Logo's, tekst en paginanummers op elke pagina
Wanneer u Word- of Excel-documenten van meerdere pagina's exporteert, ziet de eerste pagina er goed uit: uw logo zit perfect op zijn plaats en alle andere elementen passen ook. Maar op alle andere pagina's ontbreekt de foto! Wat te doen? We laten u zien hoe u uw foto en paginanummers aan pagina 2 en alle andere pagina's kunt toevoegen en zorgen er zo voor dat alle documentbladen gemakkelijk kunnen worden geïdentificeerd. Zelfs deze kleine en eenvoudige wijziging in het pagina-ontwerp heeft een grote impact op de impact van het schrijven. En het invoegen van paginanummers helpt ook veel met de leesbaarheid.
Microsoft Word: logo's automatisch herhalen op elke pagina
Sommige gebruikers gebruiken professioneel briefpapier waarop bepaalde grafische elementen - zoals hun eigen bedrijfslogo - al zijn voorgedrukt. Met Word kunt u echter ook standaardelementen samen met de tekst van de brief uitprinten en uzelf een hoop werk besparen. Omdat het proces geautomatiseerd kan worden zodat je maar één keer het juiste logo hoeft in te voeren.
Gebruik de header-functie om het logo permanent op een Word-pagina te plaatsen. En zo werkt het:
-
Ga naar de kop. Klik hiervoor twee keer snel achter elkaar op de bovenrand van een Word-pagina.
-
Sleep eenvoudig het gewenste logo van de locatie in de bestandsverkenner naar het gebied van de koptekst. Het logo wordt dan automatisch ingevoegd.
-
U kunt nu de muis gebruiken om de positie van het logo te verplaatsen, maar ook de grootte van het element wijzigen met behulp van de kleine puntjes aan de rand van het logo.
-
Wanneer het logo klaar is, klikt u gewoon op het hoofdblok met tekst. U kunt dan verder met het vormgeven van de tekst zonder dat u zich zorgen hoeft te maken over de positie van het logo.
-
Het logo staat nu altijd op de juiste plaats op de volgende pagina's.
Met slechts een paar stappen heb je een perfect geordend logo, dat steeds weer verschijnt en zo het document automatisch verbetert. De documenttekst loopt altijd rond de afbeelding, zodat u zich geen zorgen hoeft te maken over de positie ervan.
Paginakoppen activeren en aanpassen in Word
Als je de kop van je document op elke pagina wilt herhalen, hoef je hier ook niet veel te doen. Want: Microsoft Word heeft zijn functionaliteit in de loop der jaren aanzienlijk uitgebreid, wat ook de bediening vereenvoudigt. Om een nieuwe kop aan een pagina toe te voegen, volgt u gewoon dezelfde stappen die we hebben aanbevolen voor bevroren foto's:
-
Open in uw Word-document de koptekst door snel te dubbelklikken op de eerste zin. Het kopvenster wordt dan geopend.
-
U kunt nu uw kop in het tekstveld in de koptekst plaatsen: Schrijf gewoon de titel.
-
Gebruik de normale Word-ontwerpfuncties om het lettertype en de grootte aan te passen, zodat de kop altijd opvalt. Je kunt natuurlijk ook het sjabloon van je document gebruiken om alles in dezelfde stijl te houden.
-
Wanneer u klaar bent met het aanpassen van de opmaak van de kop in het bovenste tekstveld, dubbelklikt u op het normale tekstblok. U kunt dan zorgeloos verder schrijven.
De automatisch aangemaakte kop helpt om de focus te behouden bij het lezen van het Word-document. Daarnaast wordt bij bedrukte fonts snel duidelijk welke documenten bij elkaar horen. Een gemeenschappelijke kop is onvervangbaar, vooral bij documenten die meerdere pagina's lang zijn.
Woord: Herhaal tabelkoppen op elke pagina
Lange tabellen die meerdere pagina's beslaan, zijn vaak gemakkelijker te lezen en te begrijpen als bepaalde koppen vanaf de bovenkant van de tabel op elke pagina worden herhaald. Gelukkig hoef je niet zelf te zoeken waar een nieuwe pagina begint om met de hand de juiste kopjes toe te voegen. Als u wilt, doet Word het automatisch voor u. Het enige dat u hoeft te doen, is Word vertellen welke rijen in de tabel moeten worden herhaald.
-
Ga naar het begin van de tabel en markeer de regels die als tabelkoppen op elke pagina moeten verschijnen. U kunt ook meerdere lijnen markeren. Het is alleen belangrijk dat de allereerste regel van de tabel met de beschrijving van de respectieve inhoud in de markering wordt opgenomen.
-
Schakel over naar het tabblad "Indeling" in het menulint. Let op: Dit tabblad verschijnt niet als de tabel niet eerst is geselecteerd.
-
Selecteer het item "Herhaal kopjes" aan de rechterkant (met de eerste regel geselecteerd).
-
Word zal nu automatisch de tabelkop aan het begin van een nieuwe pagina invoegen.
U kunt ook meerdere regels selecteren om te herhalen, bijvoorbeeld als u in regel 2 nader uitlegt wat de volgende waarden betekenen. Het enige wat je hoeft te doen is beide lijnen te selecteren met drag & drop. De automatische naamgeving van de rijen op de volgende pagina's maakt het des te gemakkelijker om de tabellen te begrijpen. Dit maakt de evaluatie van afgedrukte notities veel eenvoudiger.
Voeg eenvoudig automatisch paginanummers in
Als u de vorige stappen met betrekking tot de Windows-headerfuncties al heeft geïmplementeerd, is niets eenvoudiger dan automatisch gegenereerde paginanummers in Word te plaatsen. Met slechts een paar klikken kunt u de nummering inschakelen en zelfs bepalen vanaf welke pagina's het tellen moet beginnen - bijvoorbeeld als het voorblad of de inhoudsopgave niet moet worden opgenomen. Volg deze stappen om paginanummers in Word-documenten in te voegen:
-
Selecteer in je Word-document het tabblad "Invoegen" in de menubalk bovenaan.
-
Hier vindt u ook het item "Paginanummer" onder de instelmogelijkheden voor de kop- en voettekst. Selecteer dit menu.
-
Nu kunt u de positie opgeven waarop het paginanummer automatisch in het Word-document wordt ingevoegd: of het nu bovenaan de pagina is, onderaan de pagina, aan de rand of zelfs op de huidige positie van de muiscursor.
-
Als u de positie hebt gedefinieerd, kunt u via het subitem "Paginanummers opmaken …" bepalen waar de nummering moet beginnen in het Word-document. Dus als u niet wilt dat het voorblad een nummer heeft, selecteert u "Begin bij" onder "Paginanummering" en stelt u deze in op 2 om te beginnen met nummer 1 op de tweede pagina.
U heeft uw document nu automatisch voorzien van paginanummers en voorkomt zo verwarring als de afgedrukte pagina's ineens niet meer in de juiste volgorde staan.
Conclusie: kop, paginanummer en Co. kunnen heel gemakkelijk worden gebruikt in Word
Een paar jaar geleden was Word een wilde onderneming voor niet-experts: in tientallen submenu's waren belangrijke functies verborgen onder cryptische namen die iedereen zou moeten kennen. Maar in de tussentijd is er veel gebeurd: dankzij de moderne menustructuur zijn de meeste belangrijke elementen gemakkelijk terug te vinden. Het maakt dus niet uit of u de exacte locatie van de betreffende functie bent vergeten: alleen al de symbolen vertellen u vaak welke functie waar verborgen is.
Als u de automatische elementen van Word onder de knie hebt, kunt u in de toekomst snel bewegende, snel gemaakte documenten naar uw collega's sturen - zonder ingewikkelde formaatsjablonen of lange ontwerprichtlijnen. Het invoegen van het logo verbetert uw Word-document aanzienlijk. En het automatische paginanummer helpt ook bij het navigeren. Zo wordt het kaf van het koren gescheiden: een makkelijk leesbaar en mooi document versus een woestijn van lood.
