Woordcompatibiliteit: 4 tips en trucs

U doet dit als Office-versies niet compatibel zijn

Praktische computerprogramma's hebben de digitale wereld van werk en privé aanzienlijk vereenvoudigd. Vooral het Microsoft tekstverwerkingsprogramma Word. De regelmatige doorontwikkeling van deze software brengt niet alleen nieuwe praktische functies met zich mee, maar vaak ook compatibiliteitsproblemen. Maar wat zijn ze en hoe kun je ze ontmoeten?

1. Compatibiliteit met Word-versies: wat betekent dat?

Het softwarebedrijf Microsoft brengt met regelmatige tussenpozen nieuwe Office-pakketten uit. Dit is een verzameling software die veel op kantoor wordt gebruikt. U kunt licenties verkrijgen om de nieuwste versie te gebruiken door de bijgewerkte versies aan te schaffen. Standaard bevat zo'n pakket het tekstverwerkingsprogramma Word, de presentatiesoftware PowerPoint en het spreadsheetprogramma Excel.

Sinds de originele Word 2000-versie heeft Microsoft Word XP, 2003, 2007, 2010, 2013, 2016 en 2022-2023 uitgebracht. De innovaties zorgen ervoor dat de bediening elke keer gemakkelijker is, zij het met andere details. Een andere belangrijke wijziging betreft de conversie van het bestandsformaat van Word 2003 naar Word 2007 naar een op XML gebaseerd bestandsformaat. XML staat voor "Extensible Markup Language" - in het Duits betekent het zoiets als "uitbreidbare machineleesbare taal voor tekstproductie". Met andere woorden: het is een taal die zowel Word als uw pc begrijpen.

Deze wijzigingen betekenen niet alleen een wijziging voor de gebruiker, maar brengen ook problemen met de compatibiliteit met Word met zich mee. Maar wat gebeurt er precies als je een verouderd of nieuwer Word-bestand opent en hoe kunnen de problemen worden opgelost?

2. Wat gebeurt er als ik incompatibele versies van Word open?

Er zijn twee redenen waarom het te openen Word-bestand niet compatibel is met de Office-versie die op uw pc is geïnstalleerd: U gebruikt een oudere versie van Word op uw pc of het ontvangen document is gemaakt in een eerdere versie. De resulterende problemen zijn altijd vergelijkbaar.

Als u een oudere versie gebruikt, zult u waarschijnlijk problemen ondervinden bij het openen van het bestand en worden sommige functies niet correct of helemaal niet weergegeven. Aan de andere kant, als u een nieuwere versie van Word gebruikt dan de auteur van het Word-document, is het mogelijk dat wijzigingen die u hebt aangebracht - met de nieuwere Word-versie - niet of onjuist worden weergegeven.

Als u van plan bent documenten uit te wisselen met collega's of vrienden, raden we u aan ze op te slaan in een compatibel bestandsformaat of in de compatibiliteitsmodus te werken. Dit betekent dat het Word-document in een zodanig formaat wordt opgeslagen dat het zonder problemen door verschillende programmaversies kan worden geopend.

Probleem met bestandsformaten: DOC of DOCX?

De meest problematische zijn nieuwere Word-documenten die moeten worden geopend met de oudere programmaversies Word 2000, Word XP of 2003. Omdat alle versies jonger dan 2003 worden opgeslagen in een geoptimaliseerd bestandsformaat. In plaats van een bestand met de extensie .doc maken Word 2007, 2010, 2016 en 2022-2023 bestanden aan die eindigen op .docx.

Hierachter zit een wijziging in de manier waarop een tekstbestand wordt opgeslagen. Een .docx-bestand slaat onder andere afbeeldingen en tekst op in de vorm van XML-gegevens en comprimeert ze vervolgens, vergelijkbaar met een ZIP-map.

Word pakt de inhoud alleen uit wanneer u dergelijke documenten opent. Hierdoor is er minder opslagruimte nodig - en gaat bijvoorbeeld het versturen per e-mail makkelijker. Als u echter een oudere versie van Word op uw computer hebt geïnstalleerd, kunt u deze nieuwe indeling niet openen en heeft u dus geen toegang tot de tekst- en afbeeldingsinhoud.

Verschillende functies en opmaak: wat wordt toegevoegd, wat gaat verloren?

Daarnaast verschillen de verschillende versies van Word qua functionaliteit en stijl. Zo zijn er sinds Word 2010 uitgebreide nummeringsformaten en sinds 2016 kunnen gebruikers opmerkingen in het document als voltooid markeren.

Als u een oudere versie gebruikt, kunnen incompatibiliteiten niet worden vermeden. Uw Word-programma interpreteert bepaalde elementen zoals lettertypen verkeerd en geeft deze mogelijk helemaal niet weer. Hieronder volgt een overzicht van de verdere ontwikkeling van functies in Word sinds 1997:

functie	97-2003	2007	2010	2013 + 2016	2019
formules
Grote en kleine lettertypen
Uitgebreide nummeringsformaten
Opmerkingen kunnen als voltooid worden gemarkeerd
Bekijk wijzigingen die zijn aangebracht door co-auteurs in realtime

Dit is slechts een deel van de functies die van Office generatie op generatie zijn toegevoegd. Office2022-2023 heeft veel andere instellingen die bijvoorbeeld een grotere toegankelijkheid mogelijk maken.

Er zijn echter niet alleen opties toegevoegd, ook zijn elementen uit de vorige versies verloren gegaan. Als je de oude functies wilt blijven gebruiken en geleidelijk wilt wennen aan de nieuwe Office-versies, is het de moeite waard om je toevlucht te nemen tot speciale trucs waarmee je vervelende setup-dialoogvensters kunt vermijden.

3. Hoe kom ik erachter of mijn document compatibel is met anderen?

Om de compatibiliteit van een document met andere versies van Microsoft Office te garanderen tijdens het schrijven van een tekst, wordt een compatibiliteitscontrole aanbevolen. Bovenal krijgt u informatie over of de gebruikte functies in oudere versies worden ondersteund:

U controleert de compatibiliteit door de volgende vier stappen:

Klik op het tabblad "Bestand" en selecteer de knop "Informatie".

Selecteer "Controleren op problemen".

Selecteer "Controleer compatibiliteit" in het vervolgkeuzemenu en zoek indien nodig naar de bijbehorende Office-versie onder "Selecteer de weer te geven versie".

Bestaande compatibiliteitsproblemen worden vermeld in het venster "Samenvatting".

Als u hier onverenigbaarheden te zien krijgt, heeft u de mogelijkheid om de bijbehorende functies te vervangen door diegene die ook in oudere versies worden weergegeven. Voer voor de zekerheid de test opnieuw uit totdat u het gewenste resultaat bereikt.

4. Wat is de oplossing als de Office-versies niet compatibel zijn?

Naast de mogelijkheid om individuele onverenigbaarheden te corrigeren, zijn er ook elegantere oplossingen voor compatibele Word-bestanden. Ook bij het maken van documenten kunt u letten op compatibiliteit met eerdere versies. Soms is het echter nodig om een extra programma te downloaden.

Compatibiliteitspakket voor Microsoft Office 2000, XP en 2003

Voor gebruikers van Microsoft Office 2000, XP of 2003 is het zogenaamde "Compatibility Pack" vereist. Zoals eerder vermeld, zijn er sinds Word 2007 verschillende bestandsindelingen. Om .docx-bestanden met oudere Office-versies te openen, is een aanvullend pakket vereist.

Er zijn vergelijkbare converters waarmee u oude Works-bestanden in Word kunt openen. Qua functionaliteit lijken dergelijke conversietoepassingen erg op elkaar. U importeert een tekstbestand en krijgt het als uitvoer in het doelformaat. Hoewel het openen van .docx-tekstbestanden met het "Compatibility Pack" betrouwbaar werkt, worden de afbeeldingen en tekst van .docx-bestanden soms onjuist weergegeven. Dit gebeurt ook wanneer u een .doc-tekstbestand opslaat en bewerkt in Word 2007 of later.

Gerichte opslag in het juiste formaat: zo werkt het

Met het "Compatibility Pack" heb je een converter waarmee je toegang hebt tot .docx-documenten. Als u daarentegen een nieuwere versie van Word gebruikt, kunt u problemen ondervinden bij het openen van .doc-bestanden. Een .doc-bestand kan met slechts een paar klikken in .docx-indeling worden opgeslagen:

Klik op het tabblad Bestand.

Selecteer "Opslaan als".

Selecteer .docx in plaats van .doc-bestand in het vervolgkeuzemenu.

Klik op de knop "Opslaan".

Word-documenten maken voor oudere versies

Als u daarentegen geen co-auteur bent, maar een Word-document maakt en dit vervolgens deelt met gebruikers van softwareversies ouder dan 2007, heeft u de mogelijkheid om compatibiliteit vast te stellen voordat u het verzendt. U kunt dit doen door bij het opslaan "Word 97-2003" te selecteren. Ga als volgt stap voor stap te werk:

1. Ga naar "Bestand" in het systeemvak.

2. Klik op Opslaan als".

   

3. Kies "Word 97-2003" in plaats van .docx.

   

4. Bevestig uw invoer door op "Opslaan" te klikken.

U heeft niet alleen de keuze uit de twee beschreven bestandsformaten, maar kunt ook kiezen uit:

• Word-document (.docx)
• Word XML-document (.xml)
• XPS-document (.xps)
• Word 97-2003-document (.doc)
• Bestandsextensie in Microsoft Word (.docm)

Hiermee kun je handmatig bepalen in welk bestandsformaat je een tekstdocument opslaat en deelt in Word.

De compatibiliteitsmodus: Word neemt de aanpassing van de functies voor u over

Word heeft echter ook de compatibiliteitsmodus. Deze modus zorgt automatisch voor compatibiliteit bij het openen van documenten die in eerdere versies van Word zijn gemaakt. Omdat in de compatibiliteitsmodus geen van de uitgebreide en geoptimaliseerde functies beschikbaar zijn tijdens het bewerken onder de nieuwe Office-versie.

Mensen die samenwerken aan een document maar verschillende Office-versies gebruiken, hebben daarom alleen toegang tot functies die ook onder de oudste versie beschikbaar zijn. Het formaat blijft ook ongewijzigd bij het bewerken van een Word-document met een andere generatie Office.

De compatibiliteitsmodus wordt meestal weergegeven in de titelbalk rechts van de documenttitel. Eenmaal geactiveerd, hoeft u zich geen zorgen te maken of uw Word-bestand na bewerking nog steeds compatibel is met de versies van de co-auteurs. Word coördineert de verschillende versies van Word voor je.

Conclusie: Compatibiliteitsproblemen oplossen met de juiste achtergrondkennis

Met Microsoft Word is het niet alleen handig om te weten hoe u Word kunt personaliseren, uw eigen documenten kunt beveiligen of Word-invoegtoepassingen kunt activeren. De compatibiliteit van Word-versies kan ook een hindernis zijn die u kunt overwinnen met de juiste kennis van praktische stappen.

Dit maakt het gemakkelijker om gegevens uit te wisselen met zowel collega's als vrienden die verschillende Office-versies gebruiken. Naast de compatibiliteitsmodus kunt u ook handmatige instellingsopties in Word gebruiken om de gebruikte functies en bestandsindelingen onafhankelijk te beheren.

Vraag en antwoord

Wat is een compatibiliteitsprobleem in Word?

Wanneer mensen - werk of privé - samenwerken aan een tekstdocument maar niet dezelfde versie van Microsoft Word gebruiken, ontstaan er problemen met het openen van de bestanden en met de juiste weergave van de bestanden. Versies van Word zijn:

• Word 2000
• Word XP
• Word 2003, 2007, 2013, 2016 en 2022-2023

Wat is het verschil tussen .doc- en .docx-bestanden in Word?

Sinds Word 2007 worden de tekstbestanden niet meer opgeslagen met de afkorting .doc, maar met de extensie .docx. Hierachter zit een meer gecomprimeerde en dus meer ruimtebesparende manier om informatie op te slaan. De technische term is bestandsformaat.

Hoe omzeil je compatibiliteitsproblemen?

Als Word-bestanden niet compatibel zijn, kan dit ofwel handmatig worden opgelost met behulp van verschillende opties voor het opslaan van formaten. Of u kunt de afhandeling van weergaveproblemen en toegang tot bestanden overlaten aan de automatische compatibiliteitsmodus van Word.

Hoe werkt de compatibiliteitsmodus?

De compatibiliteitsmodus van Word deactiveert alle functies die niet beschikbaar waren in oudere versies. Dit betekent dat gebruikers toegang hebben tot een Word-bestand, inclusief alle revisies, ongeacht de gebruikte Office-generatie. Ook stijlsjablonen worden behouden en correct weergegeven.