Je hoort dat te weten!
Dankzij de Excel-functie "Zoeken" is het snel en eenvoudig om specifieke tekenreeksen in een tabel te vinden. De toetscombinatie Ctrl + F opent een nieuw invoervenster dat door de gebruiker kan worden ingevuld. De zoekopdracht houdt echter in eerste instantie alleen rekening met het momenteel geselecteerde werkblad. Dit betekent dat er geen rekening wordt gehouden met waarden als ze op andere werkbladen staan.
Zoek meerdere werkbladen tegelijk in Excel
Om dit probleem op te lossen, heeft hetzelfde zoekvenster een knop die, wanneer erop wordt gedrukt, extra opties onthult. Daaronder is het dan ook mogelijk om de zoekopdracht van het huidige werkblad uit te breiden naar het hele werkboek. Op deze manier houdt de zoekfunctie van Excel ook rekening met waarden uit rijen en kolommen die momenteel niet zichtbaar zijn op het scherm.
Bovendien kan op deze manier ook de zoekrichting worden omgekeerd. Dan werkt Excel niet meer van boven naar beneden, maar van onder naar boven.
Vind de inhoud die u zoekt direct met behulp van een formule
Als een waarde meerdere keren moet worden gecontroleerd, kan deze procedure bij grote databases soms erg tijdrovend zijn. Er is een korte formule nodig om het herhaaldelijk voorkomen van een gezochte waarde onmiddellijk te controleren.
Bedrijven zoeken in Excel-spreadsheets
Sommige taken zijn echter zo specifiek dat een gestandaardiseerde zoekopdracht niet voldoende is. Dit is bijvoorbeeld het geval bij bedrijven die de naam van hun oprichter al in het bedrijf bevatten. Onder deze omstandigheden kunnen gegevens twee keer worden verwijderd, waardoor het zoeken onnodig langer wordt. Met behulp van een formule worden alleen tekenreeksen weergegeven die bijvoorbeeld de toevoegingen "GmbH", "AG" of "GbR" bevatten.
Zoek minimum zonder null-waarde
Daarnaast kan de Excel-zoekfunctie onafhankelijk van elkaar waarden sorteren als er naar een maximale of minimale waarde wordt gezocht. Het zoeken naar de laagste waarde in een rij of kolom kan echter ingewikkeld zijn als de waarde 0 aanwezig is, maar er mag geen rekening mee worden gehouden. Want zonder verdere beperkingen zal Excel altijd naar deze waarde verwijzen. Dit feit kan snel worden opgelost in de instellingen.
De zoekopdracht is hoofdlettergevoelig
Het zoeken in Excel kan ook ingewikkeld zijn als de ingevoerde tekst hoofdlettergevoelig is. Excel maakt in de regel geen onderscheid. Deze optie kan snel worden geactiveerd of gedeactiveerd door op een selectievakje te klikken.
Om echter rekening te houden met de hoofdletters en kleine letters van teksten die gepaard gaan met cijfers en andere symbolen, is er iets meer nodig. Hiervoor kan een speciale formule worden gemaakt die dit probleem oplost.
Automatisch tekens en cijfers vervangen in Excel
De Excel-zoekfunctie gaat ook gepaard met een optie om snel inhoud te vervangen. Deze wordt geopend met de toetscombinatie Ctrl + H en wordt rechts van de knop “Zoeken” geplaatst. Daar heb je de mogelijkheid om een specifiek personage te vervangen door een nieuw, zelfgekozen personage. Op deze manier kunnen typefouten automatisch worden gecorrigeerd.
Zoek en vervang speciale tekens asterisk * in Excel-lijsten
Bij het zoeken en vervangen van waarden in Excel kunnen er complicaties optreden als de ingevoerde tekens ook een aparte functie hebben. Dit is het geval met de asterisk, omdat deze meestal als tijdelijke aanduiding wordt gebruikt. De onvoorbereide zoektocht naar dit teken eindigt in het feit dat eventuele bestaande tekstinhoud in het werkblad onbedoeld wordt vervangen.
Een tilde ~ wordt gebruikt om het dialoogvenster te informeren dat dit niet de functie van het sterretje betekent. Dit symbool wordt gegenereerd wanneer de +-toets wordt ingedrukt terwijl de AltGR-toets wordt ingedrukt. De ingevoerde waarde ~ * zoekt naar bestaande sterretjes en negeert de speciale functie ervan.
Vervang tekens in Excel-cellen met een formule
Een tabel met volledige teksten kan echter te complex zijn om alleen met de details van de knop te worden gewijzigd. In dit geval kunt u de REPLACE-functie gebruiken.
Voorloopnullen verwijderen uit SAP-lijsten
De mogelijkheid van vervanging is ook nuttig in andere werkgebieden. Het kan voorkomen dat de overdracht van gegevens uit een SAP-systeem leidt tot onjuiste nullen in de cellen. Dit probleem kan eenvoudig worden opgelost met een truc in een Excel-dialoogvenster.
Aanhalingstekens verwijderen uit Excel-lijsten en tabellen
Naast de ongewenste nullen kunnen er ook onjuiste aanhalingstekens verschijnen bij het importeren van gegevens, waardoor de inhoud van de cellen wordt vervormd. Hierdoor herkent Excel deze waarden niet meer als getallen en is het onmogelijk om ermee te rekenen. Dit probleem kan ook snel worden opgelost in een Excel-dialoogvenster.
Automatisch kleuren vervangen in Excel-spreadsheets
De mogelijkheden van zoeken en vervangen zijn niet uitgeput met de inhoud van de cellen. Ook hun uiterlijk kan profiteren van deze functies. Het is ook mogelijk om de geselecteerde kleuren in een tabel automatisch te vervangen. Ga hiervoor als volgt te werk:
-
Open de gewenste interface met de toetsencombinatie Ctrl + H.
-
Klik op de knop "Opties".
-
Nu verschijnen er twee knoppen met de naam "Formaat". Selecteer de bovenste, die u kunt vinden in de regel "Zoeken naar".
-
Schakel over naar het tabblad "Lettertype" en geef in de lijst "Kleur" aan welke kleur u wilt vervangen.
-
Bevestig uw keuze door op "Ok" te klikken.
-
Selecteer nu de onderste knop met de naam "Formaat".
-
Schakel over naar het tabblad "Lettertype" en specificeer welke kleur moet worden gebruikt voor de vervanging.
-
Sluit ook dit venster door op “Ok” te klikken.
-
Klik op de knop ALLES VERVANGEN om de kleuren in uw spreadsheet te vervangen.
Na bevestiging worden alle cellen in Excel vervangen in de kleur die u als eerste hebt geselecteerd door de kleur die u als tweede hebt geselecteerd.
Kleine Excel-functies met een grote impact
Met de korte sneltoetsen Ctrl + F en Ctrl + H biedt Excel zijn gebruikers twee Excel-functies die op het eerste gezicht praktisch lijken. Bij nadere beschouwing wordt duidelijk dat het potentieel eigenlijk veel groter is. De meerwaarde is hier evident zowel voor de occasionele gebruiker die het gebruik van Excel praktischer wil maken, als voor de ervaren gebruiker die grote datasets uit verschillende systemen beheert. Het gebruik van "Zoeken en vervangen" kan daarom naar wens worden aangepast aan het betreffende gebruikerstype.
