Naast de bestandsnaam en de eigenlijke inhoud van een bestand zijn trefwoorden ideaal om het overzicht te bewaren: Trefwoorden - ook trefwoorden of tags - worden gebruikt om bijvoorbeeld een bestand aan een specifiek project toe te kennen
Naast Word-documenten en Excel-tabellen kan een project ook PowerPoint-presentaties, afbeeldingen en video's bevatten. Hoe complexer het project wordt, hoe moeilijker het is om het overzicht te houden van alle bestanden die bij dit project horen. Daarom moet u vanaf het begin strikt op trefwoorden vertrouwen - dan is het slechts van secundair belang in welke map de bestanden worden opgeslagen. En zo wijst u zoekwoorden toe:
- Klik met de linkermuisknop op het betreffende bestand in Windows Verkenner. U kunt natuurlijk ook meerdere bestanden markeren en daarbij trefwoorden toewijzen aan meerdere bestanden tegelijk.
- Onder aan het Windows Verkenner-venster bevindt zich de statusbalk, die u gedetailleerde informatie over het geselecteerde bestand laat zien. Richt hier uw aandacht op het veld naast "Markeringen":
- Klik met de linkermuisknop in dit veld en voer daar uw trefwoorden in, bijvoorbeeld "Project 2010". Als u meerdere trefwoorden wilt invoeren, scheidt u ze eenvoudig met een puntkomma: "Project 2010; Berlin; Client".
Het bestand is nu voorzien van de gewenste trefwoorden en is daardoor makkelijk en overzichtelijk terug te vinden:
- Om dit te doen, klikt u eenvoudig in het zoekveld in Windows Verkenner, dat u in de rechterbovenhoek vindt.
- Voer het zoekcommando "markeringen:" in, gevolgd door het gewenste trefwoord - bijvoorbeeld "markeringen: Berlijn".
- Dit toont u nu alle bestanden waarvoor het trefwoord "Berlijn" is toegewezen.
