Digitale adresboeken bevatten een verzameling van min of meer consistente contactgegevens. Soms ontbreekt de aanhef of de bedrijfsnaam, vaak zijn er meerdere spellingen voor bijvoorbeeld telefoonnummers.
Als u uw adresboek naar Excel exporteert, kunt u snel zien waar de gegevensrecords hiaten of zelfs fouten bevatten. Dit kan in Excel handiger worden gecorrigeerd: hier is het gemakkelijker om velden te kopiëren en er is ook een zoek- en vervangfunctie.
Contactgegevens exporteren
U kunt uw adresboek als volgt exporteren naar Excel:
- Open de module contacten.
- In Outlook tot versie 2007 roep je het commando Bestand → Importeren / Exporteren Aan. In Outlook 2010 bel je Bestand → Openen → Importeren Aan.
- Kiezen Exporteren naar bestand en klik Verder.
- Selecteer het bestandstype Microsoft Excel 97-2003 en klik op Verder.
- Kiezen contacten en klik Verder.
- Geef aan waar en onder welke naam het Excel-bestand moet worden opgeslagen en klik op Verder.
- Klik op Kaartvelden. Controleer of de velden uit Outlook correct zijn toegewezen aan de velden in het Excel-spreadsheet. De opdrachten komen meestal overeen. Als dat niet het geval is, sleept u eenvoudig een van de velden van het linkervenster naar het overeenkomstige veld in het rechtervenster. Als u klaar bent, sluit u het dialoogvenster met Oke.
- Klik op Compleetzodat het Excel-bestand wordt gegenereerd.
Gegevens bewerken met Excel
Open het bestand met contactgegevens in Excel. Typische inconsistenties, toewijzingsfouten en verschillende spellingen kunnen snel worden geïdentificeerd in de tabel. Vaak ontbreken de begroetingen, soms zijn delen van de naam verkeerd toegewezen:
Hier kunt u eenvoudig de kolom kopiëren en plakken begroeting vul de juiste aanhef in en corrigeer foutieve opdrachten met drag & drop.
Met het commando Zoeken en vervangen verschillende spellingen van de telefoon- en faxnummers corrigeren. Om dit te doen, markeert u de corresponderende kolommen voordat u de opdracht oproept om de zoekopdracht tot deze te beperken. Op deze manier kunt u ook de landcode (+49 voor Duitsland) voor het telefoonnummer invoegen en de eerste nul uit het netnummer verwijderen.
Om te voorkomen dat telefoonnummers en postcodes worden gewijzigd door onbedoelde celopmaak (bijvoorbeeld door een datumnotatie toe te kennen), werden deze velden voorafgegaan door een apostrof bij het exporteren vanuit Outlook. Excel interpreteert deze getallen als tekst en niet als numerieke waarden. Bij het zoeken in Excel mag u de voorgaande apostrof niet invoeren, anders vindt Excel de zoektermen niet.
Als u klaar bent met bewerken, slaat u het Excel-bestand op in de indeling Excel 97-2003-werkmap en sluit het.
Contacten opnieuw importeren
U kunt het gewijzigde Excel-bestand als volgt terug exporteren naar Excel:
- Roep de opdracht aan in Outlook tot versie 2007 Bestand → Importeren / Exporteren of in Outlook 2010 Bestand → Openen → Importeren Aan.
- Kiezen Importeren uit andere programma's of bestanden en klik op Volgende.
- Selecteer het bestandstype Microsoft Excel 97-2003 en klik op Verder.
- Selecteer het Excel-bestand. Onder Opties Kiezen Duplicaten vanwege geïmporteerde elementen vervangen uit. Klik dan op Verder.
- Selecteer als doelmap contacten en klik vervolgens op Verder.
- Klik op Compleetzodat de gegevens worden geïmporteerd.
