Printen is nog steeds een van de meest gebruikte processen in bedrijven. Bij het correct instellen van netwerkprintersystemen doen zich echter vaak problemen voor. Lees hier waar je op moet letten bij het printen op kantoor
Hoe werkt een printer op het netwerk?
Eigenlijk is een printer op het netwerk niet bijzonder moeilijk. Er zijn meestal twee manieren om de printer op het netwerk aan te sluiten:
· Printer is aangesloten op een eindapparaat (werkstation)
· De printer is rechtstreeks verbonden met het netwerk met een eigen adres
De eerste optie is veel eenvoudiger, maar ook minder praktisch, vooral in kantoren. Hier wordt de printer eenvoudig aangesloten op een van de computers op kantoor. De printer wordt dan vanaf deze computer gedeeld met het netwerk. Nadeel hierbij is dat de computer die verantwoordelijk is voor het vrijgeven altijd aan moet staan. Daarnaast is het natuurlijk ook nogal nadelig dat de printer zich ook fysiek dicht bij dit werkstation bevindt. Dit betekent onder bepaalde omstandigheden dat medewerkers uw drukwerk alleen vanaf deze locatie kunnen ophalen.
Als een printer zich direct naast een werkstation bevindt, kan dit een vervelend geluid worden bij veelvuldig printen.
unsplash.com / Bank Phrom / https://unsplash.com/photos/Tzm3Oyu_6sk
De andere mogelijkheid om een printer op het kantoornetwerk aan te sluiten is veel voordeliger. De printer is rechtstreeks aangesloten op de netwerkinterface en functioneert min of meer als een computer als een aparte instantie. De printer heeft ook een eigen lokaal IP-adres en kan dan door alle gebruikers worden aangesproken. Het probleem hier is dat dit proces veel complexer en moeilijker te implementeren is. Bedrijven die dergelijke processen willen implementeren, kunnen hulp krijgen van een IT-adviesbureau.
Printermonitoring - wat wordt er door wie en wanneer geprint?
Als de printer eenmaal op kantoor is opgesteld, wordt het echter echt spannend. Je wilt immers meestal weten waarvoor het wordt gebruikt en vooral in welke mate. Hiervoor wordt een technologie gebruikt die printermonitoring wordt genoemd. Software houdt bij hoeveel er in het netwerk wordt geprint en vooral door welke gebruiker. Zo kunnen systeembeheerders altijd bijhouden wie de kantoorprinter waarvoor en in welke mate gebruikt. Verschillende softwareproducten bieden de mogelijkheid om printers op het netwerk nauwlettend te volgen.
Vooral in een kantoortuin is de installatie van een printernetwerk de moeite waard. Een professioneel IT-adviesbureau kan helpen zodat bijgehouden kan worden welke werkplek van welke werkbelasting komt.
unsplash.com / Annie Spratt / unsplash.com/photos/wgivdx9dBdQ
Hoe zit het met de beveiliging van een netwerkprinter?
Vaak onderschat, kunnen netwerkprinters een echt zwak punt zijn in het beveiligingssysteem van een bedrijf. Door de volledige integratie van de printer in het netwerk kan de printer natuurlijk ook als doelwit voor aanvallen worden ingezet.
Vooral omdat de focus bij het beveiligen van het netwerk altijd op de computers ligt, schiet de printer vaak te kort. Maar dit kan ook worden gebruikt voor gegevensdiefstal of manipulatie-aanvallen. Dit is vooral belangrijk als de printer niet alleen in het eigen netwerk van het kantoor is geïntegreerd, maar ook rechtstreeks op internet is aangesloten. Diensten zoals Google Cloud Printing maken afdrukken vanaf internet uiterst eenvoudig. De printopdracht kan worden gestart door in te loggen op een Google-account.
Uit een onderzoek uit 2022-2023 bleek dat printers een enorm beveiligingsrisico kunnen worden. Moet je daarom geen netwerkprinter gebruiken? Waarschijnlijk niet, maar het is wel belangrijk om de randvoorwaarden goed in te stellen en de printer professioneel te installeren en vooral te beveiligen.
