Gestapeld staafdiagram met totale weergave - ja dat werkt!

Een gids - Gestapelde kolomdiagrammen maken en bewerken

Een van de meest gestelde vragen over het onderwerp "gestapelde kolomdiagrammen" is of Microsoft PowerPoint naast de waarden voor de afzonderlijke kolomsecties ook het totaal voor elke kolom kan weergeven. Is dit mogelijk en bedoeld in het kader van het programma? Nee, er is momenteel geen functie in PowerPoint waarmee dit werkt. Je kunt het doel echter nog steeds bereiken met een klein trucje.

Waarom gestapelde kolommen met sommen?

Gestapelde kolomdiagrammen tonen deelwaarden van een categorie, die, wanneer ze op elkaar worden geplaatst, de totale waarde van de categorie vormen. Zo kunnen bijvoorbeeld de uitgaven van verschillende afdelingen, die op elkaar worden gelegd, resulteren in de totale uitgaven, over meerdere jaren worden vergeleken.

In PowerPoint kunt u eenvoudig de datalabels voor de afzonderlijke subcategorieën weergeven, bijvoorbeeld voor afdelingen in een bedrijf. Tegelijkertijd kan de totale waarde van een kolom niet op het display worden weergegeven. Deze tekortkoming kan tot verwarring leiden of luisteraars afleiden die handmatig de afzonderlijke kolomsommen samenstellen.

Veel gebruikers doen het met het zoeken naar een adequate oplossing met tekstvelden die je achteraf boven de betreffende kolom invoegt. Dit is een eenvoudige oplossing voor het probleem die ook drie grote nadelen heeft:

• De tekstvelden moeten boven elke kolom correct zijn uitgelijnd. Het filigraan passen van het tekstveld kost tijd en is niet eenvoudig, zeker niet bij kleine monitoren. Als de PowerPoint-presentatie op een andere computer wordt geopend, kunnen er opmaakproblemen en verschuivingen optreden
• Als de gegevens van de subcategorieën worden bijgewerkt, komen de tekstvelden niet meer overeen met het totaal.
• Daarnaast staan de tekstvelden bij wijzigingen niet meer op de juiste plaats. Ze worden ofwel te hoog ofwel te laag weergegeven.

Instructievideo - Microsoft PowerPoint: maak een gestapeld kolomdiagram met totale weergave

Hoe maak je het gestapelde kolomdiagram in PowerPoint

1. Kies een dia-indeling met een tijdelijke aanduiding voor inhoud (bijvoorbeeld TITEL EN INHOUD).

2. Klik in de tijdelijke aanduiding op het minipictogram INSERT DIAGRAM.

3. Selecteer in het kolomgedeelte de optie GESTAPELDE KOLOM.

4. Voer uw gegevens in het Excel-gegevensblad dat nu wordt weergegeven.

5. Formatteer het diagram in PowerPoint zoals u dat wilt. Verwijder bijvoorbeeld het raster of verander de kleuren.

6. Laat het Excel-blad open.

Laat Excel de sommen berekenen

In eerdere PowerPoint-versies was het nodig om eerst de sommen van de afzonderlijke deelwaarden te berekenen met een zakrekenmachine of Excel en deze vervolgens in te voeren in de MS Graph-gegevenstabel. Vanaf PowerPoint 2007 kunt u de somfunctie gebruiken om de som te berekenen in het Excel-gegevensblad voor het diagram.

Uw meerwaarde: Als u later de afzonderlijke deelwaarden wijzigt, wordt het totaal automatisch aangepast.

Ga als volgt te werk om de sommen in PowerPoint te laten berekenen:

• In het onderstaande voorbeeld wordt een nieuwe kolom met de naam "Totaal" ingevoegd na de laatste afdeling in het Excel-gegevensblad.
• Selecteer nu de tweede cel in deze kolom en klik op de SOM-knop op het tabblad START. Excel selecteert nu automatisch de waarden ervoor. In het voorbeeld bevat deze selectie echter ook de regelkop, aangezien dit ook een getal is (2008). Pas het selectiegebied aan. Bevestig vervolgens met de ENTER-toets.
• Praktisch: Excel berekent ook automatisch het totaal van de overige regels.

De truc met de lijngrafiek

Zoals in het onderstaande voorbeeld te zien is, worden de opgetelde waarden nu als een verdere kolomsectie in het diagram weergegeven.

Om deze extra kolommen om te zetten in correct weergegeven totalen:

• Markeer een van de nieuwe kolomsecties om de hele "Som"-rij te selecteren.
• Klik met de rechtermuisknop om het contextmenu te openen en selecteer DATA LABELS TOEVOEGEN.
• Klik op het tabblad KAARTHULPMIDDELEN / ONTWERP op de knop WIJZIG KAARTTYPE.
• Selecteer in het gedeelte LIJN de optie LIJN. Bevestig met OK. De totaalwaarden worden nu weergegeven als een lijndiagram.
• Selecteer de regel, klik met de rechtermuisknop om het contextmenu te openen en selecteer DATA RIJEN FORMATEREN.
• Schakel over naar het gedeelte LIJNKLEUR en selecteer de optie GEEN LIJN.
• Open het dialoogvenster en klik op een van de gegevenslabels voor totalen in de grafiek om ze allemaal te selecteren. Het dialoogvenster past zich automatisch aan.
• Klik in het gedeelte LABELOPTIES onder LABELPOSITIE op OVER. Sluit het dialoogvenster.

• Verwijder in de legenda het item "Totaal".

Met deze procedure kunt u een gestapeld kolomdiagram met een totale weergave in Microsoft PowerPoint weergeven.

Samenvatting en conclusie: totale weergaven in diagrammen kunnen effectief worden weergegeven met een truc

Het is logisch om niet alleen de individuele waarden, maar ook de sommen in een staafdiagram weer te geven. Met deze aanpak kunnen luisteraars in één oogopslag inschatten hoe de afzonderlijke pijlers zich tot elkaar verhouden. Aangezien PowerPoint momenteel geen optie biedt om standaard het totaal weer te geven, helpt een truc om een lijn boven de gegevensreeks weer te geven. Op deze manier kunnen kolomdiagrammen effectiever worden weergegeven en zijn ze informatiever.

FAQ

Moet u Excel gebruiken om diagrammen in PowerPoint in te voegen, of heeft PowerPoint zijn eigen ingebouwde professionele functies voor diagrammen?

Het is meestal voldoende om de ingebouwde functie van Microsoft PowerPoint te gebruiken om diagrammen in een presentatie weer te geven. PowerPoint bevat standaard de essentiële functies voor het maken en insluiten van diagrammen. Bij speciale weergaven kan het ook zinvol zijn om gebruik te maken van de uitgebreide functionaliteit van Microsoft Excel.

Wat zijn de beste gegevens om in een staafdiagram weer te geven?

Staafdiagrammen zijn zeer geschikt om veranderingen in de tijd weer te geven. U kunt bijvoorbeeld op een adequate manier stijgingen of dalingen van verkopen of stagnatie van verkopen in verschillende tijdsperioden laten zien.

Hoe een Excel-grafiek in PowerPoint invoegen?

Als u een diagram uit Microsoft Excel in PowerPoint wilt invoegen, is de eerste stap om het diagram op te slaan als een Excel-bestand. Er zijn in principe drie opties om het diagram weer te geven. U kunt de afbeelding insluiten, invoegen of koppelen. Als u wijzigingen in Excel automatisch wilt overzetten naar PowerPoint, moet u het Excel-bestand koppelen aan het ingevoegde diagram. Anders wordt bij het plakken alleen de actuele status weergegeven - latere wijzigingen worden niet geaccepteerd.