Inhoudsopgave
Via een telefoon- of videoconferentiesysteem kunnen ook vergaderingen worden gehouden met mensen die zich in andere steden of zelfs landen bevinden. Dat scheelt reiskosten en tijd. Er zijn echter enkele technische en ook communicatieve uitdagingen
Telefoon- en videoconferenties zijn natuurlijk geschikt voor vergaderingen waarbij de deelnemers niet op één plek bij elkaar zijn. U heeft nog meer voordelen:
- U kunt op korte termijn worden opgeroepen.
- Mensen kunnen later of voor een deel van de vergadering worden toegevoegd.
Houd hier rekening mee bij telefoon- en videoconferenties
- Techniektest (leider): Als leider start je vooraf het systeem en test je of de verbinding tot stand komt voordat de andere deelnemers meedoen. Anders riskeer je een hobbelige start omdat eerst een soundcheck nodig kan zijn of instellingen moeten worden aangepast.
- Techniektest (deelnemers): Vraag alle deelnemers vooraf een systeemtest te doen. De videosystemen hebben hiervoor meestal een link die je naar de deelnemers stuurt. Anders besteed je de eerste minuten aan het oplossen van de technische problemen van de deelnemers.
- Invoering: Geef indien nodig een korte introductie van de technologie: Hoe spreek ik me uit? Hoe draai ik omhoog/omlaag? Hoe demp ik de microfoon/telefoon? Welke andere opties heb ik, b.v. B. bestanden uploaden of je eigen scherm delen?
- Elimineer interferentie: Zorg ervoor (en de deelnemers) dat er geen achtergrondgeluid is. Dat betekent: ramen sluiten, airco of printer uitzetten, nagalmende kamers vermijden, smartphone uitzetten.
- Spreekpauzes: Wijs de deelnemers erop dat het zinvol is om anderen de gelegenheid te geven langer te reageren dan in face-to-face meetings. Als iemand te snel begint te spreken (om te kunnen spreken), kan het gebeuren dat de eerste paar woorden niet aankomen (bijvoorbeeld doordat de persoon te laat op de spreekknop drukt).
- Directe aanpak: Als je een bepaalde persoon wilt aanspreken, noem hem dan bij naam. Op deze manier weet de persoon dat ze bedoeld waren en hoef je de vraag niet te herhalen omdat de persoon zich realiseerde dat je te laat met hem sprak.
Conferentiegesprekken beheersen
- Naam naam: De deelnemers zien elkaar niet. Als de deelnemers elkaar nog niet kennen, moeten ze hun naam in de eerste paar bijdragen vermelden. Anders weten de anderen niet wie er aan het woord is.
- Verbaliserende gebaren / gezichtsuitdrukkingen: De andere partijen kunnen elkaar niet zien in een telefonische vergadering. Je ziet dus ook de gezichtsuitdrukkingen en gebaren van de anderen niet. Daarom is het belangrijk om duidelijk te zijn over alles wat je wilt uiten.
Tips voor de speciale functies van videoconferenties
- Headset in plaats van luidspreker: In het geval van videoconferenties op de pc, informeer de deelnemers dat ze de luidspreker van hun pc moeten uitschakelen en een headset moeten gebruiken. Anders zullen er echo-effecten zijn wanneer de deelnemer spreekt en zijn stem wordt weergegeven via de luidspreker en opgepikt door de microfoon.
- Spraakmoderatie: Bij sommige systemen mag er maar één persoon tegelijk spreken, de moderator moet ze het woord geven (lees: microfoon loslaten). Dat is heerlijk, want het wordt al snel chaotisch als meerdere deelnemers door elkaar praten. Daarnaast zijn er soms ook vertragingen, wat leidt tot een bizarre, want vertraagde communicatie. Als de techniek het mogelijk maakt om tegelijkertijd te spreken: Kijk of de deelnemers voldoende gedisciplineerd zijn. Als u dat niet bent, schakelt u over naar gemodereerd spreken.
