Handtekeningen worden automatisch aan het einde van elke e-mail toegevoegd en bevatten doorgaans contactgegevens en de wettelijk vereiste informatie voor zakelijke correspondentie. Wat ligt er meer voor de hand dan het toevoegen van de handtekening om het bedrijfslogo in te voegen?
Embed logo in Outlook tot versie 2003
In Outlook 2000 tot 2003 is de mogelijkheid om afbeeldingen in de handtekening op te nemen goed verborgen. Hier is hoe je het doet:
- Roep het commando TOOLS >> OPTIES >> E-MAILFORMAAT op en klik op HANDTEKENINGEN.
- Stel een nieuwe handtekening in of selecteer een bestaande en klik op BEWERKEN.
- Plaats de cursor op de gewenste positie. Als het logo boven of onder de handtekeningtekst moet staan, kunt u het beste een lege regel invoegen. U kunt het logo ook links of rechts van de tekst plaatsen en vervolgens de cursor aan het begin of het einde van de regel plaatsen.
- Klik met de rechtermuisknop op de gewenste positie en roep de opdracht INSERT PICTURE op.
- Selecteer het gewenste afbeeldingsbestand.
- Als het logo voor of na de handtekeningtekst verschijnt, selecteert u UITLIJNING: BASISLIJN. Als u niet wilt dat het links uitgelijnd wordt, kunt u het later centreren of rechts uitlijnen. Als u wilt dat het logo naast de handtekeningtekst wordt geplaatst, selecteert u LINKS, RECHTS of MIDDEN in het veld UITLIJNING.
- U kunt ook een horizontale en/of verticale SPATIE op de tekst specificeren.
- Zodra u klaar bent, sluit u het dialoogvenster met OK
- U kunt nu de PARAGRAAF-knop gebruiken om te bepalen of een logo dat in een eigen regel staat, links, rechts uitgelijnd of gecentreerd moet worden.
- Als u dat nog niet hebt gedaan, voert u de tekst voor de handtekening in en ontwerpt u deze.
- Voltooi het bewerken van de handtekening en wijs deze toe aan het respectieve e-mailaccount. Sluit alle dialoogvensters.
Logo opnemen in Outlook 2007/2010
Ga in de nieuwere Outlook-versies als volgt te werk:
- Ga in Outlook 2007 naar TOOLS >> OPTIES >> E-MAILFORMAAT; ga in Outlook 2010 naar BESTAND >> OPTIES >> EMAIL. Klik op HANDTEKENINGEN.
- Stel een nieuwe handtekening in of bewerk een bestaande.
- Plaats de cursor op de gewenste positie. Als het logo boven of onder de handtekeningtekst moet staan, kunt u het beste een lege regel invoegen. In tegenstelling tot eerdere versies kunt u bijvoorbeeld het logo niet helemaal rechts van de tekst laten staan, maar alleen rechts van de eerste of laatste regel.
- Klik op het GRAPHICS-pictogram.
- Selecteer het gewenste afbeeldingsbestand.
- U kunt de overeenkomstige knoppen gebruiken om de alinea met de afbeelding te rangschikken en daarmee de afbeelding naar links, rechts uitgelijnd of gecentreerd.
- Voltooi de verwerking van de handtekening en wijs deze toe aan het bijbehorende e-mailaccount.
Naar de fotoselectie
Het logo moet in alle Outlook-versies beschikbaar zijn in de vorm van een grafisch bestand. Outlook ondersteunt de formaten BMP.webp, GIF.webp, JPG.webp, PNG en vanaf versie 2007 ook TIF. Plakken via het klembord is niet mogelijk. Aangezien u het logo bij elke e-mail meestuurt, is het raadzaam een formaat te gebruiken dat de afbeeldingsgegevens ruimtebesparend opslaat. De formaten PNG en GIF.webp zijn het beste, maar GIF.webp is alleen voldoende voor logo's die niet meer dan 256 kleuren hebben. Het JPG.webp-formaat maakt ook sterke compressie mogelijk, maar dit kan leiden tot lelijke artefacten en pixeleffecten. Aangezien u in de handtekening geen mogelijkheid heeft om de afbeelding achteraf aan te passen of de afbeelding bij te snijden, bewerkt u deze indien nodig in een beeldverwerkingsprogramma en slaat u deze op in het juiste formaat.
