Distributielijsten exporteren van Outlook naar Excel - Hier is hoe

Stapsgewijze instructies voor exporteren

Kopieer contacten en distributielijsten naar Excel

Een belangrijke toegevoegde waarde van Microsoft Office is de mogelijkheid om gegevens, getallen en teksten in Outlook, Excel, Word, PowerPoint & Co. te koppelen en programma-overschrijdend te bewerken. Dit geldt onder meer als je contacten of distributielijsten naar Excel kopieert en ze daar wilt verwerken. Het exporteren van het adresboek van Outlook naar Excel kan bijvoorbeeld handig zijn als u professionele lijsten wilt maken van de contactgegevens en deze wilt sorteren of filteren in Excel.

Als je delen van je adresboek wilt doorgeven aan collega's of vrienden, is het ook belangrijk om deze vooraf in Excel te bewerken. In dit geval heeft u de mogelijkheid om privégegevens te controleren en gevoelige items te verwijderen. Om het adresboek te exporteren, gebruikt u de zogenaamde drag & drop-methode, waarbij u met uw muis gegevens van het ene programma naar het andere sleept en daar verwerkt.

Het adresboek exporteren - stap voor stap uitgelegd:

1. Start een lege werkmap in Excel.

2. Navigeer naar uw contacten in Outlook.

3. Om naar Excel te exporteren, selecteert u alle contacten die verder verwerkt moeten worden.

4. Schik de Outlook- en Excel-vensters naast elkaar op het scherm. Dit kunt u doen door de grootte van beide programma's aan te passen met de knop "Verkleinen".

   

5. Sleep de geselecteerde contacten naar de Excel-werkmap.

Tip: Als het Excel-venster niet zichtbaar is naast het Outlook-venster, sleept u de contactpersonen met de Excel-knop omlaag naar de startbalk. Wacht even totdat het Excel-venster op de voorgrond wordt geopend.

Met de toepassing van deze 5 punten kunt u met succes contacten overzetten van Outlook naar Excel. U kunt de gegevens vervolgens in Excel bewerken, bijvoorbeeld verwijderen, herschikken, sorteren en spelfouten oplossen.

Kopieer de distributielijsten met een truc naar Excel

Als je continu berichten stuurt naar een bepaalde groep mensen, is het logisch om in Outlook met distributielijsten te werken. U kunt een nieuwe distributielijst maken in Outlook in het adresboek onder het subitem: "Nieuwe contactgroep.“

Distributielijst exporteren naar Excel

Outlook biedt geen directe manier om een distributielijst naar Excel te exporteren voor verdere verwerking daar. Met behulp van een beproefde truc kun je distributielijsten naar Excel kopiëren en verder bewerken, ondanks het ontbreken van een exportoptie:

1. Open het adresboek in Microsoft Outlook.

   

2. Sleep de distributielijst van uw adresboek naar de inbox met de rechtermuisknop ingedrukt en laat de muisknop los.

3. Er wordt dan een contextmenu geopend. Selecteer het commando "Kopieer hier als bericht met tekst".

4. Outlook maakt een nieuwe e-mail aan die alle relevante, persoonlijke gegevens uit de distributielijst bevat. Selecteer de waarden en kopieer ze direct naar je Excel lijst via het klembord.

Door deze methode te gebruiken, bespaart u uzelf de moeite om afzonderlijke gegevens naar Excel te kopiëren.