Op deze manier kunt u een individuele weergave maken voor cijfer-lettercombinaties in uw Excel-cellen
Stel individuele getalnotaties in Excel in - voorbeeld: artikelnummer
Een tabel bevat een uitgebreide lijst met artikelgegevens. In de eerste kolom staat een artikelnummer als zescijferig nummer.
Door een wijziging in het voorraadbeheer moet elk artikelnummer worden voorafgegaan door een identieke lettercode. De letters en altijd drie cijfers moeten ook worden gescheiden door punten. Dus 123456 wordt ABC.123.456.
U kunt dit probleem in een oogwenk oplossen met een door de gebruiker gedefinieerde getalnotatie. Ga hiervoor als volgt te werk:
- Selecteer de cellen die de onderdeelnummers bevatten die moeten worden geconverteerd. Gebruik vervolgens de toetscombinatie CTRL 1 om het dialoogvenster FORMAT CELLS op te roepen. Dit werkt in alle versies van Excel.
- Activeer het tabblad BETALEN.
- Klik onder CATEGORIE op GEBRUIKER GEDEFINIEERD in het dialoogvenster.
- Voer vervolgens de volgende opmaakinstructie in het veld TYPE in: "ABC."###"."###
- Bevestig deze door de gebruiker gedefinieerde opmaak met de knop OK.
De nummers verschijnen dan in uw tabel in de gewenste vorm. De afbeelding rechts toont de artikelnummers in het standaardformaat en met de beschreven gebruikergedefinieerde opmaak.
Houd er rekening mee dat aangepaste opmaak de tekst en punten niet echt aan de getallen toevoegt. Deze worden alleen weergegeven met behoud van het originele nummer in de cel.
Het voordeel hiervan is dat je getallen kunt gebruiken voor berekeningen, die niet meer zouden werken als ze naar tekst zouden worden omgezet.
Hoe de inhoud te converteren met behulp van tabelfuncties
In het geval dat de letters en punten daadwerkelijk in de cel zouden moeten verschijnen, is er geen manier om ze naar tekst te converteren. Ga hiervoor als volgt te werk:
Voeg een hulpkolom toe naast de kolom met de artikelnummers. Hierin worden de artikelnummers met een formule van tekst en punten voorzien.
Als het eerste getal in cel A2 staat en C de hulpkolom is, voert u de volgende formule in cel C2 in:
= "ABC." & LINKS (A2; 3) & "." & RECHTS (A2; 3)
Deze formule toont de artikelnummers in de gewenste vorm in de tabel, dit heeft echter als nadeel dat de numerieke waarden verloren gaan waardoor je er geen berekeningen meer mee kunt uitvoeren.
In de figuur hiernaast ziet u het gebruik van de formule voor het genereren van de artikelnummers in de voorbeeldtabel.
Kopieer de formule voldoende ver naar beneden in de hulpkolom. Kopieer vervolgens de hulpkolom naar het klembord en voeg deze opnieuw in met de opdracht INHOUD Plakken met de optie VALUES.
De formules worden vervangen door de daadwerkelijke artikelnummers. U kunt de kolom met de oude artikelnummers verwijderen als u deze niet meer nodig heeft.
Tweede voorbeeld: Succesvolle opmaak van creditcardnummers in Excel
Helaas biedt Excel geen geïntegreerd formaat voor de juiste weergave van creditcardnummers. Aangepaste opmaak levert ook niet het gewenste resultaat op. Het gewenste resultaat bereik je met een formule in een hulpcel.
Creditcardnummers hebben zestien cijfers en worden vaak weergegeven in blokken van vier in de volgende vorm. 1234 1234 1234 1234
Spontaan moet de gewenste weergave eenvoudig te implementeren zijn met behulp van de volgende door de gebruiker gedefinieerde getalnotatie.
Dit formaat resulteert in het weergeven van de blokken in de tabel. Het laatste cijfer wordt echter vervangen door een nul. De afbeelding rechts laat zien hoe dit eruit ziet.
De reden voor de nul is dat Excel maximaal 15 significante cijfers verwerkt. Excel zal dus altijd het laatste cijfer op nul zetten, zolang u het creditcardnummer maar als nummer invoert.
U moet daarom creditcardnummers als tekst invoeren. U kunt dit doen met een voorafgaande apostrof of door vooraf het tekstformaat toe te wijzen
Dit lost natuurlijk niet het probleem op van het weergeven van de creditcardnummers als blokken van vier. Helaas kunt u geen getalnotatie toewijzen aan tekstwaarden.
De oplossing is ook hier om een extra kolom in te voegen waarin u een formule kunt gebruiken om de gewenste weergave uit te voeren.
Als u bijvoorbeeld het creditcardnummer in cel B1 hebt ingevoerd, kunt u de volgende formule in cel C1 gebruiken om het in blokken van vier weer te geven:
= LINKS (B1; 4) & "" & DEEL (B1; 5; 4) & "" & DEEL (B1; 9; 4) & "" & RECHTS (B1; 4)
De afbeelding rechts toont het gebruik van deze formule in een voorbeeldtabel.
