Naast de talloze functies in Excel, waarmee professionele spreadsheets efficiënt kunnen worden ingericht, zijn ook de getalnotaties van belang zodat de kijker van een tabel in één oogopslag de toegevoegde waarde en de kernuitspraken kan begrijpen.
Om dit te bereiken, is het handig om te werken met aangepaste getalnotaties in Microsoft Excel. Aangepaste getalnotaties zijn bijvoorbeeld handig als u een bepaald aantal decimalen wilt weergeven of getallen in verschillende eenheden wilt opmaken. Individuele getalformaten kunnen ook nuttig zijn als individuele criteria benadrukt moeten worden, b.v.B. negatieve getallen of waarden die buiten een bepaald bereik vallen.
In dit artikel leer je aan de hand van twee begrijpelijke praktijkvoorbeelden hoe individuele getalnotaties in Microsoft Excel in het cellengebied tot stand komen en waar de meerwaarde van individuele getalformaten ligt.
Hoe aangepaste getalnotaties in Excel instellen?
Het eerste praktijkvoorbeeld laat in detail zien waarom individuele getalnotaties in Excel nuttig en effectief kunnen zijn:
Een bedrijf beheert een uitgebreide lijst met artikelgegevens in een Excel-spreadsheet. In de eerste kolom wordt een artikelnummer gegeven als een zescijferig nummer. Vanwege een softwarespecifieke wijziging in het goederenbeheerprogramma moet elk artikelnummer met onmiddellijke ingang worden voorafgegaan door een identieke lettercode. Het nieuwe formaat is zo gestructureerd dat de letters altijd door een punt van de cijfers worden gescheiden.Bovendien worden drie cijfers altijd gescheiden door een punt.
Na toepassing van de individuele getalnotatie wordt het oude artikelnummer 730452 het artikelnummer: ABC.730.452.
Om het nieuwe artikelnummer in enkele stappen afzonderlijk in Excel op te maken, gebruikt u een aangepast getalformaat en gaat u als volgt te werk:
Selecteer in het voorbeeld de cellen B2 tot en met B8. In onze voorbeeldtabel bevatten deze de om te rekenen artikelnummers. Gebruik in de volgende stap de toetscombinatie CTRL 1 om het dialoogvenster CELLEN OPMAKEN te openen. De opdracht werkt in alle Excel-versies.
Activeer het tabblad NUMMERS.
Klik onder CATEGORIE in het dialoogvenster op AANGEPAST.
" Voer in het veld TYPE de volgende opmaakinstructie in: ABC.."
Bevestig ten slotte de door de gebruiker gedefinieerde opmaak met de knop OK. De getallen verschijnen dan in de gewenste vorm in uw spreadsheet.
Belangrijk: houd er rekening mee dat aangepaste opmaak de tekst en punten niet daadwerkelijk aan de getallen toevoegt. U kunt dit zien als u in de invoerregel klikt.
Het artikelnummer wordt daar weergegeven in het oorspronkelijke formaat. Deze aanpak, die je implementeert met de aanhalingstekens in de aangepaste getalnotatie, heeft als voordeel dat je nog steeds toegang hebt tot getallen voor berekening in Excel. Dit zou niet meer werken bij conversie naar tekst.
Hoe kun je de inhoud converteren met behulp van een tabelfunctie?
In het geval dat de letters en punten daadwerkelijk in de cel verschijnen, is er geen alternatief voor het converteren van de getalnotatie naar tekst. Ga als volgt te werk om getallen in tekst op te maken:
Voeg een hulpkolom in naast de artikelnummerkolom. Hierin worden de artikelnummers middels een formule voorzien van tekst en punten.
Als het eerste getal in cel A2 staat en u wilt dat kolom C als hulpkolom fungeert, voer dan de volgende formule in cel C2 in:
"=ABC.&LINKS(A2;3)&.&RECHTS(A2;3)"
De formule geeft de artikelnummers weer in de gewenste vorm in de tabel. Tegelijkertijd gaan de numerieke waarden verloren als de formule wordt gebruikt, zodat u geen verdere berekeningen kunt uitvoeren in kolom C of de nummers kunnen verder worden verwerkt.
Kopieer de formule ver genoeg naar beneden in de helpkolom. Kopieer vervolgens de hulpkolom naar het klembord en plak deze opnieuw met het commando PASTE CONTENT met de optie WAARDEN. De formules worden vervangen door de daadwerkelijke artikelnummers.U kunt de kolom met de oude artikelnummers verwijderen als u deze niet meer nodig heeft.
2. Voorbeeld: Hoe kunt u door de gebruiker gedefinieerde getalnotaties opslaan in Excel?
In het tweede voorbeeld kunt u zien hoe u de aangepaste getalnotatie in Excel kunt gebruiken om creditcardnummers professioneel op te maken in Excel. Creditcards worden steeds populairder en zijn niet meer weg te denken uit het betalingsverkeer van bedrijven en particulieren. Excel biedt geen geïntegreerd formaat voor de juiste weergave van creditcardnummers, waarvan de zestien cijfers meestal in blokken van vier worden weergegeven. On-the-fly zou de gewenste weergave eenvoudig te implementeren moeten zijn met behulp van de volgende aangepaste getalnotatie.
Dit formaat zorgt ervoor dat de blokken worden weergegeven in het celgedeelte van de tabel.Het laatste cijfer wordt echter altijd vervangen door een nul. De reden voor het weergeven van de nul is het feit dat Excel maximaal 15 cijfers kan verwerken. Daarom wordt elk 16-cijferig creditcardnummer altijd weergegeven met een nul aan het einde.
Om het creditcardnummer correct weer te geven, moeten creditcardnummers als tekst worden ingevoerd. Dit bereik je door er een citaat voor te zetten of door vooraf het tekstformaat toe te kennen.
Ondanks de tekstweergave wordt het daadwerkelijke doel van het weergeven van de creditcardnummers als blokken van vier niet bereikt door het formaat te wijzigen. Vergelijkbaar met het eerste voorbeeld, is de oplossing om een extra hulpkolom in te voegen waarin u de gewenste weergave kunt uitvoeren met behulp van een formule.
Als u bijvoorbeeld het creditcardnummer in cel B1 hebt ingevoerd, kunt u de volgende formule gebruiken om het in blokken van vier weer te geven in cel C1:
"=LINKS(B1;4)& &PART(B1;5;4)& &PART(B1;9;4)& &RECHTS(B1;4)"
Door gebruik te maken van de helpkolom kan het creditcardnummer correct worden weergegeven en vervolgens worden verwerkt.
Ongeacht of u een door de gebruiker gedefinieerd getalformaat gebruikt om itemnummers afzonderlijk weer te geven, om creditcardnummers in blokken van vier op te bouwen - het is van cruciaal belang dat het getalformaat zo is gestructureerd dat gebruikers snel kunnen absorberen de belangrijkste informatie.
