Dit gebeurt steeds vaker: Als je een Excel-werkmap als gegevensbron gebruikt in een standaardbrief in Word 2003/2002, kunnen er problemen ontstaan met het datumformaat. Hier leest u hoe u deze moeilijkheid kunt omzeilen.
Als bijvoorbeeld een datum naar de standaardbrief moet worden overgebracht vanuit een kolom met datums in een Excel-tabel, verschijnt de datum altijd in Word in het formaat "MM / DD / JJJJ", ongeacht hoe u deze hebt opgemaakt. Dat is vervelend!
Het probleem doet zich altijd voor in Word 2003/2002 wanneer Word het importfilter voor de gegevensbron zelf bepaalt bij het openen van Excel-tabellen. Vervolgens wordt een filter gebruikt dat de datum niet correct opmaakt en in plaats daarvan de datum in het standaard datumformaat overbrengt.
Voorkom deze opmaakfout en stel Word zo in dat je het importfilter zelf kunt definiëren. Selecteer vervolgens de optie "Microsoft Excel-werkbladen via converter" of "MS Excel-werkbladen via DDE" als importfilter, afhankelijk van de Word-versie en geïnstalleerde filter. Zo werkt dat:
- Roep het menu EXTRA'S - OPTIES op en ga naar het tabblad ALGEMEEN. Activeer het selectievakje "Conversie bevestigen bij openen". Verlaat het dialoogvenster met OK. U hoeft deze stap maar één keer uit te voeren; Word onthoudt deze instelling permanent.
- Let op: Zonder de wijziging in het menu EXTRA'S - OPTIES, tabblad ALGEMEEN, stelt Word over het algemeen het importfilter zelf in bij het laden van een bestand dat niet in Word-formaat is. Dit geldt niet alleen voor de gegevensbron voor standaardbrieven, maar ook voor gewone documenten die u van een externe tekstverwerker wilt overnemen of die uit een puur tekstbestand bestaan. Alleen als u het selectievakje "Conversie bevestigen bij openen" activeert, wordt u altijd om het gewenste formaat gevraagd en kunt u zelf beslissen.
- Maak nu uw standaardbrief aan door het menu EXTRA'S - LETTERS EN MAILINGS - SERILE LETTER CREATION (Word 2003) of EXTRA'S - LETTERS EN MAILINGS - SERIAL PRINT WIZARD (Word 2002) op te roepen.
- Selecteer in de eerste stap van de wizard het gewenste documenttype, bijvoorbeeld: "Brieven".
- Gebruik in de tweede stap van de wizard de optieknop "Gebruik huidig document" om aan te geven dat het huidige document als standaardbrief moet worden gebruikt.
- Selecteer in de derde stap de optie "Gebruik een bestaande lijst" en klik op "Bladeren". Schakel vervolgens naar de map waar uw Excel-bestand zich bevindt. Selecteer het Excel-bestand en klik op "Openen".
- Omdat je bij de eerste stap hebt aangegeven dat je zelf het bestandsformaat wilt bepalen bij het openen van "buitenlandse" bestanden, verschijnt er nu een dialoogvenster waarin je het type gegevensbron kunt specificeren. Selecteer, afhankelijk van de Word-versie en de geïnstalleerde importfilters, de optie "Microsoft Excel-werkbladen via converter (* .XLS; *. XLW)" of "MS Excel-werkbladen via DDE (* .XLS)". Bevestig uw keuze met OK".
- Er verschijnt nu een ander dialoogvenster: Als u "Microsoft Excel-werkbladen via converter (* .xls; *. Xlw)" als importfilter hebt geselecteerd, is de titel van het weergegeven dialoogvenster "Open werkblad". Met het importfilter "MS Excel-werkbladen via DDE (* .xls)" verschijnt echter het dialoogvenster "Microsoft Excel". Ongeacht welk venster u verschijnt, u kunt het gewenste werkblad selecteren dat uw adresgegevens bevat. Bevestig vervolgens het dialoogvenster met "Ok".
- Het dialoogvenster Afdruk samenvoegen ontvanger verschijnt nu waarin u uw adres kunt selecteren. Hier kunt u adresfilters instellen en/of individuele adressen uit de adreslijst verwijderen door het betreffende selectievakje uit te schakelen.
- Wanneer u het dialoogvenster Afdruk samenvoegen met OK hebt bevestigd, kunt u de velden voor Afdruk samenvoegen in uw document invoegen in de vierde stap van de wizard Afdruk samenvoegen.
Datumvelden worden nu correct overgenomen door het importfilter dat je zelf hebt geselecteerd en verschijnen in precies het formaat dat je in Excel hebt gedefinieerd.
In deze artikelen vindt u nog meer informatie en handige tips over standaardbrieven.
