Hoe individuele afspraken te verzenden als iCalendar-bestanden die de ontvanger in hun Outlook kan importeren.
Stel dat u het afspraakitem in een bestand naar de deelnemers van een seminar wilt sturen. Zodat ze de afspraak met alle gegevens met een muisklik kunnen overzetten naar hun agenda, alleen hun agenda.
U kunt de afspraak natuurlijk in de vorm van een vergaderverzoek versturen. Maar alleen gebruikers van Outook kunnen er iets mee. Bovendien zijn sommige ontvangers een beetje vreemd wanneer ze een e-mail ontvangen met de opties "Accepteren"; "Onder voorbehoud", "Weigeren" en "Stel een ander tijdstip voor" ontvangen - wanneer u al akkoord bent gegaan.
In dergelijke gevallen is het raadzaam om de afspraakgegevens op te slaan in een ICS in iCalendar-formaat en deze per e-mail te verzenden. In tegenstelling tot vergaderverzoeken worden ze dan niet automatisch in de agenda van de ontvanger opgenomen wanneer ze worden geopend of ontvangen (als ze de automatische overdracht van vergaderverzoeken hebben ingeschakeld) …
De ontvangers kunnen de afspraakvermeldingen met een dubbelklik openen en vervolgens zelf beslissen of ze ze willen opslaan, d.w.z. ze in hun agenda willen invoeren.
U kunt als volgt een iCalendar-bestand maken:
- Open het afspraakitem.
- Roep het commando "Bestand, Opslaan als" op.
- Selecteer het bestandstype "iCalendar-formaat (* .ics)".
- Voer een bestandsnaam in en kies de locatie.
- Bewaar het bestand.
- Voeg het ICS-bestand als bijlage toe aan de e-mail die u naar deelnemers stuurt.
