Kop- en voetteksten invoegen en bewerken - eenvoudiger dan u denkt!
Met de instellingen van de lettergrootte en het type en de regelafstand kunnen tekstdocumenten dankzij de functies in Word al op een aantrekkelijke manier worden vormgegeven. Voeg je ook nog een kop- en een voettekst toe die meer informatie bevatten, dan ziet je document er nog meer gestructureerd uit. Lezers kunnen belangrijke gegevens in één oogopslag zien terwijl ze de pagina instellen. In de regel bevat de koptekst of de voettekst de paginanummers van uw bestand. Maar hoe kunt u kop- en voetteksten instellen en bewerken?
Essentiële functie: paginanummers in Word-documenten
Het werken met paginanummers is essentieel, vooral bij het schrijven van langere letters. Want dat maakt het lezen niet alleen makkelijker, het maakt de tekst ook duidelijker. Een paginanummer invoegen in het voettekstgebied of in de koptekst:
-
Selecteer het tabblad Invoegen en klik op Paginanummer.
-
Gebruik het vervolgkeuzemenu om te kiezen uit "Bovenaan de pagina", "Onderaan de pagina", "Marges" of "Huidige positie".
-
Kies een van de ontwerpen of zoek meer onder Office.online.
In uitzonderlijke gevallen - bijvoorbeeld omdat u een titelpagina en inhoudsopgave aan de voorzijde bevestigt - dient de nummering pas te beginnen vanaf een bepaalde pagina van het document en een bepaald paginanummer: dit stelt u in onder "Paginanummers opmaken". Als de kop- of voettekst op de laatste pagina er anders uit zou moeten zien dan de rest van het document, kunt u dit binnen de bestanden met slechts een paar klikken wijzigen.
Word kop- en voettekst: belangrijke informatie invoegen
De meeste gebruikers maken in Word gebruik van de paginanummering in de footer. Maar het programma staat vele andere mogelijke toepassingen toe. U kunt bijvoorbeeld automatische kruisverwijzingen tussen voetnoten maken of koppen of padnamen in de voettekst of koptekst van het document invoegen.
De titel van een document, de naam van de auteur of de datum en plaats kunnen ook worden toegevoegd aan de voettekst of koptekst. Terwijl de titel vaak zijn plaats vindt in de koptekst, kunt u de auteur, plaats en datum in de voettekst plaatsen. U kunt beide eenvoudig bewerken door te dubbelklikken op de boven- of onderrand van de Word-pagina. Het tekstgebied wordt dan grijs gevlekt, terwijl het hoofd en de voet in zwarte letters verschijnen. De gekleurde markering van het veld gaat dan weer dicht.
Goed om te weten:Microsoft Word gebruikt alleen de andere tekstkleur om het bewerkte gebied van het inactieve gebied te markeren. In de gedrukte versie hebben de kop-, voettekst en hoofdtekst standaard dezelfde tekstkleur.
Structuur en efficiëntie: kopteksten individualiseren
Schrijf je een tekst en heb je specifieke richtlijnen voor de opmaak? Ben je zelf verantwoordelijk voor het ontwerp en wil je het document zo aantrekkelijk mogelijk maken? Door kop- en voetteksten in te stellen, kunnen lezers informatie snel begrijpen. Tegelijkertijd dient de extra opmaak als richtlijn, vooral als het tekstdocument langer is of zelfs meerdere hoofdstukken heeft.
Hoewel de kop- en voettekst in slechts enkele stappen kunnen worden ingesteld, maken voorinstellingen het gemakkelijker om de verschillende opties van het programma te gebruiken. Vooral wanneer opmaak voor veel documenten moet worden gebruikt, helpt het om de gewenste instelling op te slaan. Zo kunnen de bovenste en onderste regel voor documentsjablonen vooraf worden gedefinieerd, zodat u ze op elk moment kunt oproepen en eenvoudig kunt insluiten in een nieuw document.
Afzonderlijke woorden, zinnen of hoofdstuktitels kunnen als zogenaamde snelle delen worden opgeslagen. U kunt deze in de voettekst of koptekst invoegen met een dubbelklik in het bovenste of onderste documentgebied. Hierbij maak je ook gebruik van de Word-functie StyleRef. Met deze applicatie kunt u hoofdstukkoppen en titels aan uw tekst toevoegen als opgeslagen velden in uw snelle delen. Macro's in Word helpen ook om de bediening te vereenvoudigen: u kunt macro's gebruiken om veelgebruikte commando's of invoer met één klik op te roepen, waardoor u tijd bespaart.
Meer perspectief: duidelijke structuren in uw Word-document
Als het gaat om het coördineren van verschillende documenten of tabbladen, biedt Microsoft Word verschillende opties voor het organiseren en structureren van uw bestanden. Enerzijds heeft u bijvoorbeeld snel en gericht toegang tot recent gebruikte documenten en schakelt u zo tussen meerdere actuele bestanden. Anderzijds biedt het programma ook verschillende organisatiemogelijkheden binnen een document.
Het kan bijvoorbeeld handig zijn om de volledige bestandsnaam in de kop- of voettekst weer te geven om ervoor te zorgen dat het juiste document wordt bewerkt. Afhankelijk van hoeveel ruimte er in de lijn nodig is, kan ook de scheidingslijn naar wens worden ingesteld.
Er is ook de mogelijkheid om extra elementen aan de kop- of voettekst toe te voegen, bijvoorbeeld:
- krantenkoppen
- Hoofdstuk informatie
- Secties
Deze methode kan ook gebruikt worden om een duidelijke structuur aan te brengen. Indien nodig kunt u deze opslaan als opmaaksjabloon.
Aanpassingen maken: de kop- en voettekst instellen
Voortdurende veranderingen in de lay-out en opmaak van een document helpen om het totaalbeeld continu te verbeteren. Ook is er de mogelijkheid om kop- en voetteksten tijdens het creatieproces te bewerken: als u bijvoorbeeld besluit om achteraf alle voetnoten in uw tekst weg te laten, kan ook worden bewerkt verwijderen in een keer.
Als de lay-out wordt gewijzigd - bijvoorbeeld van staand naar liggend formaat - kan de opmaak van uw voetteksten veranderen. Geroteerde kop- en voetteksten in liggend formaat kunnen ook naar uw wensen worden gewijzigd en aangepast. Uiteindelijk moet het document aan uw verwachtingen voldoen.
Als bijvoorbeeld niet alle informatie die u in uw tekst wilt opnemen in de voettekst past, kunt u de marges voor de onderste en bovenste regel kleiner maken. Hierdoor heeft u meer ruimte voor uw informatie.
Conclusie: kop- en voetteksten in Word
Het bewerken van het documentkader biedt u een manier om brieven of andere documenten toe te wijzen aan zowel een periode als een auteur. U kunt het ook gebruiken om tekstdocumenten naar wens te individualiseren. Veldfuncties, offertes, sjablonen en inhoudsopgaven bieden een andere mogelijkheid om creatief te zijn en documenten te personaliseren. Hyperlinks maken het ook mogelijk om de documenten te vullen met nuttige informatie en ze interessanter te maken.
Voor de uitwisseling met anderen kan het ook handig zijn om de bestanden als pdf op te slaan. Zorg ervoor dat u het document vooraf reviseert, aangezien het vaak niet mogelijk is om wijzigingen aan te brengen in het voltooide PDF-formaat. Hetzelfde geldt voor geïntegreerde vertalingen, het maken van standaardbrieven en bronnenlijsten. Correcties kunnen bijvoorbeeld worden gemaakt met de functie "Zoeken & Vervangen". Dit zal u ook helpen om relevante toevoegingen toe te voegen.
Vraag en antwoord
Hoe zien snelle onderdelen eruit in Word en hoe worden ze gebruikt?
Snelle onderdelen zijn tekstelementen die in slechts enkele stappen in de kop- of voettekst kunnen worden geplaatst. Achter de bouwstenen gaan verschillende woorden of woordcombinaties schuil. U kunt bijvoorbeeld een onderwerp, de auteur van de tekst of een combinatie van getallen als snelcomponent opslaan en invoegen waar u maar wilt.
Wat is StyleRef?
StyleRef is een Word-veldfunctie waarmee gebruikers referenties in de kop- of voettekst kunnen opslaan. Hoofdstukkoppen of titels worden opgeslagen als snelle delen en kunnen naar wens in het bovenste of onderste gedeelte van uw Word-document worden ingevoegd.
