Het voordeel van PDF-bestanden is dat Adobe Reader een gratis programma is om PDF-bestanden te bekijken. Adobe Reader is beschikbaar voor alle Windows-versies en voor tal van andere besturingssystemen zoals Linux / Unix of Mac OS
Als de informatie als tekst in een onbeveiligd PDF-bestand is opgeslagen, kan deze met de volgende truc eenvoudig naar Word worden overgebracht. De informatie is als "tekst" beschikbaar als de maker van het PDF-bestand deze zelf heeft gemaakt op basis van bijvoorbeeld een Word-bestand, of als de gegevens uit een opmaakprogramma komen.
Als de gegevens daarentegen zijn ingescand en vervolgens zijn omgezet in een PDF-bestand, zijn ze alleen beschikbaar als »afbeelding« en kunnen ze niet worden overgedragen. In de regel kunt u eenvoudig controleren of de informatie als afbeelding of als tekst in het PDF-bestand staat. Vergroot de weergave in Adobe Reader door de waarde »1000« in te voeren in het zoomveld in de menubalk van de reader en dit met de invoerKnop om te bevestigen.
Als de informatie als tekst is opgeslagen, worden de letters nog steeds correct weergegeven met vloeiende randen, zelfs bij dit hoge vergrotingsniveau (hieronder). Als het daarentegen gescande tekst is, zijn de randen van de letters zichtbaar als "stappen". In dit geval kan de tekst niet naar Word worden overgebracht.
Houd er ook rekening mee dat de maker van het PDF-bestand kan voorkomen dat de gegevens worden geëxtraheerd. Het PDF-bestand is dan "beveiligd". Of een pdf-bestand beveiligd is, kunt u zien aan het kleine slot- of sleutelsymbool.
Als het PDF-bestand niet is beveiligd en de informatie als tekst beschikbaar is, zijn er twee verschillende methoden om de tekst te accepteren.
Oplossing 1: Kopieer naar het klembord
- Open het PDF-bestand waaruit u tekst naar Word wilt overbrengen in Adobe Reader.
Klik in het pdf-bestand met de linkermuisknop voor het eerste teken van de tekst die u naar Word wilt overzetten. Houd de linkermuisknop ingedrukt en selecteer de gewenste tekst.
Zodra de gewenste tekst is gemarkeerd, selecteert u het menu BEWERKEN, de opdracht KOPIREN of drukt u op de toetsencombinatie Ctrl + C. De tekst, inclusief alle opmaak, wordt nu gekopieerd naar het klembord van Windows.- Schakel nu over naar Word en druk vervolgens op de toetsencombinatie Ctrl + V. De tekst van het klembord wordt vervolgens ingevoegd in het Word-document op de huidige cursorpositie.
U kunt nu stap 2 t/m 4 herhalen zoals u wilt om alle gewenste tekstdelen van het PDF-bestand naar Word over te brengen.
Oplossing 2: opslaan als tekst
Naast kopiëren via het klembord heeft u de mogelijkheid om gegevens over te zetten via de Adobe Reader 
Het menu BESTAND OPSLAAN ALS, commando TEKST (Adobe Reader 10) of BESTAND, commando OPSLAAN ALS TEKST (Adobe Reader 9). Wanneer u deze opdracht uitvoert, kunt u de tekstinformatie opslaan in een tekstbestand (bestandsnaamextensie ".TXT"). Het tekstbestand kan vervolgens worden geopend in Word. Merk op dat deze oplossing geen opmaak toepast. Hiervoor wordt het gehele document altijd "in één stuk" in het tekstbestand opgeslagen.
Om gescande informatie in een PDF-bestand om te zetten in tekst, hebt u een OCR-programma nodig dat de gescande "beeldinformatie" omzet in echte tekst. OCR-programma's worden meestal samen met scanners geleverd. Een typisch voorbeeld is het programma »ABBY FineReader«. Niet alle OCR-programma's kunnen PDF-bestanden rechtstreeks bewerken; de programma's zijn meestal beperkt tot grafische formaten zoals TIF- of JPG.webp-bestanden. Print in dat geval je pdf-bestand uit op de hoogst mogelijke kwaliteit printer/papier. Deze worden dan eenvoudig opnieuw gescand en vervolgens rechtstreeks »gelezen« met het OCR-programma.
Met Adobe Reader is het commando WORD CONVERSION ONLINE beschikbaar in het menu SAVE FILE UNDER. Maar wees voorzichtig: het gebruik van deze functie is betalend en daarom alleen interessant als u regelmatig PDF-bestanden naar Word-bestanden moet converteren en alle gegevens zoveel mogelijk moet behouden.
