Stapsgewijze instructies
Of u nu brieven verstuurt of de schappen in uw magazijn opnieuw wilt labelen: het gebruik van etiketten is in veel opzichten zinvol. Met de programma's Word en Excel biedt Microsoft u de mogelijkheid om het afdrukken van etiketten zo eenvoudig mogelijk te maken. In Excel kunt u labels ontwerpen met gegevens die u in een tabel hebt opgeslagen. Je moet ze uitprinten met Word. Hieronder zullen we u in detail de uit te voeren stappen voorstellen.
De eerste stap: het labelontwerp met Excel
Een adres- of gegevenstabel als basis
Als je etiketten wilt printen, moet je eerst aan Excel “vertellen” met welke gegevens het moet werken. Dus in de eerste stap heb je een Excel-tabel nodig waarin je alle informatie invoert die later moet worden afgedrukt.
-
Open hiervoor eerst het programma en begin met het maken van een nieuw document of nieuwe map.
-
Klik met de cursor in de eerste regel en typ de respectievelijke categorienamen in waarmee u wilt werken.
-
In de onderstaande regels kunt u vervolgens de relevante informatie invullen. Sla het programma op en sluit het.
Stap 2: Overschakelen naar Word
Maak uw labels in een samenvoegbewerking
Heb je alle relevante gegevens voor de labels in Excel ingevuld? Prachtig! Dan is het tijd om een nieuw bestand in Word te openen en te beginnen met het samenvoegen van uw labels.
Hier gaat u als volgt te werk…:
-
Selecteer het gebied "Programma's" in de bovenstaande tabbladen.
-
U vindt de knop "Labels" aan de linkerkant. Klik hier ook op en selecteer vervolgens "Enveloppen en etiketten".
-
Klik op de knop "Opties" om vervolgens de gebruikte labelfabrikant op te geven in het daarvoor bestemde vervolgkeuzemenu. Vooral het labelnummer is hierbij van belang, zodat het eindresultaat ook past bij uw bedrukking en maat. Mocht u hier niet zeker van zijn, dan vindt u alle relevante informatie op de verpakking van de gebruikte etiketten. Als u de juiste gegevens heeft gevonden en ingevoerd, bevestigt u deze met "OK".
-
Dit is het moment om uw eigen document te maken. Nadat u de fabrikant en het labeltype hebt bevestigd en de knop "Nieuw document" in het dialoogvenster hebt geselecteerd, ziet u in de volgende stap de indeling van uw pagina.
-
Klik nu bovenaan op "Zendingen" en selecteer het gebied "Geadresseerde selecteren". Aangezien u uw ontvangers (en hun gegevens) al in de eerste stap in Excel hebt ingevoerd, kunt u nu "Bestaande lijst gebruiken" selecteren.
-
U heeft nu de mogelijkheid om uw eerder gemaakte Excel-bestand te gebruiken en de relevante gegevens in te voeren.
-
Het is op dit punt vooral belangrijk dat u ervoor zorgt dat het vinkje helemaal onderaan in het gebied "Eerste gegevensreeks bevat kolomkoppen" is aangevinkt. Dit verwijst naar de respectievelijke categoriebeschrijvingen, zoals "naam", "voornaam", enz.
-
Als u op het gebied "Afdruk samenvoegveld invoegen" klikt, ziet u een lijst met al uw categoriebeschrijvingen.
-
Met één klik selecteert u eenvoudig en gemakkelijk alle informatie die u nodig heeft in het verloop van uw labels.
-
Als je dan het voorbeeld van je eerste label ziet, kun je het indelen zoals je wilt. Hierbij is het bijvoorbeeld belangrijk dat je let op het gebruik van de daarvoor bestemde ruimtes.
-
Hoe het eindresultaat eruit zal zien, kunt u op elk moment in detail bekijken in het gedeelte "Voorbeeld resultaten". Als alles in orde is, klikt u hierboven op "Voltooien en samenvoegen" zodat de tijdelijke aanduidingen worden overgenomen uit de tabel met de bijbehorende informatie.
-
Stop de labelstickers in je printer en begin met printen.
PS: Als je wilt, kun je natuurlijk het ontwerp van de respectieve labels aanpassen en ze een individueel tintje geven. Gebruik hiervoor gewoon de bekende functies uit de Word-balk.
Hoe hetzelfde label meerdere keren af te drukken
-
Begin met een leeg Word-document.
-
Bel het lint „Zendingen ”klik op de knop “Etiketten”.
-
Typ het gewenste adres of de gewenste tekst in het venster dat verschijnt.
-
Zorg ervoor dat de optie “Eén zijde van hetzelfde label” is geselecteerd onder “Afdrukken”.is geselecteerd.
-
Als u al labels heeft gebruikt, wordt onder "Label" nog het laatst gebruikte type ingevuld. Klik anders op "Opties" om een labeltype te selecteren.
-
De eenvoudigste manier om het juiste labelformaat te kiezen, is door "Labelfabrikant" en "Labelnummer" te selecteren. Zoek deze informatie dus op uw etiketvellen en selecteer de twee velden dienovereenkomstig.
-
Als u geen van de genoemde labeltypes heeft, moet u proberen er een te vinden waarvan de afmetingen zo goed mogelijk passen bij een van de gedefinieerde typen. De afmetingen vindt u rechts van het keuzevak "Labeltype". Indien nodig kunt u gebruik maken van Details verander iets in de afmetingen, zoals de bovenrand.
-
Sluit het venster voor het selecteren van het labelformaat met OK.
-
Nu kunt u de knop "Afdrukken" in het vorige dialoogvenster gebruiken om direct een pagina vol labels af te drukken. Voor eventuele correcties of de uitvoer van meerdere pagina's, is het beter om op "Nieuw document" te drukken.
-
Nu kunt u zien hoe Word de pagina heeft voorbereid om te worden uitgevoerd.
-
Je kunt nu de labels opmaken: selecteer bijvoorbeeld een ander lettertype of vergroot de inspringing naar links in de alinea-opties zodat de tekst iets naar rechts schuift.
-
Check in de preview of de labels je bevallen en print ze uit zoals je gewend bent.
-
Als u meerdere pagina's met labels wilt afdrukken, selecteert u in het afdrukvenster onder Exemplaren het gewenste aantal pagina's.
Een papierstoring voorkomen met Excel
Het kan voorkomen dat de labels een papierstoring veroorzaken bij gebruik van de normale papiergoot, omdat individuele labels loskomen wanneer het papier over de rollen in de printer wordt getransporteerd. Daarom hebben veel printers een speciale “universele feeder” die handmatig moet worden geladen, maar waarbij transport minder gevaarlijk is voor etiketten.
Als u niet zeker weet of uw printer ook goed omgaat met etiketten uit de standaardlade, klikt u voor de zekerheid op "Printereigenschappen" in het afdrukvenster en stelt u vervolgens de multifunctionele lade in onder Bron. Dit type inspringing heeft mogelijk een iets andere naam voor uw model.
Bronnen en links
- https://support.office.com/de-de/article/Erstellen-und-Drucken-von-Etiketten-82086c07-2afa-4982-9d7d-9c9141d5035b
- https://www.pcwelt.de/ratgeber/Excel-Tabelle-als-Datenquelle-fuer-Etiketten-verwenden-1277039.html
- https://www.youtube.com/watch?v=0tUJOj4h9u0
- https://etiketten.shop/
