Het is gemakkelijk, stap voor stap
Mail merge documenten zijn vaak de basis voor mail merge die je bijvoorbeeld via Outlook naar klanten wilt sturen. De poging om individuele hyperlinks in dergelijke documenten te gebruiken mislukt omdat de links worden uitgevoerd als volledig normale tekst, hoewel ze correct zijn opgemaakt als hyperlinks in de gegevensbron. De ontvanger van de e-mail kan niet op de hyperlink klikken en de bijbehorende pagina in de browser weergeven. Word negeert elke opmaak bij het overnemen van de samenvoegvelden uit de gegevensbron en neemt alleen de pure tekst over uit het gegevensveld.
Een manier om dit probleem op te lossen, is ervoor te zorgen dat het is opgemaakt als een hyperlink in Word. Hiervoor gebruikt u een speciale veldfunctie die als volgt is ingesteld:
- Maak eerst het samenvoegdocument zoals gewoonlijk.
- Gebruik het menu VIEW-TOOLBAR-SERIAL PRINT om ervoor te zorgen dat de werkbalk »Mail Merge« wordt weergegeven. In Word 2010 en 2007 vindt u de bijbehorende bedieningselementen op het tabblad »Mailings«.
- Plaats de cursor waar u de hyperlink wilt laten verschijnen en selecteer het menu VELD INVOEREN (Word 2003, 2002 / XP, 2000) of klik op het tabblad "Invoegen" in de groep "Tekst" "On FAST BUILDING BLOCK FIELD (Word 2010 en 2007).
- Selecteer in het volgende dialoogvenster het item »Hyperlink« in de lijst VELDNAMEN en klik op OK. Negeer de melding "Fout! Ongeldige hyperlinkverwijzing. «.
- Markeer nu de foutmelding tot en met het punt en wijs de stijl »Hyperlink« toe (blauwe, onderstreepte tekst).
- Klik met de rechtermuisknop op het veld en selecteer EDIT HYPERLINK.
- Voer in het veld TEKST TOON ALS de tekst in die moet worden weergegeven in plaats van de hyperlink, bijvoorbeeld »Meer …« of »Klik hier voor meer informatie …«.
- Voer in het veld ADRES een willekeurig adres in, zoals "http://www.address.de" en klik op OK. Dit adres wordt later vervangen door de echte inhoud uit het gegevensbronveld.
- Druk op Alt + F9 om de weergave van veldcodes in te schakelen. U ziet nu de volgende veldfunctie in uw Word-document:
{HYPERLINK "http://www.Adresse.de"} - Selecteer de tekst tussen de aanhalingstekens (hier "http://www.Adresse.de") en voeg het samenvoegveld in uit de gegevensbron die de hyperlink bevat, bijvoorbeeld een veld "Link" of "URL". De veldfunctie ziet er nu als volgt uit:
{HYPERLINK {MERGEFIELD "Link"} \ * MERGEFORMAT} - Druk op Alt + F9 om de weergave van veldcodes weer uit te schakelen, plaats de cursor ergens in de veldcode en druk op F9.
Word werkt nu de veldcode bij volgens de informatie in de huidige record. Als u de muisaanwijzer over de hyperlink beweegt, geeft Word als tooltip het betreffende hyperlinkadres van het huidige gegevensrecord en de melding »Ctrl-klik om link te volgen« weer.
U kunt nu de uitvoer van de mail merge naar Outlook starten en u zult correct opgemaakte, "klikbare" hyperlinks vinden in de e-mails in de outbox.
