Hoe Oldfolders op een pc te installeren
Installeer Olfolders of Olfolders PE (Personal Edition) op een centrale PC in het netwerk (op een Windows server of werkstation) en stel deze installatie in als een Olfolders server. De installaties van Olfolders op de andere computers zijn gedefinieerd als clients. Deze clients hebben dan tegelijkertijd in realtime toegang tot de Outlook-gegevens op de Olfolders-server.
Om ervoor te zorgen dat de Olfolders-server de clients van de gegevens kan voorzien, moet de map met de Outlook PST-gegevens op de server worden vrijgegeven. De gegevens waartoe de clients toegang hebben, worden ingesteld op de Olfolders-server. Selecteer hiervoor in de eigenschappen van elke gebruiker welke gegevens hij mag zien en wijzigen. Gedetailleerde regels voor individuele Outlook-mappen zijn echter alleen mogelijk in Olfolders, niet in de Personal Edition (meer hierover in de volgende sectie).
De clients hebben hun lokale Outlook PST-bestand en hebben ook toegang tot de gegevens op de server. In tegenstelling tot synchronisatiesoftware, die in veel kleine kantoren vaak wordt gebruikt om gegevens uit te wisselen, hoeft bij Olfolders de gegevens niet in het netwerk te worden gedistribueerd. Alleen wanneer een e-mail of een op de server opgeslagen contact door een klant wordt geopend, worden de gegevens over het netwerk verzonden. De Olfolders-server fungeert als een Exchange-server als een centrale database. Het offline gebruik van de gegevens zoals bij Exchange is echter niet mogelijk.
De gegevens worden opgeslagen in een Outlook PST-bestand op de server. Omdat de bestandsgrootte beperkt is tot twee gigabyte in Outlook tot versie 2002 / XP, wordt Outlook 2003 of hoger aanbevolen voor de Olfolders-server - anders kan het geheugen opraken.
In principe kan elke computer in het netwerk als Olfolders-server dienen. Het moet echter continu draaien, zodat de gegevens toegankelijk zijn voor de clients.
Olfolders vs. Olfolders PE
Thomas Quester, de ontwikkelaar, biedt Olfolders in twee versies. De belangrijkste verschillen:
- Olfolders PE ondersteunt één server en maximaal tien clients. In Olfolders is de netwerkgrootte - theoretisch - onbeperkt.
- Olfolders heeft een geïntegreerde mailserver (POP3 en SMTP), Olfolders PE niet. De geïntegreerde mailserver regelt niet alleen het e-mailverkeer, maar archiveert indien nodig ook e-mails en filtert malware en spam uit.
- In Olfolders PE kunnen de gebruikersrechten alleen op bestandsniveau worden gedefinieerd, in Olfolders kunnen de toegangsrechten ook worden ingesteld voor Outlook-mappen en individuele elementen.
- Met Olfolders verwerft u ook licenties voor QSyncronization, die gebruikt kunnen worden voor datasynchronisatie tussen bijvoorbeeld desktop PC en notebook.
Een upgrade van Olfolders PE naar Olfolders is mogelijk.
Prijzen en systeemvereisten
De twee Olfolders edities werken met Windows vanaf versie 2000 (tot Windows 7) en ondersteunen Outlook 2002/XP tot 2010.
Een beperking met Outlook 2010: Aangezien de conventionele menubalk hier ontbreekt, kunnen Olfolders niet worden geïnstalleerd via EXTRA'S >> OLFOLDERS >> CONNECT TO SERVER, maar alleen via START >> CONTROL PANEL >> MAIL.
Voor een minimaal netwerk bestaande uit twee gebruikers inclusief serverlicentie betaal je 44 euro bij Olfolders PE. Bij Olfolders beginnen de prijzen bij 84 euro (één client- en één serverlicentie). Bij grotere aantallen dalen de licentieprijzen snel: bij tien licenties betaal je slechts 53,51 euro per licentie (bij de Personal Edition 39 euro per stuk).
Proefversies beperkt tot 30 dagen zijn beschikbaar voor beide Olfolders-producten. Om het volledige scala aan functies te kunnen uitproberen, moet u een gratis testlicentie aanvragen bij de fabrikant (anders zijn er maximaal 25 vermeldingen per map zichtbaar).
De software is verkrijgbaar via www.olfolders.de.
