Tekst en Quick Parts - Automatisering van tekst in Outlook

Hoe u het beste kunt werken met Quick Parts in Outlook

Het concept van e-mails in Outlook hoeft niet in alle gevallen individueel te zijn. In de professionele en privéomgeving worden voortdurend vergelijkbare of vergelijkbare e-mails ontworpen. Een e-mail bij een aanbieding bevat bijvoorbeeld meestal analoge tekstcomponenten. Een antwoord op een vraag is ook niet specifiek en moet worden gewijzigd in termen van aantallen of hoogstens het product. Een overeenkomst in het concept van mails is in de grond zinnig en bevat een niet te onderschatten voordeel. Dit kan worden bereikt als u meer werkt met geprefabriceerde tekstmodules. In de huidige versie van Outlook 365 zijn tekstmodules en hun functies beschikbaar als snelle modules, die verschillen van andere programma's en Outlook-versies.

Videozelfstudie: tekstmodules maken en gebruiken in Outlook

Maak een snel onderdeel in Outlook - 5 essentiële stappen voor automatisering

In het Microsoft Outlook-programma ontwerpt u in een handomdraai een snel onderdeel:

1. Open een nieuwe mail via het tabblad “Bestand”. Schrijf in de volgende stap een specifieke tekst die u als sneldeel wilt opslaan.

2. Selecteer de tekst in Microsoft Outlook en kopieer deze. Om dit te doen, kunt u de toetsencombinatie Ctrl + C gebruiken als sneltoets of sneltoets.

   

3. In de volgende stap, met de tekst nog steeds gemarkeerd, navigeert u naar het tabblad "Invoegen" en schakelt u over naar het menu "Tekst".

   

4. Als u op "Quick Parts" klikt, wordt een nieuw selectievenster geopend waarin u "Uw selectie in de Quick Parts Catalog" kunt opslaan.

   

5. Nadat u op "Selectie opslaan in snelle onderdelencatalogus" hebt geklikt, wordt een ander optievenster geopend. Hier heeft u de mogelijkheid om meer informatie over de tekstmodule te geven.

   

U kunt onder andere:

• Wijs een betekenisvolle naam toe aan de tekstmodule.
• Selecteer een categorie of maak een nieuwe categorie aan, bijvoorbeeld 'Aanbiedingen' of 'Contract'.
• Voeg een beschrijving toe om collega's te informeren over de inhoud van de tekstmodule.
• Selecteer in de opties hoe de tekst moet worden ingevoegd als een snel onderdeel.

Met een klik op "OK" slaat u het snelle gedeelte op en kunt u het op elk moment in een nieuwe e-mail invoegen.

Een snel onderdeel invoegen in een e-mail - zo werkt het

Een bouwsteen toegevoegd aan een nieuwe e-mail heeft veel voordelen. Het is tijdbesparend en efficiënt om tekstmodules in een e-mail op te nemen. Bovendien zijn uitgaande berichten vergelijkbaar qua inhoud en opmaak. Dit is vooral belangrijk in de professionele omgeving, bij een aanvraag of een offerte.

U hebt twee alternatieven om een gemaakte tekstmodule in een e-mail in te sluiten:

Alternatief 1: voeg een tekstmodule in zoals autotekst

Uw snelgedeelte met de naam "Tekstmodule 1" wordt automatisch weergegeven als een optie om in te voegen zodra u de eerste paar tekens van de naam van het snelle gedeelte in uw tekst invoert.

De string "Text" is voldoende voor Outlook om het snelle gedeelte te vinden. Het snelle gedeelte wordt ingevoegd met een klik op de Enter-toets. Dit bespaart u veel tijd bij het opstellen van e-mails.

Alternatief 2: Integreer de snelle component handmatig

Naast de geautomatiseerde variant kunt u een snelcomponent ook handmatig integreren. Dit werkt moeiteloos door een nieuwe e-mail te openen en uw cursor te gebruiken om naar het punt in de tekst te navigeren waar u de tekst wilt invoegen.

Ga in de volgende stap naar het tabblad “Quick Parts” in het tabblad “Invoegen” Klik op het menu-item om alle quickparts weer te geven die kunnen worden ingevoegd.

Nadat u op het gewenste snelcomponent heeft geklikt, verschijnt deze in de tekst van uw e-mail.

Snelle onderdelen ordenen, bewerken en verwijderen

Na verloop van tijd wordt het onvermijdelijk dat onafhankelijk ontworpen snelle bouwstenen moeten worden gewijzigd of verwijderd. Delen van de tekst, opgenomen getallen of percentages kunnen veranderen. Ga als volgt te werk om een tekstmodule te wijzigen of te verwijderen:

1. Navigeer in het tabblad "Invoegen" naar het menu-item "Quick Parts".

2. Open het menu "Quick Parts" en klik op de module die u wilt wijzigen Er wordt een nieuw keuzemenu geopend waarin u de tekstmodule kunt bewerken.

   

3. U heeft onder andere de mogelijkheid om de eigenschappen van de tekstmodule te bewerken. U kunt de naam van het blok of de omschrijving aanpassen. Onder "Organiseren en verwijderen" komt u bij de "Organizer voor modules", waarin u alle opgeslagen tekstmodules kunt bewerken en indien nodig kunt verwijderen.

   

4. Een klik op "Sluiten" slaat alle wijzigingen op die zijn aangebracht in uw persoonlijke tekstmodules. Het wijzigen van tekstmodules is alleen mogelijk in nieuwere Outlook-versies. In Outlook 2007 of 2010 is er geen officiële manier om snelle delen achteraf te bewerken. Met een trucje waarbij je de tekstmodule onder een andere naam opslaat, kun je alsnog bewerken en aanpassen.

Samengevat bevatten de functies Quick Parts en Autotext essentiële opties om het maken van teksten gedeeltelijk te automatiseren. Het gebruik van beide functies is ideaal voor zakelijke brieven waarin een speciale of gewone begroeting zoals "Geachte" moet worden gebruikt. Persoonlijke begroetingen kunnen ook worden opgeslagen als automatische tekst.

Het is vergelijkbaar met een uitnodiging, terugkerende wensen voor een verjaardag of jubilea of veelgestelde vragen. Afkortingen en formuleringen kunnen op elk moment als snelle bouwstenen worden ontworpen. Op deze manier kunnen handtekeningen ook worden ingebed bij het vervangen van de eigenlijke handtekening. Voor brieven en zakelijke brieven, die woord voor woord geschreven moeten worden, is er ook een module.

Naast de snelle onderdelenfunctie in Outlook, gebruiken bedrijven en zakenmensen de productiviteitstool Text Expander van Smile. Met deze betaalde app kunnen zakelijke brieven en e-mails verder geprofessionaliseerd worden op het gebied van Autotext. Met Text Expander kun je zowel op Windows als Mac werken.

Tip:

Om te allen tijde het overzicht te behouden over uw snelle bouwstenen, is het zinvol en praktijkgericht om ze in begrijpelijke categorieën te ordenen.

Conclusie

Snelle onderdelen maken in Microsoft Outlook is niet moeilijk. In 5 simpele stappen sla je een nieuw blok op. Het toekennen van begrijpelijke categorieën, duidelijke modulenamen en een duidelijke omschrijving zijn belangrijk om snelle modules efficiënt in e-mails te verwerken. Deze procedure voor terugkerende e-mails bespaart u veel tijd in de conceptie. Bovendien garandeert deze procedure dat aanbiedingen of een aanvraag op dezelfde manier worden beantwoord en verzonden.