E-mailbijlage - u moet deze tips kennen

Bestanden als bijlagen via e-mail verzenden

Open de bijlage van een e-mail - zo werkt het

U kunt zien dat een mail een bijlage bevat aan de paperclip in de koptekst. In Microsoft Outlook wordt de paperclipafbeelding direct voor de naam weergegeven. Door te dubbelklikken op de e-mail ziet u de bijgevoegde bestanden in het bovenste gedeelte. Deze kunnen worden geopend met nog een dubbelklik. Het is ook mogelijk om een voorbeeld van het bestand te bekijken in Microsoft Outlook en in andere veelvoorkomende e-mailprogramma's. Als alternatief kan de bijlage op de harde schijf worden opgeslagen voordat deze wordt bekeken.

Om de bijlage van een e-mail te kunnen openen, is het essentieel om een programma te installeren dat de specifieke bestandsextensie van de bijlage kan weergeven. Als u bijvoorbeeld een docx-bestand wilt openen, heeft u de nieuwste versie van Microsoft Word of een gratis programma zoals Open Office of LibreOffice nodig. Als u een bijlage in een andere software opent, zullen er onvermijdelijk opmaakfouten optreden.

Algemene bestandsextensies	Origineel programma	Alternatieve software
Docx, doc	Microsoft Word	Open Office, LibreOffice
RTF (Rich Text Format)	Microsoft WordPad	Microsoft Word, OpenOffice
ODT (Open Document Formaat)	Open Office, LibreOffice	Microsoft Word
XLSX, XLS	Microsoft Excel	Open Office, LibreOffice
ODS (Open Document Formaat)	Open Office, LibreOffice	Microsoft Excel
PDF (draagbaar gegevensformaat)	Adobe PDF-lezer	Veel tekstverwerkers
EXE (Uitvoerbaar)	Microsoft Windows
MPG, MPEG, MP4	Allerlei videoprogramma's
MP3	Alle soorten muziekprogramma's

Bijlagen in e-mails - hoe u onderscheid maakt tussen echte e-mails en spam

Stel je voor dat je een e-mail ontvangt die zogenaamd afkomstig is van je lokale energiebedrijf. Bij nader inzien bevat het vreemde tekens en tegelijkertijd een bijlage met een bestand met de bestandsnaamextensie GIF.webp (Graphics Interchange Format). De vraag rijst onvermijdelijk: is de e-mail een geautoriseerd bericht of een spammail met malware als bijlage?

Zelfs als de e-mail er raar uitziet vanwege de opmaak, is het naar alle waarschijnlijkheid geen spam. De reden voor de vreemde verschijning is dat uw mailprogramma het bericht niet in het juiste formaat heeft ontvangen. Om deze reden wordt de e-mail onjuist en met ongebruikelijke speciale tekens weergegeven. Het fenomeen van onjuiste e-mails van betrouwbare afzenders komt zo nu en dan voor:

• Als het e-mailprogramma van de afzender de gegevens onjuist verwerkt of
• Er worden geen Windows-systemen gebruikt voor het verzenden.
• Er zijn fouten opgetreden bij het overbrengen van het bericht naar uw mailbox.

In ieder geval dient u e-mails van betrouwbare afzenders objectief te controleren. Als afzender, onderwerp en klantnummer overeenkomen met uw persoonlijke gegevens, mag de e-mail geen bedreiging bevatten. Als u echter verbroken links of ongebruikelijke antwoordadressen opmerkt, is het veiliger om contact op te nemen met de afzender en het probleem persoonlijk te bespreken.

Integreer bijlagen in e-mails - dit zijn uw opties

Stuur je e-mails naar ontvangers en wil je belangrijke bestanden, documenten of een foto versturen, dan is dit eenvoudig te doen. Maak eerst de tekst van de e-mail, voer het e-mailadres van de ontvanger in het adresveld in en voeg een onderwerp in. Tot slot vindt u de menu-items in Microsoft Outlook in de menubalk onder "Invoegen":

• Bestand toevoegen.
• Voeg element toe.

Beide menu-items bevatten verschillende functies.

Onder het menu-item "Bestand bijvoegen" heeft u de mogelijkheid om alle soorten documenten die zich op uw harde schijf of in cloudopslag bevinden toe te voegen. Als u een agenda-item of uw Outlook-visitekaartje in de e-mail wilt integreren, kunt u dit doen met de vermelding "Item toevoegen" Controleer voor het verzenden of u het juiste bestand hebt geselecteerd. Met een klik op "Verzenden" ontvangt de ontvanger de e-mailbijlage naast zijn e-mailtekst.

In Thunderbird kunt u op een vergelijkbare manier een bijlage verzenden. Hoewel de menustructuur verschilt van de structuur in Microsoft Outlook, zijn de bijlage-opties gelijkwaardig. U kunt ook een e-mailbijlage selecteren met behulp van het paperclipsymbool aan de rechterkant. In de volgende stap kunt u de e-mail met de bijlage versturen.

Belangrijk:

Over het algemeen mogen e-mails nooit zonder bericht worden verzonden, ook al is alleen de e-mailbijlage van belang. Dit komt onprofessioneel over en weinig waardering voor de ontvanger. Tegelijkertijd kan een e-mail zonder bericht of onderwerp als spam worden aangemerkt en tijdelijk in de spammap worden bewaard. Door de beschermende maatregel kan de mail met belangrijke bijlagen verloren gaan.

Zo bewaart u een vertrouwde bijlage op uw harde schijf

Als u een e-mail ontvangt met een betrouwbare e-mailbijlage, kunt u deze direct openen in het doelprogramma of tijdelijk opslaan op uw harde schijf. Ga hiervoor als volgt te werk:

• Klik in Microsoft Outlook op het "pijltje naar beneden" dat rechts van de bijlage zichtbaar is. Er wordt een veld geopend met verschillende opties. Selecteer de optie "Opslaan als" en bepaal de map waarin de bijlage moet worden opgeslagen. Andere belangrijke opties zijn om het bestand snel af te drukken of er een voorbeeld van te bekijken, zodat u de inhoud kunt bekijken zonder het bestand fysiek te openen.
• Na het opslaan in uw persoonlijke mappenstructuur is de bijlage beschikbaar voor verdere verwerking.

Tip:

Als u een bijlage niet kunt zien, openen of opslaan, kan dit te wijten zijn aan onjuiste instellingen voor gegevensbescherming. Gebruikers van het besturingssysteem Windows 7 dienen met name hun instellingen te controleren. Klanten die een Telekom-e-mailadres gebruiken onder Windows 7 meldden dat het probleem zich voordeed nadat Telekom de toegang tot hun e-mailserver had omgezet naar een versleutelde gegevensverbinding. In dit geval verhinderde de instelling in de internetopties van Windows 7 het opslaan van versleutelde bestanden.

De oplossing voor het wijzigen van de instellingen voor gegevensbescherming ligt in de internetopties van Internet Explorer. Dit werd in Windows 10 vervangen door de Microsoft Edge-browser.

Privacy-instellingen wijzigen in Internet Explorer

1. Klik in Internet Explorer op de menuknop (het tandwiel) en klik vervolgens op Internetopties.

   

2. Schakel in het volgende venster naar het tabblad "Geavanceerd" en deactiveer de optie "Gecodeerde pagina's niet op schijf opslaan" in het gedeelte Beveiliging. Sluit het venster door op "OK" te klikken.

   

Hierdoor moet het mogelijk zijn om uw e-mailbijlagen probleemloos op te slaan. Deze fout zou niet moeten optreden bij gebruikers van Windows 10 en Microsoft Edge.

Grote bijlagen verzenden - hier moet je op letten

U kunt e-mailbijlagen gebruiken om bestanden met grote hoeveelheden gegevens te transporteren. De aanbieder van uw e-mailadres geeft de limiet aan met betrekking tot de toegestane grootte van een e-mail of een individueel bijgevoegd document. In betaalde e-mailcontracten kan 50 megabyte of maximaal 100 megabyte aan gegevens worden verzonden. Aanbieders van gratis e-mailadressen beperken de grootte van bijlagen tot 10, 20 of 25 megabyte. In de regel zijn de opgegeven grootteordes voldoende om:

• tekstbestanden,
• kleine video's of
• Muziekbestanden

zo van mailbox naar mailbox als mailbijlage.

In principe mogen e-mails met bijlagen niet te groot worden. Dit heeft vooral te maken met technische redenen. De grootte van e-mails is internationaal ingesteld op maximaal 5 MB. Dit is begrijpelijk als er rekening mee wordt gehouden dat e-mails door het mailprogramma worden opgesplitst in pakketten van elk 256 KB.

De router, die is aangesloten tussen het eindapparaat en de provider, verkleint de pakketten tot een grootte van minder dan 1,5 KB. Dit betekent dat een bijlage met 10 MB uit meer dan 100 losse pakketten bestaat. Deze worden apart verzonden en door de ontvanger in de juiste volgorde bij elkaar gezet. E-mails met grote hoeveelheden gegevens in de mailbijlage worden door het systeem ook geclassificeerd als virusmail of spammail en verplaatst naar de spammap. Om dit te voorkomen mogen de bijlagen van e-mails in het algemeen niet groter zijn dan 5 MB.

Het is ook essentieel dat de ontvanger ook de mogelijkheid heeft om grotere bestanden te ontvangen met zijn account. Als dit niet het geval is, wordt de e-mail teruggestuurd met een foutbericht van de provider om u te informeren dat de verzendlimiet is overschreden.

Er zijn verschillende alternatieve opties voor het verzenden van grotere bestanden en datavolumes:

• Stuur meerdere e-mails met bijlagen die de limiet van de provider niet overschrijden.
• Bewaar de e-mailbijlagen in een cloudopslagapparaat zoals Dropbox of OneDrive en stuur alleen de link. De ontvanger kan het bestand vervolgens zelfstandig laden.
• Comprimeer de bestanden. Programma's als WinZip of WinRAR zijn hiervoor ideaal. U converteert een bijlage naar een ZIP-bestand en kunt de grootte met 50-80% verkleinen.
• Sla grote bestanden op met een filehoster zoals transfernow.net en laat de ontvanger ze ophalen. Hier kan tussen de 4 en 20 gigabyte worden overgedragen.

Opmerking voor Gmail-gebruikers:

Als de bestandsgrootte van een bijlage groter is dan 25 MB, worden de documenten beschikbaar gesteld via Google Drive. Ze kunnen dan worden opgeroepen via de toegang tot Google Drive. Deze procedure garandeert dat e-mailbijlagen die de toegestane grootte overschrijden ook worden getransporteerd.

Versleutel privé-informatie in bijlagen - dit zijn uw opties

U kunt gevoelige informatie of gegevens professioneel versleutelen met Microsoft Outlook. Voordat uw gegevens effectief kunnen worden versleuteld, moet u eerst een bijbehorend versleutelingscertificaat aanvragen bij het Microsoft Trust Center. Outlook-encryptie is cryptografisch gestructureerd. In de praktijk betekent dit dat zowel de afzender als de ontvanger een digitaal certificaat nodig hebben om de versleutelingsoptie in Outlook te gebruiken. Een digitaal certificaat kan gratis of betaald zijn. Het kan worden aangevraagd bij certificeringsinstanties en moet vervolgens vooraf worden verzonden naar de ontvanger van het versleutelde bericht. Met behulp van het digitale certificaat kan deze zowel de mailbijlage als de inhoud van de e-mail ontsleutelen.

Naast softwarematige versleuteling door middel van digitale ondertekening, kunnen documenten worden beveiligd met een wachtwoord. Als u bijvoorbeeld een Word-bestand in Microsoft Word maakt, kunt u dit op elk moment met een wachtwoord beveiligen. De ontvanger heeft het wachtwoord nodig om het verzonden bestand te lezen. U kunt deze methode ook gebruiken om een bestand te beschermen tegen onbevoegde toegang. U kunt het menu in Microsoft Word openen onder:

Bestand> Informatie> Document beveiligen.