Windows Mail gebruiken en configureren

Een account instellen, basisprincipes en instellingen voor Windows Mail

Windows-gebruikers, bijvoorbeeld de huidige versie van Windows 10, vinden in het besturingssysteem tal van gratis applicaties die standaard worden meegeleverd. Gebruikers krijgen onder meer gratis kaart- en navigatiesoftware, een zakrekenmachine, een adresboek en een taakfunctie en video-uitbreidingen. Windows 10 bevat ook de Windows Mail-app voor e-mailcommunicatie.

Als je Windows Mail opent, heb je het gevoel met het kleine broertje van Microsoft Outlook te werken. Dit komt omdat de overeenkomsten qua design en knoppen opvallend zijn. Windows Mail wordt sinds de start van Windows Vista als geïntegreerde communicatiesoftware geleverd. Windows Mail heeft Outlook Express vervangen. Naast een uitgebreid scala aan functies is de levering van Windows Mail met het besturingssysteem een paradigmaverschuiving. Zijn voorganger, Outlook Express, werd gratis geleverd met Internet Explorer.

De structuur van Windows Mail - praktijkgericht mailprogramma met basisfuncties

Windows Mail is een eenvoudig e-mailprogramma dat gebruiksvriendelijk is qua structuur. Het richt zich vooral op het verzenden en ontvangen van berichten. De leveringsomvang omvat:

Mogelijkheid om meerdere e-mailaccounts parallel te beheren.
Aanmaken van persoonlijke mappen mogelijk.
Het verzenden, ontvangen en archiveren van e-mailberichten.
Geïntegreerde spellingcontrole.
Assistent voor individuele tekstopmaak.
Eenvoudige overdracht van e-mailaccounts vanuit andere applicaties.
Integratie van de Windows agenda, adresboek en taakfunctie mogelijk.

Met de genoemde basisfuncties is Windows Mail een praktijkgericht en gebruiksvriendelijk mailprogramma voor particuliere gebruikers. Als u bijvoorbeeld de integratie van clouddiensten zoals Dropbox of messengerdiensten zoals Skype als optie kunt missen en u zelden of nooit spreadsheets of tekstverwerking hoeft in te sluiten, is Windows Mail een goed alternatief voor Microsoft Outlook.

Windows Mail: initiële installatie en integratie van mailboxen

Windows Mail wordt bovenaan het menu Start weergegeven wanneer u Windows voor het eerst installeert. Je bereikt de app door linksonder op het Windows-symbool te klikken en in de balk links naar "Mail" te scrollen. Als je Windows Mail hebt verborgen, kun je de app gemakkelijk vinden door "Mail" in het zoekveld in te voeren. Er wordt een venster geopend waarmee u Windows Mail kunt starten.

Als u een Microsoft-account hebt opgegeven in het installatieproces van Windows 10, is de app direct klaar voor gebruik. Anders wordt u gevraagd de app te koppelen aan een persoonlijk e-mailaccount.

Veel bekende e-mailproviders zoals Outlook.com, de e-mailaccounts van Google of Yahoo en Apple's iCloud worden automatisch geïnstalleerd. Als je een ander account wilt koppelen, selecteer dan: "Andere account." Een overzicht van de meest voorkomende providers en hoe deze zijn ingesteld in Windows Mail helpt je bij het maken van individuele instellingen.

Als u momenteel met Windows Vista of Windows XP werkt en Windows Live Mail of Windows Live Mail Desktop gebruikt, kunt u uw gegevens en contacten eenvoudig overzetten naar Windows Mail. Gebruikers van Windows 7 die niet willen upgraden naar Windows 8 of 10 hebben de mogelijkheid om een eerdere versie van Windows Mail te gebruiken.

Aangezien de ondersteuning voor Windows 7 op 14 januari 2022-2023 is stopgezet en er geen nieuwe beveiligingsupdates beschikbaar zijn, is het logisch om over te stappen naar Windows 10. Een voordeel in dit geval is het gratis gebruik van Windows Mail in de huidige versie.

Stap voor stap een e-mailaccount instellen aan de hand van het voorbeeld van GMX

Als u uw e-mailadres van een GMX-e-mailaccount in Windows Mail wilt toevoegen, selecteert u "Andere account pop3, imap" in de installatiewizard.
U komt in een venster met een keuzemenu waarin u de volgende gegevens moet invullen:
- Uw gebruikersnaam (in de meeste gevallen uw e-mailadres).
- Uw persoonlijk wachtwoord.
- Uw naam, die als onderscheidend kenmerk in het account wordt opgeslagen.
Als u installatieproblemen hebt, kunt u de helppagina's van Microsoft bezoeken voor ondersteuningsartikelen en hulp.
Nadat u op "Voltooien" hebt geklikt, wordt uw e-mailaccount automatisch ingesteld.
In het laatste venster ontvangt u schriftelijke informatie over de afronding. Tegelijkertijd wordt u geïnformeerd dat u Microsoft Outlook gratis kunt downloaden op uw mobiele apparaat. Zo heeft u ook mobiel toegang tot uw e-mails.

Tip: Als je meerdere e-mailaccounts aan elkaar hebt gekoppeld, kan er vaak sprake zijn van dubbele e-mails in de inbox, wat vaak tot problemen leidt. Hiervoor hoef je Windows Mail niet per se opnieuw te installeren.

Zo haalt u het meeste uit Windows Mail

Windows Mail heeft een gebruiksvriendelijke structuur in de keuzemenu's. Net als bij Microsoft Outlook vind je rechtsonder in de app verschillende functievelden:

E-mails verzenden en ontvangen.
De gratis agenda van Microsoft.
Het geïntegreerde adresboek van Microsoft.
"Microsoft To-do"-service als taak-app.
Instellingen.

Door deze gratis apps die in Windows zijn geïntegreerd te integreren, kunt u uw contacten, taken en afspraken overzichtelijk weergeven. In tegenstelling tot Microsoft Outlook bestaat elke module uit één app en is deze niet geïntegreerd in Windows Mail. In de meeste gevallen is het feit dat er geen verbinding is in het dagelijkse werk niet relevant.

In de instellingen heb je de mogelijkheid om een hele reeks opties te activeren. Veel innovaties van oudere versies worden beschreven in een Microsoft-ondersteuningsartikel. In de instellingen kunt u onder andere:

Handtekeningen beheren en invoegen.
Activeer automatische antwoorden op e-mails als uw mailprovider dit toestaat (out-of-office assistent).
Personalisatie van de achtergrond in Windows Mail.
Beheer verschillende e-mailaccounts.
Wijzig het standaardaccount in Windows Mail.

Informatie: In tegenstelling tot Microsoft Outlook heeft Windows Mail geen geïntegreerd spamfilter dat ongewenste e-mail automatisch filtert. Dit is geen probleem, aangezien de meeste e-mailproviders een filter voor ongewenste e-mail hebben ingebouwd in hun gratis e-mailaanbiedingen. In oudere versies van Windows Mail was een spamfilter geïntegreerd dat met slechts enkele instellingen geactiveerd kon worden.

Synchronisatie-instellingen wijzigen

In Windows Mail kunt u de synchronisatie-instellingen met slechts een paar klikken wijzigen. Klik hiervoor op:

"Instellingen / Accounts beheren / Account selecteren / Synchronisatie-instellingen voor mailbox wijzigen".

Er wordt een selectiedialoogvenster met meerdere knoppen geopend, waarin u onder andere door te klikken en aan te vinken kunt aangeven:

Onder welke naam u e-mails wilt versturen,
Of een e-mail volledig moet worden geladen met bijlagen,
Server voor inkomende e-mail en server voor uitgaande e-mail - verander parameters.
Welke parameters zijn essentieel voor authenticatie voor smtp en ssl.

Informatie: Windows Mail slaat de bijlagen van e-mails op in een vooraf ingestelde map.

Tip: Als je in Windows Mail wilt instellen dat kopieën van je e-mails op de server blijven staan nadat je ze hebt gedownload ondanks een POP3-account, dan moet de instelling "Kopie van alle berichten achterlaten" op de server worden geactiveerd.

Een nieuwe e-mail aanmaken in Windows Mail

Als u op uw in Windows Mail geïntegreerde e-mailaccount klikt, wordt het hoofdscherm voor het opstellen en verzenden van e-mails geopend. Draag hier op de gebruikelijke manier:

de naam van de ontvanger,
formatteer uw tekst individueel en
stuur de e-mail naar andere geadresseerden in CC en BCC.

Uw nieuwe en alle inkomende e-mails worden weergegeven in het midden van het hoofdvenster in de inbox. U kunt rechts nieuwe archiefmappen maken door op de knop "Meer" te klikken. Hierdoor kunt u berichten langdurig en overzichtelijk bewaren.

Het maken van een e-mail in Windows Mail is met een paar klikken samengevat.

Conclusie: hoe Windows Mail correct te gebruiken

Met Windows Mail hebben gebruikers die op zoek zijn naar een gebruiksvriendelijk en gratis e-mailprogramma, een programma bij de hand dat al jaren beproefd en getest is en voortdurend wordt verbeterd. Het wordt standaard geleverd met Windows 10 en heeft de basisfuncties van professionele e-mailcommunicatie. Door zijn vormgeving en functies kan Windows Mail het kleine broertje van Microsoft Outlook genoemd worden. Als gebruikers van Windows Mail merken dat er extra functies nodig zijn, kunnen ze met een paar klikken eenvoudig overstappen naar de betaalde versie Microsoft Outlook en een jaarlijkse vergoeding betalen.