Synchroniseer Outlook met uw Apple-apparaten iPhone of iPad

"Handwerk" zoals bij Android is niet nodig als je de gegevens uit je Outlook met je iPhone of iPad wilt meenemen - zolang je de synchronisatie-opties maar correct hebt ingesteld zoals beschreven in het volgende artikel.

Ook al komen Outlook en de Apple-toestellen met het iOS-besturingssysteem uit totaal verschillende ecosystemen, de uitwisseling van agendagegevens en adressen verloopt probleemloos. Ook kunnen zonder problemen biljetten worden uitgewisseld tussen beide systemen. En het iOS-apparaat neemt ook de e-mailinstellingen van Outlook over. Vervolgens haalt u de e-mails op van de mailserver naar het mobiele apparaat (niet vanuit Outlook).

De taken uit Outlook kunnen niet worden gesynchroniseerd omdat het iOS-apparaat geen aparte taakplanner heeft. Er is dus geen manier om Outlook-taken over te dragen met het Apple-synchronisatieprogramma, tenzij uw Outlook is verbonden met een Exchange-server. Dan vind je de Outlook Taken op de iPhone/iPad onder herinneringen. Er is echter een hele reeks taakplanner-apps voor Apple-apparaten - hoewel synchronisatie met Outlook daar ook min of meer beperkt is.

Om uw Apple-apparaat te kunnen synchroniseren met een Windows-pc en de Outlook erop, heeft u de gratis iTunes-software van Apple nodig, minimaal versie 10. Voor de gegevenssynchronisatie heeft u ook Outlook 2003 of een nieuwere versie nodig. Synchronisatie is helaas niet mogelijk met Outlook 2000 of 2002 / XP.

De gegevenssynchronisatie werkt via de USB-kabel die bij de iPhone / iPad wordt geleverd of via draadloos LAN. Daarnaast biedt Apple de mogelijkheid om de gegevens te synchroniseren met de Windows-pc met behulp van een gratis iCloud-account.

Hoe te kiezen wat je wilt synchroniseren via iTunes

Bepaal eerst wat en hoe u wilt synchroniseren:

1. Sluit hiervoor uw iPhone aan op de pc en start iTunes.
2. Selecteer in iTunes 10 apparaten Je iPhone uit; klik in iTunes 11 op in de rechterbovenhoek (onder het zoekvak) iPhone respectievelijk. iPad (links van het uitwerppictogram en niet erop).
   
3. Zet de kassa aan Overzicht de optie Automatisch synchroniseren wanneer deze iPhone / iPad is aangesloten A.
4. Als u niet wilt dat de gegevens via de kabel worden gesynchroniseerd, maar via het draadloze netwerk, schakelt u over op Synchroniseer met deze iPhone/iPad via WiFi A.
5. Open dan het register info.
6. Hier activeert en configureert u de synchronisatie voor de verschillende Outlook-modules zoals beschreven in de volgende paragrafen.

Contacten synchroniseren

U kunt alle contacten of alle contacten uit geselecteerde mappen die u in het Outlook-adresboek hebt gemaakt, overbrengen naar de iPhone:

1. Zet de kassa aan info de optie Contacten synchroniseren met en selecteer in de vervolgkeuzelijst Outlook het einde.
2. Aangeven of Alle contacten of gewoon Geselecteerde groepen moet worden gesynchroniseerd. Als u mappen in het adresboek in uw Outlook hebt gemaakt of als u contactgroepen op de iPhone hebt gedefinieerd, zal iTunes deze weergeven onder Geselecteerde groepen Bij. Zet een vinkje voor alle groepen (of mappen) die je wilt synchroniseren.
3. Als je contacten hebt aangemaakt in het telefoonboek op je iPhone en deze wilt overzetten naar je Outlook, activeer dan de optie in iTunes Voeg contacten toe die buiten groepen zijn gemaakt op deze iPhone / iPad om en selecteer de gewenste map als bestemming. Als de nieuw aangemaakte contacten in verschillende mappen in Outlook terecht moeten komen, moet u ze na de gegevensoverdracht in Outlook met de hand naar de gewenste map slepen.
   

Agenda synchroniseren

Vanuit de Outlook-agenda kunt u alle afspraken of - om ruimte te besparen - alle toekomstige afspraken en afspraken van een bepaalde periode overzetten naar de iPhone. Als je meerdere agenda's in Outlook hebt ingesteld, kun je kiezen welke agenda's gesynchroniseerd moeten worden:

1. Zet de kassa aan info de optie Agenda synchroniseren met en kies uit de lijst ernaast Outlook het einde.
2. Aangeven of Alle kalenders of gewoon Geselecteerde agenda's moet worden gesynchroniseerd. Vink in het tweede geval het vakje aan voor alle agenda's die u op de iPhone wilt meenemen.
3. Wilt u vanwege ruimtegebrek alleen toekomstige afspraken en bijvoorbeeld afspraken van de afgelopen 30 dagen meenemen, activeer dan de optie Synchroniseer geen gebeurtenissen ouder dan en voer vervolgens de gewenste tijdsduur in.
   

Notities synchroniseren

Als u de notities uit Outlook wilt synchroniseren met het notitieprogramma op uw iPhone, schakelt u over naar iTunes (hieronder: E-mailaccounts synchroniseren) de optie Notities synchroniseren met Outlook A.

Breng gegevens van Outlook naar uw iOS-apparaat

Vul in onder Informatie vervangen op deze iPhone welke gegevens vervolgens naar uw iOS-apparaat moeten worden gekopieerd. Klik dan op Gebruik maken vante synchroniseren.

E-mailinstellingen overzetten

ITunes kan geen e-mails van Outlook naar het Apple-apparaat overbrengen, maar u kunt de accountinstellingen toepassen (zonder de wachtwoorden). Daarna zijn echter nog enkele aanpassingen in het e-mailprogramma op de iPhone/iPad noodzakelijk.

Als u de accountinstellingen naar de iPhone wilt kopiëren, gaat u als volgt te werk:

1. Zet de kassa aan info in iTunes Synchroniseer e-mailaccounts van en kies Outlook het einde.
2. Als u meerdere accounts in Outlook hebt ingesteld, selecteert u ze allemaal die ook op de iPhone moeten worden aangemaakt.
3. Klik op Gebruik maken van.
4. Zodra de synchronisatie is voltooid, kunt u iTunes afsluiten en het Apple-apparaat loskoppelen.

E-mailaccountinstellingen configureren op iPhone

Nu moet je het wachtwoord invoeren voor elk account dat moet worden gesynchroniseerd op de iPhone en enkele instellingen aanpassen:

1. Open hiervoor het programma op de iPhone / iPad instellingen.
2. Tik hier op E-mail, contacten, agenda.
3. Tik op het account dat u van Outlook hebt overgenomen.
4. Tik in het veld wachtwoord en voer het wachtwoord in dat voor het e-mailaccount is gedefinieerd.
5. Scroll helemaal naar beneden in het dialoogvenster met de instellingen voor dit e-mailaccount en tik op hier Verlengd.
6. Onder Verwijderde e-mails Aan Verwijderen: Nooit. Geef aan of u e-mails na een dag, na een week, na een maand of . wilt verwijderen Nooit moet worden verwijderd. Nooit betekent: niet automatisch, maar alleen bij het legen van de prullenbak.
7. Als uw mailserver het SSL-protocol ondersteunt, schakelt u de optie om SSL gebruiken zodat e-mails in versleutelde vorm worden verzonden.
   
8. Tik op Verwijderen van de server en specificeer of de gedownloade e-mails op de server moeten blijven (zodat u ze nog steeds op uw pc kunt ontvangen), of ze na zeven dagen van de server moeten worden verwijderd of wanneer ze uit de inbox worden verplaatst.
9. Keer terug naar het dialoogvenster met een tik op de accountnaam Rekening en vanaf daar met één tik Post enz. in de dialoog Mail, contacten, agenda opbrengst.
10. Als u andere e-mailaccounts op de iPhone wilt opvragen en deze zijn al op de iPhone aangemaakt (via de synchronisatie-instellingen in iTunes), herhaalt u hiervoor stap 3 t/m 9. Als u extra accounts wilt oproepen, neem deze dan mee door Account toevoegen in de lijst op de iPhone en configureer deze.

Hoe vaak wilt u dat de iPhone uw e-mail controleert?

U bepaalt nu hoe en hoe vaak e-mails worden opgehaald. Er zijn een paar dingen om in gedachten te houden:

Moet elke nieuwe e-mail meteen naar je iPhone of is het voldoende als je elke 15, 30 of 60 minuten e-mails ophaalt?

Heb je meestal toegang tot een WLAN of heb je een flat rate zodat het dataverkeer geen kostenpost is? Of zijn er kosten verbonden aan de overschrijvingen?

Ga dan als volgt te werk, afhankelijk van de situatie:

1. Tik hiervoor op het Apple-apparaat in de app instellingen in dialoog Mail, contacten, agenda Aan Gegevenssynchronisatie.
2. Als u wilt dat de server nieuwe e-mails automatisch doorstuurt, schakelt u over op Duw A. Als u wilt dat de e-mails alleen met vaste tussenpozen of alleen op uw verzoek worden opgehaald, schakelt u over op Duw en kies de ritme of handmatig het einde.
3. Met Mail enz. keert u terug naar het dialoogvenster Mail, contacten, agenda opbrengst.

E-mailkopieën voor Outlook en handtekeningen

Als u wilt dat kopieën van de e-mails die u op het Apple-apparaat schrijft in uw Outlook terechtkomen zodat u ze kunt archiveren, gaat u als volgt te werk:

1. Scroll door het dialoogvenster op de iPhone / iPad E-mail, contacten, agenda naar de sectie Mail.
2. schakelaar Blinde kopie voor mij A.
3. Vul in het veld in handtekening een handtekening die aan uw e-mails moet worden toegevoegd - anders verschijnt het bericht Verstuurd vanaf mijn IPhone.
4. Selecteer in het onderstaande veld welke van de e-mailaccounts het standaardaccount moet zijn.
5. Nu kan je instellingen-Sluit de app.
   

Taken synchroniseren met het iOS-apparaat

Als je de taken uit Outlook mee wilt nemen op je iPhone of iPad, heb je een taakplanner-app op het Apple-apparaat nodig plus een cloudservice waarmee de gegevens kunnen worden overgezet.

Tot eind 2012 waren er twee taak-apps die ook lokaal synchroniseren via het draadloze LAN (maar niet via USB) toestonden: AppigoToDo en 2Do. Beide tools blijven werken op het iOS-apparaat, maar synchronisatie is nu alleen mogelijk via de Apple iCloud-service, niet meer via wifi.

Een iOS-app die via WLAN blijft synchroniseren met Outlook is de Pocket Informant Pro, die ook in het Duits verkrijgbaar is. Dit is een programma voor de iPhone/iPad dat vergelijkbaar is met de agenda en taakplanner uit Outlook, maar in de app store 14 euro kost.

Wil je gewoon een taakplanner op je Apple device hebben, pak dan de Toodledo To Do List, die 2,69 euro kost, en synchroniseer via de gratis webservice Toodledo.com.