Om ervoor te zorgen dat u na het delegeren van taken via uw Outlook altijd de huidige status quo weet, kunt u aangeven dat u een statusrapport wilt ontvangen van overgedragen taken. Het kan ook handig zijn, vooral voor uitgebreide taken
Taken delegeren
Om een taak te delegeren, roept u de opdracht aan in Outlook 2013 of later Start - Nieuwe items - Taakverzoek aan, in Outlook 2010 Start - nieuwe elementen - verdere elementen - taakaanvraag, in Outlook 2003/2007 Nieuw - Nieuw taakverzoek. Vul vervolgens de gegevens en het e-mailadres in van de medewerker aan wie je de taak wilt overdragen en dien de taak in. Maar wat als je de taak een keer hebt ingevoerd in je taakplanner en pas later beseft dat je er niet genoeg tijd voor hebt en dat je het beter kunt delegeren? Ga dan als volgt te werk:
- Klik met de rechtermuisknop op de taak in de taakplanner en bel Taak toewijzen Aan.
- Voer vervolgens het e-mailadres in van de persoon aan wie je de taak wilt overdragen, schrijf een kort bericht en pas de vervaldatum aan zodat je nog tijd hebt om het resultaat te bekijken.
- Zorg ervoor dat je de twee opties hebt Bewaar de bijgewerkte kopie van deze taak in mijn takenlijst en Stuur een statusrapport naar mij zodra de taak is voltooid zijn ingeschakeld. Anders verschijnt de taak niet in je taakplanner; bovendien wordt u niet automatisch op de hoogte gebracht wanneer de taak is voltooid.
- Dien het taakverzoek in.
Zo zorg je ervoor dat je automatisch op de hoogte wordt gehouden van de voortgang
Om ervoor te zorgen dat gedelegeerde taken altijd in uw taakplanner verschijnen en u een melding krijgt wanneer de taak is voltooid, moeten de twee opties genoemd in stap 3 in uw Outlook worden geactiveerd. Dan hoef je er niet altijd aan te denken om bij het delegeren de opties uit stap 3 uit de vorige paragraaf in te schakelen. De opties zijn standaard ingeschakeld, maar voor de zekerheid is het beter om ze aan te vinken:
- Bel in Outlook 2010 of later de opdracht Bestand - Opties - Taken aan, in Outlook 2003/2007 Extra - Opties - Taakopties.
- Schakel in Outlook 2010 en later de volgende opties in: Werk mijn takenlijst bij met kopieën van taken die ik aan andere mensen toewijs en Een statusrapport verzenden wanneer ik een toegewezen taak heb voltooid A..
- Schakel in Outlook 2003/2007 de twee opties in Houd toegewezen taken bijgewerkt in de takenlijst en Statusrapport verzenden wanneer toegewezen taken zijn voltooid A.
- Sluit de dialoogvensters.
Zo kunt u de voltooiingsstatus en verantwoordelijkheid weergeven
In de activiteitenlijst (bekijken Eenvoudige lijst) de kolom ontbreekt % voltooiddat in het zicht Lijst met details verschijnt. Als u vaak uitgebreide taken delegeert en uw medewerkers regelmatig in Outlook documenteren welk percentage van de taak zij al hebben voltooid, dan raad ik u aan om de % voltooid ook in het zicht Eenvoudige lijst invoegen. Zo blijf je op de hoogte van de voortgang. Ga hiervoor als volgt te werk:
- Selecteer de weergave in de taakplanner Eenvoudige lijst: Opdrachtweergave - Weergave wijzigen - Eenvoudige lijst.
- Klik met de rechtermuisknop op een van de kolomkoppen, bijvoorbeeld op verwijzing of in oudere versies Taak onderwerpen roep het commando op Veld selectie Aan.
- Sleep de knop % voltooid B. vanuit het dialoogvenster met de linkermuisknop ingedrukt naar de rij met de kolomkoppen. Mijn suggestie: sleep het naar de positie rechts van de kolomkop Verschuldigd op. Een rode pijl geeft aan waar % voltooid wordt ingevoegd als een nieuwe kolomkop C.. Zodra de knop op de gewenste positie staat, laat u de muisknop los.
- Als er geen kolom in de weergave is Verantwoordelijk wordt weergegeven, plaatst u deze zoals zojuist beschreven. Verantwoordelijk vindt u helemaal aan het einde van de lijst in het dialoogvenster Veld selectie.
- Sluit vervolgens het dialoogvenster Veld selectie.
