaag in een kolomkop.

Selecteer nu het item »Filteren op kleur« in het menu dat wordt geopend. U krijgt dan de keuze uit alle rijkleuren in de tabel. Selecteer de gewenste kleur. De technologie met de AutoFilter werkt in principe best goed, maar heeft ook een paar nadelen: Aan de ene kant moet je Word verlaten om de gegevens voor te bereiden. Daarnaast is er geen koppeling tussen Word en Excel mogelijk, waardoor je het proces moet herhalen als bijvoorbeeld prijzen veranderen, items uit het programma worden verwijderd of nieuwe worden toegevoegd. U moet dus bekend zijn met een tweede, weinig bekend alternatief dat deze nadelen niet heeft en waarvoor u Word niet hoeft te verlaten.

Voeg Excel-tabellen in als een database in Word 2007

Strikt genomen is een in Excel gemaakte lijst niet meer dan een databasetabel: de velden zijn gerangschikt in kolommen en de gegevensrecords (lijstitems) in rijen. U kunt daarom ook de database-interface van Word gebruiken om Excel-tabellen te openen.

In Word 2007 is de databasewerkbalk verwijderd vanwege het nieuwe bedieningsconcept. Het is daarom noodzakelijk om eerst de knop INSERT DATABASE in de werkbalk voor snelle toegang op te nemen om deze functie gemakkelijk op te roepen.

Ga als volgt verder:

1. Klik met de rechtermuisknop op het lint en selecteer WERKBALK AANPASSEN VOOR SNELLE TOEGANG in het contextmenu.
2. Stel vervolgens de invoer »Alle commando's« in het vervolgkeuzemenu SELECT COMMANDS in het dialoogvenster dat nu wordt geopend.
3. Zoek in de lijst naar »Insert database« en verplaats deze invoer met de knop TOEVOEGEN naar de rechter lijst met alle voorgaande knoppen op de snelle toegangsbalk.
4. Sluit nu het dialoogvenster Word-opties met OK.

U bevindt zich nu weer in de normale Word-werkomgeving en kunt met de zojuist gemaakte knop de artikellijst in de Excel-werkmap importeren als database in Word.

Hier is de exacte procedure voor het importeren van de artikellijst als database in Word 2007:

1. Open het document waarin u de artikellijst wilt importeren en plaats de cursor op de gewenste invoegpositie voor de artikellijst.
2. Klik op de nieuw toegevoegde knop INSERT DATABASE in de snelstartbalk.
3. Klik in het volgende dialoogvenster op IMPORT DATA en selecteer vervolgens het Excel-bestand waaruit u gegevens wilt importeren.
4. Het dialoogvenster bevat nu een lijst van de werkbladen in het geselecteerde bestand. Selecteer de naam van het blad met uw gegevens en zorg ervoor dat het selectievakje EERSTE RIJ MET GEGEVENS BEVAT KOLOMKOPPEN is geactiveerd. Bevestig uw keuze met OK.
5. Klik in het databasedialoogvenster op de knop AANVRAAGOPTIES om alleen bepaalde regels in het document in te voegen.
6. Op het tabblad »Gegevensrecords filteren« kunt u vervolgens de criteria definiëren zodat Word alleen de gewenste regels uit de Excel-tabel leest.
7. Als u wilt, kunt u de andere tabbladen in het dialoogvenster gebruiken om sorteercriteria te definiëren en de velden te selecteren die moeten worden geïmporteerd. Bevestig ten slotte uw instellingen met OK.
8. Klik vervolgens op INSERT DATA. U kunt nu het aantal in te lezen datarecords beperken. Activeer het selectievakje voor de optie INSERT AS FIELD om Word alle parameters van deze specifieke query te laten opslaan. U kunt op elk moment de huidige status van de gegevens inlezen door de veldfunctie eenvoudig bij te werken met de F9-toets.
9. Bevestig ten slotte uw invoer met OK. Alle regels uit uw Excel-tabel die overeenkomen met de query-opties worden nu ingevoegd op de huidige cursorpositie.