OneNote is een veelzijdige elektronische container voor alle soorten informatie.
Microsoft OneNote wordt vaak een digitaal notitieboekje genoemd, maar het is veel meer dan een uitgeklede versie van de Outlook-notitiefunctie: als je de Outlook-notities vergelijkt met een roeiboot, komt OneNote overeen met een vliegdekschip.
In OneNote kunt u bijna alle soorten informatie opslaan: van eenvoudige notities die u invoert in OneNote of kopieert vanuit een ander programma, tot afbeeldingen, schermfragmenten, websites, tabellen, mindmaps (van Mindmanager) tot audio- en video-opnames. Als u een tablet-pc of een grafisch tablet heeft, kunt u zelfs handgeschreven notities invoegen en desgewenst laten digitaliseren met de ingebouwde handschriftherkenning. U kunt een scanner gebruiken om afbeeldingen of pagina's uit boeken of kranten in te lezen, u kunt het grafisch tablet of de muis gebruiken om schetsen te tekenen en deze ook als afbeeldingen in OneNote op te slaan. Als je een microfoon op de pc aansluit, kun je ook spraakmemo's opnemen en, indien nodig, spraakherkenning gebruiken om ze om te zetten in geschreven tekst.
Als u regelmatig onderzoek doet op het web en fragmenten van websites of hele pagina's opslaat in OneNote, ontvangt u niet alleen een eenvoudige kopie van de pagina's - OneNote registreert ook de adressen waarvan de gegevens afkomstig zijn. Op deze manier kan de weergave ook worden bijgewerkt als de oorspronkelijke gegevens op de website in de tussentijd zijn gewijzigd. Ook praktisch: je kunt de pen gebruiken om handgeschreven notities in te voeren op een website.
Het is ook mogelijk om een taak voor een notitie in Outlook aan te maken en aan de notitie te koppelen. Dit werkt net als het opnieuw indienen van e-mails (de Outlook-functie "Voor opvolging").
Orde in chaos
Om de informatie die in OneNote is opgeslagen snel terug te vinden, biedt de software verschillende onderverdelingsopties: Het hoogste niveau wordt weergegeven door notitieboekjes, zodat u uw eigen notitieboekjes kunt maken voor verschillende projecten, bijvoorbeeld voor professionele projecten, voor vakantieplanning of zelfs een notitieboekje waarin je eerst ideeën verzamelt die je in eerste instantie niet wilt toewijzen.
Binnen elk notitieboek zijn er registers (zogenaamde "secties") voor onderverdeling. Welke tabbladen/secties u gebruikt, hangt af van uw wensen en de manier waarop u werkt. Bij het maken van een nieuw notitieboek biedt OneNote verschillende sjablonen met voorgedefinieerde tabbladen die snel kunnen worden aangepast.
Op de afzonderlijke tabbladen maakt u pagina's die gegevens van verschillende typen kunnen bevatten - u kunt een voorbeeld zien in de schermafbeelding. En als u nog verder wilt onderverdelen, zijn er ook subpagina's om uit te kiezen, zodat u meerdere gerelateerde subpagina's kunt combineren onder een "normale" pagina.
Input en output
Zoals eerder vermeld, kunnen alle invoerapparaten die op de pc zijn aangesloten, worden gebruikt om gegevens in OneNote te brengen. En natuurlijk kan OneNote ook via het klembord "gevoed" worden. Een handige toevoeging is de opdracht "Verzenden naar OneNote", die te vinden is in het dialoogvenster "Afdrukken" van alle Windows-programma's. U kunt bijvoorbeeld het commando "Afdrukken" oproepen op een website (die u op veel nieuwssites kunt vinden) en vervolgens de hele pagina of het eerder gemarkeerde gedeelte (zonder reclame) rechtstreeks in OneNote opslaan door in plaats van een printer te gebruiken Selecteer "Verzenden naar OneNote". Ook zijn er knoppen in de verschillende Outlook-modules waarmee u bijvoorbeeld een e-mail of vergadernotities naar OneNote kunt sturen.
Omgekeerd kunnen notities uit OneNote worden overgebracht naar andere Office-programma's zoals Word. En je kunt niet alleen taken voor notities maken, maar ook afspraken en nieuwe contacten.
De gegevens kunnen lokaal op de pc of in het netwerk worden opgeslagen, waar ze met andere gebruikers kunnen worden gedeeld. Praktisch: U kunt de gegevens ook opslaan op een webserver, zodat u ze ook onderweg kunt raadplegen. Als je een organizer of een smartphone met Windows Mobile hebt, kun je ook notities uitwisselen tussen het apparaat en OneNote.
OneNote is los verkrijgbaar (ca. 120 euro) of als onderdeel van verschillende kantoorpakketten.
