De voordelen van het converteren van Word naar PDF
Wie Word-bestanden via e-mail of andere kanalen deelt met derden, merkt dat bestanden vaak te groot zijn om te verzenden of om compatibiliteitsredenen niet door de ontvanger kunnen worden geopend. Om deze en andere problemen te voorkomen, kunnen Word-bestanden als PDF worden opgeslagen. Dit kan snel en gratis met Microsoft Word.
Wat maakt het PDF-formaat bijzonder?
De afkorting “PDF” staat voor de Engelse term “Portable Document Format”. PDF is een platformonafhankelijke bestandsindeling. Dit betekent dat zowel Mac- als Windows-pc-gebruikers eenvoudig PDF-documenten kunnen openen.
Het maakt niet uit of de pc een Microsoft-licentie heeft of niet. PDF's kunnen worden geopend met behulp van verschillende gratis programma's. Dit is precies het grote voordeel van dit bestandsformaat ten opzichte van een klassiek Word-bestand. En PDF's hebben nog andere speciale kenmerken: enerzijds kan een document in PDF-formaat niet worden gewijzigd. Aan de andere kant neemt het Portable Document Format minder opslagruimte in beslag dan een klassiek tekst- of afbeeldingsbestand.
Om compatibiliteitsproblemen te voorkomen, staat Microsoft toe dat elk Word-bestand als PDF wordt opgeslagen. U kunt het in slechts een paar eenvoudige stappen converteren naar een ruimtebesparend en onveranderlijk PDF-bestand.
Voordelen bij het verzenden - inhoud veilig en compact verzenden
De conversie van Word naar PDF is met name wenselijk wanneer een Word-document per e-mail of via een messenger-service wordt verzonden. In PDF-formaat kan uw schrijven niet opzettelijk of onopzettelijk worden gewijzigd. Vooral als u om professionele redenen een document verstuurt om contractpartners te informeren, loont het de moeite om PDF-bestanden met bladwijzers te maken. Zij zorgen ervoor dat de geadresseerde het document kan openen en lezen bij de toegewezen passage.
Een bijzonder hoogtepunt: Met Word kunt u tekstbestanden automatisch als pdf-bestanden versturen. U hoeft het bestand niet te converteren of te converteren, of zelfs Word af te sluiten. Met slechts een paar klikken wordt een e-mailvenster geopend vanuit Word. Het bestand in het nieuwe PDF-formaat wordt automatisch bijgevoegd. Bestanden van dit formaattype zijn niet alleen beveiligd tegen bewerking, ze besparen ook opslagruimte. Dit is vooral handig bij het verzenden van grotere bestanden.
Oplossing voor incompatibiliteit van hardware of software
Door een document op te slaan als pdf omzeil je slim problemen met incompatibele software of hardware. Terwijl Word-bestanden alleen kunnen worden geopend als het betaalde Office-pakket is geïnstalleerd, kunnen PDF's worden geopend vanaf elke pc met meestal gratis software. Vaak zijn dergelijke PDF-readers al standaard geïnstalleerd.
Nuttig om te weten: Niet alleen open je zonder problemen je oude Word-bestand. Ook de presentatie van de inhoud is betrouwbaar. Tekst en afbeeldingen in een PDF worden altijd origineel weergegeven, zelfs als het bestand is uitgepakt op een tablet-pc of mobiele telefoon.
Een Word-bestand opslaan als PDF - een handleiding
Er zijn verschillende mogelijkheden om een Word-tekstbestand om te zetten naar een PDF-document. Uw Office-generatie bepaalt welke u gebruikt.
Praktische invoegtoepassing voor Word 2007
Om een tekstbestand direct als PDF op te slaan in Office 2007, heeft u een extensie nodig. Dit wordt in het Engels een invoegtoepassing genoemd en kan gratis worden geïnstalleerd in Windows 2007. Daarvoor gebruikte Windows zijn eigen type cross-platform opslag: bestanden met de extensie "XPS" zijn, net als PDF-bestanden, een Windows-onafhankelijk afdrukformaat. Maar omdat steeds meer Office-gebruikers de optie van PDF-afdrukken als standaard eisten, heeft Microsoft de functie ingebouwd voor alle volgende generaties.
Word naar PDF conversie sinds Word 2010
Sinds Word 2010 kunnen Word-tekstbestanden snel en gemakkelijk worden omgezet naar PDF-bestanden. U kunt een Word-document opslaan als PDF door deze stappen te volgen:
-
Open het bestand dat u als PDF wilt opslaan.
-
Klik op "Bestand" en selecteer de optie "Opslaan als" in het vervolgkeuzemenu.
-
Klik op de pijl naast het huidige bestandstype (Word-document .docx).
-
Wijzig het bestandstype in PDF met de extensie .pdf.
-
Wijzig indien nodig de documentnaam.
-
Klik op "Opslaan".
U keert automatisch terug naar uw oorspronkelijke Word-document. U vindt het nieuw gemaakte PDF-bestand in dezelfde map en onder dezelfde naam.
Print Word-document als PDF en krijg meer functies
Een andere manier is om af te drukken als PDF. U gebruikt hier geen echte printer en u produceert ook geen gedrukt product. De instelling “Afdrukken als PDF” maakt alleen een PDF aan. Ga hiervoor als volgt te werk:
-
Open het doeldocument dat u als PDF wilt afdrukken.
-
Klik op "Bestand" en selecteer "Afdrukken" in het menu aan de linkerkant.
-
Wijzig de instellingen onder "Printer" naar "Microsoft Afdrukken naar PDF".
-
Breng indien nodig wijzigingen aan via de knop "Instellingen" of onder "Pagina-instelling".
-
Klik linksboven op de knop "Afdrukken".
-
Selecteer in het nieuwe dialoogvenster de bestandsnaam en opslaglocatie van de PDF en bevestig met "Opslaan".
Maar wat is het verschil tussen "Opslaan als PDF" en "Afdrukken als PDF"? Als u een document als PDF afdrukt, kunt u - in tegenstelling tot eenvoudig opslaan - uitgebreide instellingen maken: u kunt bijvoorbeeld alleen bepaalde delen van de pagina afdrukken, de breedte van de marges wijzigen of dubbelzijdig afdrukken of afdrukken in kleur instellen. Onder "Pagina-instelling" vindt u verdere afdrukmogelijkheden.
tip: Vooral als je van plan bent een flyer of iets dergelijks te ontwerpen met Adobe, is het raadzaam om de printer te gebruiken. U kunt hier een hogere kwaliteit instellen zodat de PDF ook probleemloos kan fungeren als definitief artwork voor een gedrukt product.
Via “Afdrukken als PDF” kunt u naast de standaardinstelling een betalende PDF-printer instellen, zoals de Adobe PDF-printer. Dit maakt afdrukken met een betere resolutie mogelijk of bevat verdere individuele opties.
Sla Word-bestanden op als PDF en deel inhoud zonder risico
Word komt met een veelheid aan functies met betrekking tot tekstontwerp. Zorg voor duidelijkheid en professionaliteit met een inhoudsopgave, datum of paginanummers in de kop- en voettekst. Met macro's, veldfuncties, sjablonen en de functies "Revise" of "Set up" kunt u uw documenten uniformer en professioneler maken. Daarnaast zorg je enerzijds voor een betere tekstkwaliteit door het plaatsen van citaten of hyperlinks en anderzijds met de functies voor vertalen of zoeken en vervangen in Word.
Door Word-bestanden op te slaan als PDF, voorkom je niet alleen problemen bij het openen of weergeven met andere software of hardware. Ook kunnen ongewenste wijzigingen in gedeelde documenten worden voorkomen. Het delen van PDF's is ook veiliger en neemt aanzienlijk minder opslagruimte in beslag.
FAQ
Hoe kan ik Word-documenten opslaan als PDF?
Er zijn twee manieren om een Word-document als PDF op te slaan. Ga naar "Start" op "Opslaan als" en wijzig het bestandsformaat in "PDF" of u kunt het bestand afdrukken als PDF. Door te printen als pdf-bestand kunt u uitgebreide aanvullende instellingen maken en de opslaglocatie of bestandsnaam aanpassen.
Wat is het nut van het opslaan van een Word-document als PDF?
In tegenstelling tot het Word-bestand kan een PDF zonder fouten worden geopend en weergegeven, ongeacht de gebruikte software of hardware. Bovendien is uw tekst als pdf veilig voor bedoelde en onbedoelde wijzigingen door de ontvanger. Bovendien nemen pdf's bij het verzenden minder opslagruimte in beslag dan Word-bestanden.
