Zodat u na het delegeren van taken via uw Outlook altijd de huidige status quo weet, kunt u aangeven dat u een statusrapport wilt ontvangen voor overgedragen taken. Het kan ook zinvol zijn, vooral bij uitgebreide taken
Een taak op een later tijdstip omzetten in een taakverzoek
Als je bij het invoeren van een taak al weet dat je deze wilt delegeren, maak dan geen taak aan, maar een taakaanvraag. Het zal echter altijd gebeuren dat je een taak in je taakplanner hebt ingevoerd en deze later aan iemand anders wilt overdragen. In Outlook werkt het als volgt:
- Klik met de rechtermuisknop op de taak in de taakplanner en roep de opdracht Taak toewijzen Aan. Of u kunt de taak openen. In Outlook tot versie 2003 roep je dan het commando Actie - taak toewijzen Aan; klik in Outlook 2007 of later op de knop Taak toewijzen[1].
- Voer vervolgens het e-mailadres in van de persoon aan wie je de taak wilt delegeren, schrijf een kort bericht en pas de vervaldatum aan (zodat je nog tijd hebt om het resultaat te bekijken).
- Zorg ervoor dat je de twee opties hebt Bewaar de bijgewerkte kopie van deze taak in mijn takenlijst en Stuur een statusrapport naar mij zodra de taak is voltooid zijn ingeschakeld. Anders verschijnt de taak niet in je taakplanner; bovendien wordt u niet automatisch op de hoogte gebracht wanneer de taak is voltooid.
- Dien het taakverzoek in.
Deze instellingen moet je in ieder geval maken
Om ervoor te zorgen dat gedelegeerde taken altijd in uw taakplanner verschijnen en u een melding krijgt wanneer de taak is voltooid, raad ik u aan om twee instellingen in uw Outlook te activeren. Dan hoef je er niet altijd aan te denken om bij het delegeren de opties uit stap 3 uit de vorige paragraaf te activeren:
- In Outlook tot 2007 bel je Extra - Opties - Taakopties op, in Outlook 2010 en later, de opdracht Bestand - Opties - Taken.
- Schakel in Outlook tot 2007 de twee opties uit Houd toegewezen taken bijgewerkt in de takenlijst en Statusrapport verzenden wanneer toegewezen taken zijn voltooid A.
Schakel in Outlook 2010 en later de volgende opties in:
Werk mijn takenlijst bij met kopieën van taken die ik aan andere mensen toewijs en Een statusrapport verzenden wanneer ik een toegewezen taak heb voltooid. - Sluit de dialoogvensters.
Zo kunt u de voltooiingsstatus in uw taakplanner weergeven
In de activiteitenlijst (bekijken Eenvoudige lijst) de kolom ontbreekt % voltooiddat in het zicht Lijst met details verschijnt. Als u vaak vrij uitgebreide taken delegeert en uw medewerkers regelmatig in Outlook documenteren welk percentage van de taak ze al hebben voltooid, dan raad ik u aan om de % voltooid ook in het zicht Eenvoudige lijst invoegen. Dit is een betere manier om jezelf op de hoogte te houden. Ga hiervoor als volgt te werk:
- Selecteer de weergave in de taakplanner Eenvoudige lijst.
- Klik met de rechtermuisknop op een van de kolomkoppen, bijvoorbeeld op Taak onderwerpen roep het commando op Veld selectie Aan.
- Sleep de knop % voltooid vanuit het dialoogvenster met de linkermuisknop ingedrukt naar de rij met de kolomkoppen. Sleep bijvoorbeeld de knop achter de kop Verschuldigd op. Rode pijlen geven aan waar de knop zal worden ingevoegd als een nieuwe kolomkop. Zodra u de knop op de gewenste positie heeft, laat u de muisknop los.
- Als u geen kolommen meer wilt invoegen, sluit u het dialoogvenster Veld selectie.
