Excel-tabellen: de structuur in één oogopslag

Rijen, kolommen, cellen, koppen

Microsoft Excel wordt gebruikt in particuliere en zakelijke gebieden. Dankzij het programma is het mogelijk om wiskundige berekeningen uit te voeren en verschillende parameters in verschillende relaties in te stellen. Dat klinkt in eerste instantie abstract. Excel is echter in feite een intelligent programma dat u helpt om gegevens te verzamelen, te evalueren en te presenteren zoals u dat wilt. Om deze functies van Excel voor professionele of privédoeleinden te kunnen gebruiken, is het raadzaam om een Excel-tabel te maken die gebruikers vrij kunnen opmaken. Maar hoe zit de opbouw van Excel-tabellen in elkaar en wat is er allemaal mogelijk?

Zo ziet de structuur van Excel-tabellen eruit

Het programma biedt verschillende toepassingsgebieden en is daardoor zeer veelzijdig. Het is echter belangrijk om te begrijpen hoe een Excel-spreadsheet is opgebouwd en hoe deze wordt gevoed met relevante gegevens. Zodra gebruikers het programma openen, hebben ze een werkmap voor zich, die bestaat uit een leeg werkblad. Rij- en kolomkoppen begrenzen de afzonderlijke cellen. Gegevens in de vorm van getallen en tekst die in een leeg werkblad worden ingevoerd, worden in eerste instantie een Excel-lijst genoemd. Deze lijst of afzonderlijke celbereiken kunnen in eenvoudige stappen in een Excel-tabel worden opgemaakt. In principe ziet de structuur van Excel-tabellen er als volgt uit:

• lijnen
• kolommen
• Cellen
• register

Opgemaakte tabellen worden weergegeven door rijen en kolommen. De regelkoppen zijn horizontaal en doorlopend genummerd. De kolomkoppen lopen verticaal en zijn toegewezen aan een letter. Het punt waar een rij en een kolom samenkomen, wordt een cel genoemd. Cel B3 is bijvoorbeeld het punt dat resulteert uit rij 3 en kolom B. Er zijn ook registertabbladen. U kunt het maken wanneer uw bestand groter wordt. U kunt eenvoudig schakelen tussen verschillende tabellen binnen een werkblad met behulp van het registertabblad. Door de lichte opbouw van de verschillende elementen kunnen gebruikers verschillende gegevens in tabelvorm invoeren en zo overzichtelijk weergeven.

Gebruik van Excel-tabellen: particuliere en professionele toepassingsgebieden

Of het nu gaat om financiën of de statistische analyse van gegevens - Excel is het meest gebruikte spreadsheetprogramma.

Met Excel is er bijvoorbeeld de mogelijkheid om input en output (privé of zakelijk) vast te leggen. De gebruiker kan aanpassen welke formules worden gebruikt voor de in te voeren waarden. Met behulp van de Excel-tabelstructuur kan snel een overzicht van de gegevens worden gemaakt.

Voorbeeld van een Excel-tabel uit de privésector

U houdt een budgetboek bij in uw Excel-spreadsheet. U kunt zelf bepalen hoe hoog uw inkomsten en uitgaven zijn. U kunt de kosten indelen in verschillende groepen. Bijvoorbeeld: huur, boodschappen, verzekeringen, etc. Door verschillende formules te gebruiken en de verschillende uitgaven in te voeren, kunt u bijvoorbeeld de financiën over een langere periode volgen. Op deze manier kunt u analyseren hoe uw uitgaven zijn veranderd in de afgelopen maand of zelfs in de afgelopen vijf jaar.

Voorbeeld van een Excel-spreadsheet uit het bedrijfsleven

Bedrijven kunnen Excel-tabellen gebruiken om gegevens van bijvoorbeeld verschillende bedrijfslocaties vast te leggen en te evalueren. Dit kan de vaststelling van de winst in zijn geheel omvatten of opgesplitst in afzonderlijke takken. Daarnaast kunnen gegevens over bijvoorbeeld personeel in Excel-tabellen worden ingevoegd.

Draaitafels als speciale vorm van de tafel

Als gegevens in tabelvorm zijn en u wilt deze evalueren, dan bieden spreadsheetprogramma's zoals Excel de mogelijkheid om een zogenaamde draaitabel te maken. Dit is een speciale tabel waarmee een grote hoeveelheid gegevens tot een begrijpelijke omvang kan worden teruggebracht en geanalyseerd. De focus kan bijvoorbeeld worden gelegd op een gegevensrecord van hetzelfde type en samengevat in een draaitabel. Gedeeltelijke resultaten kunnen op dezelfde manier worden berekend. De structuur van een draaitabel is vergelijkbaar met de structuur van een Excel-tabel; het vervult gewoon een andere functie.

Voorbeeld van een draaitabel

Een bedrijf heeft gegevens over zijn werknemers in lijstvorm. Dit kan bijvoorbeeld afdeling, geslacht, geboortejaar, salaris en dienstjaren bij het bedrijf zijn. Deze Excel-tabel kan nu worden omgezet in een draaitabel. Dit heeft als voordeel dat verschillende gegevens verschillend kunnen worden beoordeeld. De draaitabel kan bijvoorbeeld het gemiddelde salaris, het totale salaris berekenen of de medewerkers in individuele teams tellen. Ook is het mogelijk om te evalueren hoeveel vrouwen en mannen er in het bedrijf zijn of hoe hoog de gemiddelde leeftijd van de werknemers is.

De structuur van Excel-tabellen biedt deze voordelen ten opzichte van lijsten

Zodra gegevens in Excel worden ingevoerd, wordt eerst een lijst gemaakt. Een lijst kan worden omgezet in een tabel met behulp van knoppen of toetsencombinaties. Tabellen hebben verschillende voordelen ten opzichte van lijsten. Vooral bij het werken met grote datasets kunnen er bij het verschuiven, evalueren of sorteren fouten insluipen die de hele dataset vernietigen. Bij tabellen daarentegen is de sortering van de gegevensrecords niet onjuist. Tabellen geven grote datasets overzichtelijk weer en bieden de mogelijkheid om data naar wens uit te breiden.

Hoe werkt de opmaak van Excel-tabellen?

Tabellen zijn eenvoudig op te maken. Met een paar klikken zijn er verschillende formaatmogelijkheden die ervoor zorgen dat de informatie overzichtelijk wordt gepresenteerd.

• Kop-en voetteksten
• resultaat lijnen
• Verbonden rijen en kolommen
• Eerste en laatste regel
• AutoFilter

Kop- en voetteksten voor een beter overzicht

Excel biedt u de mogelijkheid om kop- en voetteksten in te voegen. Hiermee maak je tabellen in je werkmap overzichtelijker en geef je de nodige informatie. In de kop- of voetteksten is ruimte voor paginanummers, datums of namen. Er zijn ook kopregels die het type gegevens weergeven dat in de respectieve cellen is ingevoerd. Dit kunnen bijvoorbeeld aanduidingen, hoeveelheden of tijdvakken zijn. Deze kunt u naar wens filteren. In tegenstelling tot lijsten kunnen de kop- en voetteksten van de tabellen verborgen en getoond worden.

Resultaatregels als onderdeel van de Excel-tabel

Resultaatlijnen zijn er om de som van verschillende cellen of celbereiken als een algemeen resultaat weer te geven. Naast het maken van totalen kunnen er andere functies aan de resultaatregel worden toegewezen. Deze kunnen ook getoond en verborgen worden in de tabellen.

Samengevoegde rijen en samengevoegde kolommen om meerdere celbereiken samen te vatten

Cellen kunnen verticaal en horizontaal worden aangesloten. Dit is dan nodig om binnen een tabel een beter overzicht te geven. U hebt bijvoorbeeld voor elke maand een cel gemaakt. Om duidelijker te maken wat de ingevoerde cijfers betekenen, kunt u de cellen boven de gegevens samenvoegen en daar een kop invoegen. Er zou bijvoorbeeld 'maandelijkse verkoop' kunnen staan. U kunt ook gemakkelijk de eerste en laatste kolommen markeren in opgemaakte tabellen. Het is ook mogelijk om de eerste of laatste regel te bevriezen. Zeker bij lange tafels zorgt dit voor het nodige overzicht. Anders is het bij het scrollen gemakkelijk om te verliezen welke invoer het is.

AutoFilter handig voor het sorteren van gegevens

Een andere noemenswaardige functie binnen Excel is de zogenaamde AutoFilter. Naast de filterfuncties zijn er ook sorteermogelijkheden. Als u bijvoorbeeld een lijst met namen alfabetisch wilt sorteren. Er moet dan echter een instelling worden gemaakt zodat niet alleen een kolom wordt gesorteerd, maar ook de bijbehorende rijen. De AutoFilters hebben als voordeel dat je bijvoorbeeld alfabetisch kunt sorteren of getallen van klein naar groot en dat de bijbehorende gegevens ook automatisch worden gesorteerd. Daarnaast kan individuele informatie worden gefilterd.

Voorbeeld AutoFilter

In de Excel-tabel met werknemersgegevens wil je filteren hoeveel er van locatie xy komen. Hiervoor moet het juiste autofilter worden ingesteld en worden alleen de juiste medewerkers weergegeven. Bovendien kunt u filteren op verschillende parameters. Bijvoorbeeld plaats van herkomst en team. Met de bijbehorende autofilters kunnen gebruikers achterhalen hoeveel medewerkers van een team op dezelfde locatie wonen.

Vooraf gedefinieerde en aangepaste tabelstijlen

Excel biedt u een grote selectie van verschillende voorgedefinieerde tabelformaatsjablonen. Het grote voordeel hiervan is dat handige tafelelementen snel kunnen worden aangepast en gewijzigd. Het is ook mogelijk om aangepaste tabelstijlen te maken. Met name bedrijven kunnen tafels maken in hun eigen huisstijl. Zo kunnen de tabellen worden weergegeven in uw eigen lettertype of uw eigen kleuren.

Gebruik de Excel-tabelstructuur efficiënt voor uw werk

Als u opgemaakte Excel-tabellen in een professionele of privéomgeving wilt gebruiken, moet u de basis van het programma leren kennen. Voor velen is Excel een ontmoedigend programma met een groot aantal verwarrende functies.

Over het algemeen is het raadzaam om u eerst te concentreren op de basisprincipes van de bediening. Juist omdat basisfuncties zoals opmaak onder de knie zijn, kan het programma al efficiënt worden gebruikt.

Ook is het handig om te weten welke functies het programma überhaupt kan overnemen. Het is niet van belang of de gebruiker weet welke formule wordt gebruikt en hoe. Dit kan achteraf nog worden onderzocht en toegeëigend. Als je Excel voor een bepaald doel wilt gebruiken, beperk je je dan in eerste instantie tot het verwerven van de vaardigheden en maak je daarna eventueel kennis met andere functies. Dit zorgt ervoor dat de gebruiker niet vanaf het begin wordt afgeschrikt door de omvang van het programma en het overzicht verliest.

Conclusie: de opgemaakte Excel-tabelstructuur vergemakkelijkt het overzicht van gegevens

Het Excel-programma maakt deel uit van het Microsoft Office-pakket en is beschikbaar voor Apple- en Microsoft-gebruikers. Met het spreadsheetprogramma kunnen gebruikers gegevens in een tabel in de werkmap weergeven en door het programma laten evalueren. De eenvoudige structuur van Excel-tabellen biedt gebruikers een gestructureerde weergave van gegevens via rij- en kolomkoppen, koppen en resultaatregels. Daarnaast is het mogelijk om opmaak te gebruiken om belangrijke celgebieden en de waarden die ze bevatten te markeren, of om het lettertype en de grootte te wijzigen. Daarnaast kunnen de ingevoerde gegevens worden omgezet in diagrammen in de Excel-tabellen, bijvoorbeeld om een duidelijke informatieverdeling weer te geven. In vergelijking met datalijsten heeft de structuur van Excel-tabellen het voordeel dat uitgebreide functies beschikbaar zijn, die een tijdbesparende en efficiëntere evaluatie van de invoer mogelijk maken. Naast het individuele ontwerp van tabellen, krijgen gebruikers natuurlijk ook sjablonen die ze kunnen gebruiken om hun gegevens in het werkblad te evalueren.