Presentaties delen: inhoud exporteren naar PowerPoint

Presentaties doorgeven met video en audio

Of je nu een presentatie nodig hebt voor een klantafspraak of de presentatie achteraf beschikbaar wilt stellen aan de deelnemers van je online training: Als je een PowerPoint-presentatie doorgeeft, moet je ervoor zorgen dat je de presentatie correct exporteert, zodat alle audio ook beschikbaar - en videobestanden worden gedeeld. Het zou immers vervelend zijn als uw presentatie kritische elementen zou missen.

Zodat u er niet eens over hoeft na te denken of alle elementen daadwerkelijk in de overdracht zijn opgenomen of dat uw presentatie kan worden afgespeeld op een computer van derden waarop Microsoft PowerPoint helemaal niet geïnstalleerd mag zijn - bijvoorbeeld op een Mac - je kunt voorbereiden. Er zijn verschillende opties, afhankelijk van of je met een oudere versie van PowerPoint of Microsoft 365 werkt.

Hoe nieuwer uw versie van PowerPoint, hoe handiger het is om bestanden te delen

Bij oudere PowerPoint-versies moeten de multimedia-elementen ook in een presentatie worden opgeslagen en ook worden doorgegeven. Hiervoor moet er een koppeling worden gemaakt tussen de presentatie en de map met de video- of audio-elementen. De elementen kunnen echter ook met slechts een paar klikken in de presentatie worden ingesloten, zodat ze niet apart hoeven te worden verzonden.

Het is gemakkelijker met de nieuwere PowerPoint-presentaties. Gebruik je bijvoorbeeld PowerPoint via Microsoft 365, dan kun je je presentaties opslaan in de cloud. Daar kunt u het op elk moment opnieuw oproepen en met anderen delen - inclusief alle multimedia-elementen. Naast het Microsoft 365 abonnement is hiervoor alleen internettoegang nodig.

Hoe u uw PowerPoint-presentatie kunt exporteren met audio en video in nieuwere PPT-versies

Om een PowerPoint-presentatie in de 2016-versie te exporteren, gaat u naar het menu-item Bestand. Hieronder vind je het punt in de balk die aan de linkerkant opent Exporteren. U krijgt dan verschillende versies voorgeschoteld waarin u uw presentatie kunt omzetten.

PDF / XPS-document maken:

Met deze optie kunt u afzonderlijke dia's of het hele bestand naar een PDF converteren en opslaan. In de opties heb je de mogelijkheid om het document PDF/A-compatibel op te slaan. Op deze manier kan het door elke PDF-viewer worden geopend. Het document maken:

1. Klik op de knop PDF / XPS-document maken.

2. Voer een bestandsnaam in voor uw presentatie.

3. Zorg ervoor dat u het PDF-formaat hebt geselecteerd.

4. Schakel het selectievakje Bestand openen na publicatie in of uit, afhankelijk van wat uw voorkeur heeft.

5. Kies Standaard (online publiceren en printen) als uw document in hoge resolutie vereist is.

6. Selecteer Minimumgrootte (Online Publishing) als een kleinere bestandsgrootte belangrijker is dan de afdrukkwaliteit.

7. Klik op Opties om de details op te geven, zoals de pagina's die moeten worden afgedrukt, het afdrukken van markeringen of de uitvoeropties.

8. Klik vervolgens op OK en vervolgens op Publiceren.

Pakket diavoorstelling voor CD:

Niet alleen voor cd's, maar ook voor USB-sticks kunnen presentaties dienovereenkomstig worden verpakt. Een of meer presentaties en andere gewenste bestanden worden gecombineerd en op een cd gebrand. Als de bestanden in een map zijn opgeslagen, kunnen ze van daaruit naar de USB-stick worden gekopieerd.

Hand-out maken:

Een andere exportfunctie is het maken van hand-outs, die bestaan uit dia's met uw aantekeningen. Als u deze optie selecteert, wordt een zijpaneel geopend waarin u de lay-out van de notities en dia's kunt instellen. PowerPoint maakt vervolgens een Word-bestand naar keuze aan waarin u vervolgens verder kunt werken.

Bestandstype wijzigen:

Onder deze optie heb je verschillende opties. U kunt bijvoorbeeld de indeling van uw presentatie wijzigen in de oude PowerPoint 97-2003-indeling. U kunt ook het OpenDocument-formaat selecteren als uw presentatie geschikt moet zijn voor OpenOffice. Een conversie naar JPEG.webp- of PNG-afbeeldingen is ook mogelijk met de knop Bestandstype wijzigen. Als u Opslaan als een ander bestandstype selecteert en vervolgens op Opslaan als klikt, kunt u afzonderlijke dia's ook converteren naar andere formaten zoals GIF.webp, BMP.webp, WMF, EMF of TIFF.

Video maken:

Video's worden regelmatig opgeslagen in MP4-indeling. Als alternatief kan ook het WMV-formaat worden geselecteerd. Alle multimedia-elementen, animaties en tijdlijnen worden meegenomen in de export. Als het gaat om de beeldkwaliteit, kunt u kiezen tussen:

• Standaard = 640x480 pixels
• HD = 960x720 pixels
• Full HD = 1400x1080 pixels
• Ultra HD = 2880x2160 pixels

Maar wees voorzichtig: hoe hoger de resolutie, hoe groter het geëxporteerde bestand. Als u uw presentatie bijvoorbeeld via e-mail wilt verzenden, moet u er rekening mee houden dat veel e-mailprogramma's alleen bijlagen tot een bepaalde grootte verzenden. Ga via een provider zoals WeTransfer om grotere bijlagen te verzenden.

Het omzetten van een PowerPoint-presentatie naar video bevrijdt u van de taak om uit te zoeken welke versie van PowerPoint de ontvanger(s) gebruiken. Want een presentatie die als video in WMV-formaat beschikbaar is, kan op elke Windows-computer met een bijbehorende videospeler worden afgespeeld. En dit kan snel worden geïnstalleerd als het er nog niet is.

PowerPoint-presentaties in de cloud: eenvoudig en praktisch

Met de nieuwe PowerPoint-variant, die onderdeel uitmaakt van het Microsoft 365-abonnement, wordt het delen van PowerPoint-bestanden die video- of audio-elementen bevatten een stuk eenvoudiger. Ten slotte slaat Microsoft de gemaakte PowerPoint op in de cloud, waartoe iedereen dan toegang heeft. Het enige wat u hoeft te doen is de presentatie met andere mensen te delen of het pad naar uw cloud te e-mailen.

Anderen kunnen de PowerPoint-presentatie ook bekijken als ze zelf geen Microsoft 365-klant zijn. Het is niet nodig om extra mappen aan te maken, te koppelen of te kopiëren. Nog een voordeel: de presentatie kan niet alleen door andere mensen worden bekeken, maar ook worden bewerkt. Dit kan in realtime, zodat je met meerdere mensen tegelijk aan een PowerPoint-presentatie kunt werken.

Als je de cloudversie van PowerPoint niet hebt, kun je je presentaties delen op een USB-stick of cd, of ze gewoon per e-mail verzenden. Als je met oudere versies van PowerPoint werkt, hebben we een paar tips voor je opgesteld.

Presentaties verzenden in PowerPoint-versies tot 2007

Bij oudere PowerPoint-versies werkt de overdracht iets anders. In PowerPoint-versies tot 2007 worden alle multimediabestanden (met uitzondering van kleine WAV-bestanden) alleen aan de presentatie gekoppeld. Wanneer u ze doorstuurt, moet u ervoor zorgen dat deze links nog steeds werken op andere computers door alle gekoppelde bestanden te verzenden.

Ook al klinkt PowerPoint 2007 als het verleden: veel particulieren en gebruikers van oudere computers gebruiken nog steeds deze oudere PowerPoint-versies, daarom is het zinvol om bekend te zijn met de functies en opties.

Versieverschillen en voorbereidingen

In alle oudere versies maakt u uw werk gemakkelijker door voordat u aan de presentatie begint een map aan te maken waarin u naast de presentatie alle multimediabestanden kunt kopiëren voordat u ze in de presentatie invoegt.

Relatieve paden worden gemaakt voor de links waarin de werkelijke padnaam (station \ map \ submap) niet is opgeslagen en die nog steeds werken op andere computers. Zo weet je zeker dat alle multimedia-elementen van je presentatie kunnen worden afgespeeld en gaat er niets verloren.

Bestanden automatisch inpakken voor CD

De functie Pack for CD is beschikbaar vanaf PowerPoint 2003. Hiermee kunnen presentaties worden gedeeld zonder dat multimediabestanden in een aparte map moeten worden opgeslagen en gekoppeld. Bij het inpakken voor cd worden de bestanden in de presentatie ingesloten en ook automatisch geëxporteerd. Tegenwoordig is het gebruikelijker om het op een USB-stick door te geven dan op een cd - het is nog makkelijker via e-mail of een cloudlink.

Gegevens handmatig compileren

• Een verpakking voor cd is handig als u links automatisch wilt laten corrigeren. Als alle bestanden in een map zijn verzameld, kunt u de inhoud van de map zonder deze functie op cd branden.
• Als u de presentatie op een USB-stick wilt doorgeven, zet u deze eerst in elkaar op uw harde schijf en kopieert u deze vervolgens. Rechtstreeks opslaan op mobiele datadragers is foutgevoelig.
• Zip-bestanden die via e-mail worden verzonden om ervoor te zorgen dat ze bij elkaar blijven.
• Test de cd of usb-stick op een andere computer voordat je iets doorgeeft of reproduceert.
• Je kunt je presentatie ook cachen in je persoonlijke Dropbox of op een andere cloudservice en deze delen met specifieke mensen. U heeft dan alleen toegang tot de presentatie, maar niet tot uw overige inhoud.

Selecteer het juiste bestandsformaat en vergroot de gegevensgrootte

Als het insluiten van de bestanden niet werkt, kan het zijn dat bijvoorbeeld het verkeerde bestandsformaat is geselecteerd. Een geluid moet worden opgeslagen als een wav-bestand en niet als een wmv-bestand. De gegevensgrootte voor wav-bestanden kan ook worden vergroot in de PowerPoint-opties onder Geavanceerd en Opslaan. Zo kunnen nog grotere bestanden in de presentatie worden ingebed, die dan niet meer meegestuurd hoeven te worden.

Voor nieuwere PowerPoint-presentaties vanaf 2016 bestaat de mogelijkheid om niet alleen presentaties met de juiste links op te slaan. U heeft verschillende mogelijkheden om presentaties te delen, namelijk:

• Als pdf: De dia's kunnen vervolgens worden geopend met een PDF-viewer die vrijwel elke computer heeft
• Als afzonderlijke dia's: Afzonderlijke dia's kunnen als afbeeldingen worden opgeslagen. Alleen multimedia-elementen in deze dia's kunnen dan niet worden afgespeeld.
• Als filmpje: PowerPoint-presentaties kunnen worden geëxporteerd als video of film.

PowerPoint-presentaties als video doorgeven: zo werkt het

Voor de oudere PowerPoint-versie uit 2010 kunt u onze instructies gebruiken om een video te maken van uw presentatie.

Een audiobestand voor een dia invoegen

1. Schakel over naar de dia waarvan u een muzikale achtergrond wilt hebben.

2. Klik op het tabblad Invoegen in de groep Media op Audio.

3. Kies Audio uit bestand.

4. Ga naar de map die het muziekbestand bevat en selecteer het gewenste muziekbestand.

5. Voltooi de selectie door op de knop Invoegen te klikken.

6. PowerPoint plaatst een luidsprekersymbool op de dia voor het ingevoegde audiobestand.

TIP: Als u niet zeker weet welk audiobestand het juiste is, klikt u met de rechtermuisknop op het bestand in het dialoogvenster Audio invoegen en klikt u op Afspelen in het contextmenu. Op deze manier kunt u zonder enige twijfel beslissen over het juiste audiobestand.

Configureer het afspelen van het audiobestand

Sleep het luidsprekerpictogram naast de dia en laat deze gemarkeerd.

Vouw het tabblad Audiohulpmiddelen / Afspelen uit.

Klik in de groep Audio-opties op Automatisch in de lijst rechts van Start, zodat de muziek automatisch wordt afgespeeld wanneer de dia wordt weergegeven.

Voeg een muziekstuk toe voor de hele presentatie

Als het audiobestand als achtergrondmuziek voor de hele presentatie moet dienen, gaat u als volgt te werk:

Ga naar de eerste dia in de presentatie.

Plaats het audiobestand zoals hierboven beschreven.

Selecteer deze keer op het tabblad Audiohulpmiddelen / Afspelen de optie Over dia's afspelen in de lijst rechts van Start.

BELANGRIJK: Als je de presentatie vervolgens omzet naar video, moet het muziekstuk dezelfde duur hebben als de presentatie.

Het inschakelen van het selectievakje "Eindig afspelen" voor een korter audiobestand helpt niet, omdat de herhaling niet werkt in de video.

Conclusie: Zo geef je je PowerPoint-presentaties met alle multimedia-elementen door

Om een presentatie door te geven met alle video- en audio-elementen die erin zitten, heb je verschillende opties, afhankelijk van de PowerPoint-versie. Waar je in de oudere PowerPoint-versies ook de gebruikte multimedia-elementen moet opslaan en koppelingen moet instellen, kun je in de nieuwere versies eenvoudig het hele bestand exporteren. Alle elementen uit de presentatie worden meegenomen.

Bij het exporteren van presentaties hebt u verschillende opties en kunt u ze exporteren als PDF, video of afzonderlijke afbeeldingen. Overzetten naar een cd of een USB-stick gaat probleemloos sinds PowerPoint-versie 2003.

Het overbrengen van de presentatie is praktisch en eenvoudig met het cloudgebaseerde Microsoft 365. Daar kunnen PowerPoint-presentaties online worden opgeslagen en kunnen andere gebruikers deze via een link openen. Het is zelfs mogelijk om samen een presentatie te bewerken. Waardevolle video- en geluidselementen gaan niet verloren in de cloudversie.