Persoonlijke of zakelijke e-mailhandtekeningen maken
Een e-mailhandtekening onder een verzonden bericht maakt het voor ontvangers gemakkelijker om de exacte afzender van de e-mail te identificeren. Een e-mailhandtekening is vrijwillig voor privé-e-mails. Zakelijke e-mails moeten sinds 2007 een handtekening hebben, die verschillende verplichte informatie moet bevatten om als wettelijk compliant te worden beschouwd. Bij zakelijke brieven per e-mail, offertes, orderbevestigingen of facturen moet duidelijk te traceren zijn door wie het bericht is verzonden. Dit is een belangrijke noodzaak voor zowel freelancers als internationale bedrijven. Bij zakelijke e-mails dient u een handtekening te plaatsen, waaruit de volgende verplichte gegevens te zien zijn:
- De naam van de afzender.
- Het volledige adres van de afzender.
- Contactmogelijkheden zoals e-mail, telefoon, fax.
- Afhankelijk van de rechtsvorm of vennootschapsvorm, het handelsregisternummer of de directeur en informatie over de griffierechtbank.
Ook voor particuliere gebruikers kan het handig zijn om in elke e-mail een handtekening te zetten. Dit ziet er professioneel uit en laat zien dat het bericht op geen enkele manier reclame of spam is. Een e-mailhandtekening vergroot de kans dat de e-mail niet door het spamfilter bij de ontvanger wordt uitgezocht. Een handtekening maken is eenvoudig mogelijk en ziet er competent uit.
|
Handtekeningsjabloon privé |
Sjabloon voor zakelijke handtekening |
|
John Doe Musterstrae 23 D-12345 voorbeeldlocatie T: 01234-45678 F: 01234-90876 |
John Doe Vertegenwoordiger verven en vernissen Musterstrae 23 D-12345 voorbeeldlocatie T: 01234-45678 F: 01234-90876 www.farbenmueller.de Rechtbank van Münster Bedrijfsregistratienummer: Directie: Franz Mustermann |
Tip:
Gebruik een algemeen leesbaar en veelgebruikt lettertype zoals Arial, Times New Roman of Helvetica als lettertype voor uw e-mailhandtekening. Deze procedure zorgt ervoor dat het lettertype van uw handtekening door de ontvanger kan worden gelezen. Ongebruikelijke lettertypen zouden anders kunnen worden vervangen door het e-mailprogramma van de ontvanger. Dit kan leiden tot fouten in de weergave of tot tekenfouten die afleiden van de inhoud van uw mail en niet professioneel overkomen.
Een handtekening maken in Microsoft Outlook
Een handtekening maken in Microsoft Outlook
Om voor de eerste keer een handtekening in Microsoft Outlook aan te maken, gaat u als volgt te werk:
Een handtekening maken in Microsoft Outlook
Om voor de eerste keer een handtekening in Microsoft Outlook aan te maken, gaat u als volgt te werk:
-
Maak een nieuw bericht aan in het menupunt “Nieuwe e-mail”.
-
In het menulint onder Instellingen vindt u het subitem "Handtekening"
-
Open het menu-item "Handtekeningen" en voer uw gegevens in. U heeft ook de mogelijkheid om bestaande handtekeningen aan te passen. In het vrije veld kunt u de lettertypen en de lettergrootte wijzigen, links en afbeeldingen invoegen en de e-mailhandtekening in de lay-out harmoniseren.
-
Aan de rechterkant moet u ook aangeven wanneer de standaard handtekening moet worden weergegeven. U kunt verschillende e-mailhandtekeningen toewijzen aan verschillende e-mailaccounts.
-
Met een klik op "OK" heeft u alle wijzigingen opgeslagen en kunt u direct de aangemaakte e-mailhandtekening gebruiken. Als u wijzigingen wilt aanbrengen, begint u opnieuw vanaf stap 1.
Handtekeningen instellen in Thunderbird
In Thunderbird vind je de instelling voor handtekeningen in het menu-item:
Instellingen> Accountinstellingen.
Er wordt een invoervenster geopend waarin u voor elk e-mailaccount een e-mailhandtekening kunt instellen. Het is in Thunderbird ook mogelijk om een aangemaakte e-mailhandtekening als tekstbestand, HTML-bestand of grafisch bestand bij te voegen. Dit wordt dan automatisch ingevuld in de e-mail.
Tip:
Met de gratis Signature Switch-add-on voor Thunderbird kunt u met één druk op de knop handmatig een e-mailhandtekening van de privé- naar de zakelijke modus schakelen. Nog praktischer is het ingebouwde automatische systeem: hier kunt u verschillende e-mailhandtekeningen toewijzen aan verschillende e-mailadressen.
Signature Switch kan eenvoudig worden geïnstalleerd met behulp van de Thunderbird add-on manager. Nadat de eerste installatie is voltooid, vindt u het programma bij het opstellen van een e-mail onder "Opties". In de basisinstelling kun je eerst je bestaande handtekening in- en uitschakelen. Als u extra e-mailhandtekeningen wilt gebruiken, gaat u naar de opties voor het wisselen van handtekening.
Opname van een handtekening in Windows Mail
U kunt ook een e-mailhandtekening invoeren in Windows Mail. Dit werkt in de volgende stappen:
- Kies Instellingen> Handtekening.
- Kies een e-mailaccount of activeer het veld: "Toepassen op alle accounts".
- Controleer in de volgende stap of de schuifregelaar "E-mailhandtekening gebruiken" op "Aan" staat en voer uw e-mailhandtekening in.
Tip: Zo maak je eenvoudig en handig een stijlvolle e-mail- of briefhandtekening
Net als de aanhef en de begroeting zijn handtekeningen essentiële tekstelementen in een e-mail. Met de PhraseExpress-tool, die beschikbaar is als demoversie of in een betaalde versie, kunt u elke e-mailhandtekening maken voor privé- of zakelijke doeleinden en deze met een muisklik invoegen.
Dit werkt snel en eenvoudig met de volgende 5 stappen:
Download het programma van internet en installeer het op uw computer. Deactiveer tijdens de installatie de optie "Wilt u PhraseExpress in het netwerk gebruiken".
Maak een mailhandtekening aan in je mailprogramma of in je tekstverwerker. U kunt verschillende lettertypen en groottes, alinea-afstand en tekenopmaak gebruiken.
Als u tevreden bent met het resultaat, markeert u de voltooide e-mailhandtekening. Klik vervolgens op het "PhraseExpress-symbool" in het systeemvak en vervolgens op "Handtekeningen / Nieuwe tekstmodule" in het menu dat opent.
Klik in het volgende venster op het veld "Opslaan als" en selecteer het item "Opgemaakte tekst" in de lijst. Op deze manier blijft uw eerder gemaakte opmaak behouden. Sluit het venster door op "OK" te klikken.
U kunt op dezelfde manier een tweede of derde e-mailhandtekening maken. Deze is bijvoorbeeld geschikt voor diverse privé- of zakelijke doeleinden en kan diverse persoonsgegevens of begroetingen bevatten.
