Distributielijsten zijn een praktische voorziening in Outlook: Als u regelmatig mail verstuurt naar dezelfde groep ontvangers, bijvoorbeeld de leden van uw werkgroep, een team of zelfs de leden van een club, is het raadzaam om de Grup te gebruiken.
Definieer eenvoudig een distributielijst die bijvoorbeeld alle e-mailadressen van uw werkgroep bevat - dan hoeft u in de toekomst alleen de distributielijst in het veld Aan van een e-mail in te voeren, Outlook zal deze aanduiding dan automatisch vervangen door de bijbehorende e-mailadressen wanneer de e-mail wordt verzonden.
Als u de e-mail naar andere geadresseerden wilt sturen, voegt u eenvoudig hun adressen toe (gescheiden door puntkomma's of komma's) achter de naam van de distributielijst.
Aandacht: Distributielijsten kunnen ook gebruikt worden in het CC of BCC veld van een mail.
Een nieuwe distributielijst maken
Zo maakt u een distributielijst in uw Outlook met een groep contactpersonen, bijvoorbeeld met alle leden van een projectteam of met al uw klanten:
1. Open de map/adresboek van Outlook-contactpersonen.
2. In Outlook tot versie 2007, bel Bestand → Nieuw → Distributielijst of druk op CTRL + SHIFT + L. Klik in Outlook 2010 op het tabblad beginnen op de knop Nieuwe contactgroep (de sneltoets werkt ook).
3. Voer in het veld "Achternaam" een naam voor de lijst, bijvoorbeeld "Klanten", "Klant xyz", "Werkgroep"; "Project X".
Houd er rekening mee dat: Als er al een distributielijst met deze naam in het adresboek staat, geeft Outlook geen waarschuwing weer, maar maakt een tweede lijst met dezelfde naam aan.
4. Klik op "Selecteer leden"(Of in Outlook 2010 Leden selecteren → Van Outlook-contacten) om contacten uit het digitale adresboek toe te voegen aan de distributielijst. Selecteer de contacten met een dubbelklik en sluit het selectievenster met Oke. Als je adressen wilt toevoegen van mensen die niet in het adresboek staan, klik dan in Outlook tot 2007 nieuwe toevoegen en typ de adressen in; klik in Outlook 2010 op Leden toevoegen → Nieuw e-mailcontact. Voer de gegevens in en bepaal of de contactpersoon moet worden toegevoegd aan het adresboek.
5. Zodra u alle adressen heeft ingevoerd, klikt u op "Opslaan en afsluiten".
Je kunt de distributielijst nu vinden in de map Contacten - je kunt hem daar herkennen aan de naam en het pictogram met de twee gestileerde koppen.
Een e-mail verzenden naar een distributielijst
Zodra de distributielijst is ingesteld, stuurt u als volgt een bericht naar alle adressen op de lijst:
1. Schrijf een nieuw bericht inclusief het onderwerp. Klik vervolgens op de knop Aan. Als de adressen niet in het veld staan Bij moet worden ingevoegd, klik op Cc respectievelijk. Bcc (dan zien de ontvangers de andere adressen niet).
2. Selecteer de distributielijst uit de map Contacten met een dubbelklik en sluit het dialoogvenster met "OK".
3. Als het bericht naar andere geadresseerden moet gaan, voeg dan gewoon hun adressen toe (gescheiden door puntkomma's of komma's) achter de naam van de distributielijst.
Pas als u de e-mail verstuurt, vervangt Outlook de naam van de distributielijst door de e-mailadressen die erop staan.
Distributielijsten bewerken en wijzigen
Zo nu en dan is het nodig om verdere e-mailadressen aan een distributielijst toe te voegen of bestaande adressen te verwijderen. Ga als volgt te werk om een distributielijst te bewerken.
1. Open de map Contactpersonen.
2. Dubbelklik op de naam van de gewenste distributielijst (u herkent de distributielijsten aan het icoon met twee gestileerde koppen).
3. Breng de gewenste wijzigingen aan: Om contacten uit het adresboek toe te voegen, klikt u op "Selecteer leden", om nieuwe adressen in te voeren, klikt u op "Nieuwe toevoegen". Adressen die niet meer nodig zijn, kunt u met "Verwijderen" verwijderen.
4. Als u klaar bent, klikt u op "Opslaan en sluiten".
Als u een van de adressen wilt bewerken, opent u deze in de map Contacten en bewerkt u de contactpersoon. Outlook haalt de mailadressen uit het adresboek.
Alleen als er geen corresponderend contact is, neemt Outlook het via "Nieuwe toevoegen" ingevoerde adres over, dat u niet kunt wijzigen in de distributielijst.
