Als je geconcentreerd aan een taak werkt, is het raadzaam om allerlei verstoringen weg te werken of zoveel mogelijk te minimaliseren. Dit omvat ook onderbrekingen van inkomende e-mails en van desktopmeldingen bij het ontvangen van e-mails.
Instellen hoe vaak Outlook e-mails ophaalt
In de meeste gevallen is het voor Outlook niet nodig om elke tien minuten of meer de mailbox op de server te controleren en de nieuwe e-mails te downloaden. Uitzondering: u moet bestellingen of vragen van klanten beantwoorden, wat onmiddellijk moet gebeuren. In verreweg de meeste gevallen is het voldoende dat Outlook één keer per uur of elk half uur de e-mail checkt.
En als uw werk vereist dat u zich lange tijd op één taak concentreert, is het raadzaam, zoals beschreven op de vorige pagina, uw e-mails slechts op bepaalde tijden te controleren. Schakel dan het automatisch ophalen van e-mail volledig uit.
Als u met spoed op een specifieke e-mail wacht, kunt u de e-mail op elk moment ophalen door op de F9-toets of de knop te drukken Verzenden ontvangen trekker.
Als u wilt opgeven hoe vaak Outlook e-mails ophaalt of als u het automatisch ophalen van e-mail wilt uitschakelen, gaat u als volgt te werk:
- In Outlook tot versie 2007 roep je het commando Extra → Opties en open het register E-mail instellen. In Outlook 2010 bel je Bestand → Opties en open het register Verlengd.
- Klik op Verzenden ontvangen.
- Kiezen Alle accounts en schakel de optie in Neem deze groep op in de inzending (onder Instellingen voor groep "Alle accounts") een.
- Schakel in het onderstaande veld ofwel de optie Automatische transmissie elke X minuten volledig of u zet hem aan en voert de gewenste frequentie erachter in - bijvoorbeeld 60 Minuten.
- Als je de offline modus gebruikt, herhaal dan stap 3 en 4 ervoor.
- Als u geen andere instellingen voor afzonderlijke accounts wilt maken, sluit u de dialoogvensters.
- Als de e-mails die in een bepaald account worden ontvangen vaker moeten worden gecontroleerd, verlaat dan het dialoogvenster Bezorggroepen (zie stap 6) en ga als volgt verder:
- Kiezen Alle accounts en klik Aanpassen.
- Selecteer het account waarvoor andere instellingen moeten gelden en verwijder het vinkje ervoor Account opnemen in deze groep. Sluit het dialoogvenster met Oke.
- Klik dan op Nieuw. Vul de naam in van de rekening waarvoor de bijzondere regeling geldt en klik op Oke.
- In het dialoogvenster dat nu wordt geopend, schakelt u de optie om Account opnemen in deze groep en klik Oke.
- Selecteer de rekening. Activeer de optie hiervoor Automatische transmissie elke X minuten en voer het gewenste interval in.
- Sluit alle dialoogvensters.
Desktopmeldingen uitschakelen
Als je om de paar minuten automatisch je e-mail checkt, maar niet constant op de hoogte hoeft te zijn van nieuwe inkomende e-mails, dan is het raadzaam om de desktop notificatiefunctie van Outlook uit te schakelen. Dan toont Outlook een paar seconden geen notificatievenster of een letterpictogram voor elke nieuwe e-mail en speelt er ook geen geluid af.
Ga in Outlook tot versie 2007 als volgt te werk:
- Bel de opdracht Extra → Opties Aan.
- Klik op E-mailopties en dan verder Geavanceerde e-mailopties.
- omdraaien Wanneer nieuwe items in de inbox aankomen alle vier de opties.
- Sluit de dialoogvensters.
Doe in Outlook 2010 het volgende:
- Bel de opdracht Bestand → Opties Aan.
- Open de kassa e-mail.
- Schakel de vier onderstaande opties in Wanneer nieuwe berichten binnenkomen en sluit het dialoogvenster.
