Nuttige informatie en veelgestelde vragen
Iedereen die veel met Excel werkt, heeft waarschijnlijk al ervaren dat ongebruikte tabellen en formules na een tijdje steeds ontoegankelijker lijken. Dit maakt het moeilijk om inhoud te bewerken die lange tijd niet is gebruikt. Uiteindelijk is je eigen herinnering aan de functies die je zelf hebt gebouwd niet meer sterk genoeg. Voor buitenstaanders kan dit heel ingewikkeld worden. Om deze reden kan het de moeite waard zijn als uw eigen tabellen worden voorzien van opmerkingen en opmerkingen die in de toekomst uitleggen wat het precies is.
Opmerkingen invoegen in Excel
Handige hints van de gebruiker aan zichzelf hoeven echter niet in de eigenlijke cellen van het Excel-document te worden geschreven. Hier is een veel elegantere oplossing voor: er kan een tekstveld op een hoger niveau worden gemaakt waarin een opmerking kan worden geplaatst die alleen op verzoek zichtbaar is.
Opmerkingen kopiëren naar andere cellen
Als een notitie die al is geschreven meer dan eens moet worden gebruikt, hoeft deze niet opnieuw te worden gemaakt. In plaats daarvan kan de inhoud van een bestaande cel worden overgebracht naar de vrije ruimte van een nieuwe cel. Deze Excel-opdracht kan snel worden ingevoegd met een paar muis- en toetsenbordklikken.
Als u regelmatig dezelfde opmerkingen kopieert, kunt u hetzelfde op grote schaal doen.
Opmerkingen opmaken en markeren in Excel
Net als alle andere waarden kunnen ingevoerde opmerkingen worden bewerkt in hun uiterlijk in een Excel-tabel. Daarom kunnen niet alleen het lettertype en de grootte van de betreffende notitie worden aangepast, maar ook de keuze van de gebruikte kleur. Deze mogelijkheden kunnen ook tegelijkertijd worden gebruikt. Dit is vooral handig als u wilt dat bepaalde opmerkingen meer opvallen dan andere.
Combineer datumwaarde en tekstopmerking in één cel
Dankzij de operator "&" kunnen twee afzonderlijke vermeldingen aan elkaar worden gekoppeld. Dit geldt echter niet voor het samenvoegen van datums en tekstinhoud. Omdat dit meestal tot gevolg heeft dat er onbegrijpelijke reeksen cijfers worden weergegeven. Dit probleem kan eenvoudig worden opgelost met behulp van een formule.
Hoe alle opmerkingen in Excel te tonen voor een overzicht
Zo krijg je een overzicht van alle opmerkingen in een tabel:
Klik in Excel 2003 met de rechtermuisknop op een van de zichtbare werkbalken. Roep de opdracht REVISION op in het contextmenu dat verschijnt. In de werkbalk die vervolgens wordt weergegeven, vindt u het pictogram ALLE OPMERKINGEN TONEN. Als u op de knop klikt, worden alle opmerkingen in uw tabel weergegeven. Klik nogmaals op de knop om de opmerkingen te verbergen.
Roep in Excel 2007 of later het tabblad REVIEW van het lint op om de knop te gebruiken. In de groep OPMERKINGEN geeft Excel de knop ALLE OPMERKINGEN TONEN weer.
Altijd opmerkingen weergeven in Excel
Persoonlijke notities worden standaard alleen in het Excel-document weergegeven als ze met de muisknop worden geactiveerd. Deze basisinstelling is echter geen must. Een commando kan worden gebruikt om een opmerking permanent weer te geven.
Opmerkingen in Excel-lijsten volledig verbergen
Als u de opmerkingen in uw werkmap wilt behouden zonder dat Excel de opmerkingen laat zien, doet u het volgende:
- Roep in Excel tot en met versie 2003 het commando TOOLS - OPTIONS aan. Klik in Excel 2007 op de Office-knop in de linkerbovenhoek en klik vervolgens op de knop EXCEL-OPTIES. Ga in Excel 2010 naar het menu BESTAND en klik vervolgens op EXCEL-OPTIES.
- Schakel in het dialoogvenster dat verschijnt naar het tabblad VIEW (Excel 2007/2010: ADVANCED).
- Schakel de optie GEEN COMMENTAAR EN INDICATOREN in.
Na bevestiging met de OK-knop worden de opmerkingen niet meer in het werkblad weergegeven. Ook als je op een cel met een opmerking klikt, is de opmerking niet meer te zien.
De opmerkingen zijn pas weer zichtbaar als u de Excel-optie GEEN COMMENTAAR EN INDICATOREN weer uitschakelt.
In plaats van alle opmerkingen te verbergen, kunt u ze eenvoudig in de formules verbergen. Alleen bevoegde personen hebben toegang tot uw opmerkingen.
Opmerkingen in een formule verbergen
Als u uw opmerkingen in Excel-formules verbergt en de tabel beveiligt, hebben alleen geautoriseerde personen er toegang toe. Ga hiervoor als volgt te werk:
Om een opmerking aan een formule toe te voegen, gebruik je de functie N. Dit is eigenlijk alleen nodig om redenen van compatibiliteit met andere programma's, maar heeft als leuke bijkomstigheid dat het altijd de waarde 0 voor tekst retourneert.
Dus als je je opmerking als argument van de functie N toevoegt aan je eigenlijke formule, verandert er niets aan het resultaat. De opmerking is dan zichtbaar in de bewerkingsregel.
De volgende formule voegt cellen A1 tot A15 toe en bevat de tekst "Opmerking":
= SOM (A1: A15) + N ("Opmerking")
De volgende afbeelding toont het gebruik van deze formule in een voorbeeldtabel:
Als het resultaat van een formule tekst is en geen getal, werkt een opmerking met de functie N niet. Dan kunt u een van de tekstfuncties gebruiken, bijvoorbeeld RECHTS.
Het resultaat van de volgende formule is de tekst "OK" of een lege cel en is voorzien van de tekst "Commentaar":
= IF (D1> 500; "OK"; "") & RECHTS ("Commentaar"; 0)
De volgende afbeelding toont het gebruik van deze formule in een voorbeeldtabel:
U moet nu de formule verbergen in alle cellen die een opmerking in de formule bevatten. Selecteer hiervoor de opdracht "Cellen" in het menu "Formaat". Activeer het tabblad "Bescherming" in het dialoogvenster dat verschijnt. Klik vervolgens op de opties "Vergrendeld" en "Verborgen". Bevestig dit met "OK".
Als je het blad nu beveiligt, zijn de formules niet meer zichtbaar. Roep hiervoor het commando "Bescherming" op in het menu "Extra" en het commando "Blad beveiligen" in het submenu. Selecteer in het dialoogvenster dat verschijnt de gewenste opties en bevestig met "OK".
De verdiensten van opmerkingen
Opmerkingen bieden Excel-gebruikers een praktische mogelijkheid om notities en opmerkingen in hun werk te maken, die later aan zichzelf en andere gebruikers kunnen uitleggen hoe een tabel eigenlijk is opgebouwd en wat er nog moet gebeuren. De applicatie is uiterst gebruiksvriendelijk, daarom kan bij het schrijven van een opmerking rekening worden gehouden met elke voorkeur. Dankzij deze tips & tricks is dit voor jou geen probleem meer.
Veelgestelde vragen over Excel-opmerkingen
Hoe wordt opmaak uit reacties verwijderd?
Wijzigingen in een Excel-opmerking kunnen op elk moment worden gereset. De optie die u hiervoor nodig heeft, bevindt zich in het lint op het tabblad "Home". Onder “Stijlen” vind je de knop voor “Voorwaardelijke opmaak”. Als u hierop klikt, wordt een ander venster geopend voor "Regels verwijderen". Hieronder kunt u aangeven of u de opmaak van een geselecteerde opmerking of van alle opmerkingen wilt resetten. Bevestig uw keuze met een muisklik.
Hoe worden reacties weer verwijderd?
Opmerkingen kunnen net zo gemakkelijk worden gemaakt en verwijderd in een werkblad in Excel. Klik hiervoor met de rechtermuisknop op de becommentarieerde cel. De nieuwe optie “Reactie verwijderen” verschijnt dan onder de al bekende optie voor “Opmerking invoegen”. Als u op deze knop klikt, wordt de opmerking verwijderd.
Hoe kan ik alle reacties tegelijk verwijderen?
Selecteer eerst het gebied dat u wilt verwijderen. De volledige inhoud van het werkblad kan worden geselecteerd met de toetsencombinatie Ctrl + A. Op dit punt kunnen nog meer werkbladen worden geselecteerd, waardoor eventuele opmerkingen uit de hele werkmap worden verwijderd.
Open vervolgens het tabblad "Home", waar u een andere knop voor "Bewerken" vindt. Er is de mogelijkheid om te "verwijderen". Met een klik op het gebied verschijnt de optie om "opmerkingen te verwijderen". Omdat u het te verwijderen gebied al hebt gedefinieerd, wordt elke betreffende opmerking verwijderd na bevestiging met de muisknop.
