PowerPoint-presentaties structureren: tips en ideeën

Met veel tips en hints voor jou!

De meeste mensen zijn gewend om zichzelf en hun dagelijks leven te structureren, zowel zakelijk als privé. De verkoopgesprekken van een vertegenwoordiger zijn bijvoorbeeld op dezelfde manier gestructureerd als de reguliere vergaderingen van een clubbestuur in een sportclub. Een structuur of schets garandeert dat verplichtingen op het werk of in de persoonlijke levenssfeer efficiënt en positief kunnen worden aangepakt. In tegenstelling tot georganiseerde mensen verliezen ongestructureerde mensen veel tijd, moeten ze herhaaldelijk aan toegewezen taken beginnen en bereiken ze minder dan gepland.

Deze feiten zijn ook van toepassing op het structureren van een PowerPoint-presentatie. Een presentatiestructuur helpt ervoor te zorgen dat feiten en argumenten in de juiste volgorde worden gepresenteerd. Een structuur zorgt ervoor dat kernboodschappen aan het begin of in het midden niet wegsmelten. Daarnaast wordt gegarandeerd dat er voldoende tijd is om de vragen van het publiek of publiek te beantwoorden.

Videozelfstudie: hoe u uw presentatie in PowerPoint verstandig kunt structureren met een overzicht

De presentatiestructuur in PowerPoint - waar sprekers op moeten letten bij de voorbereiding

Een goede voorbereiding is meer dan "het halve werk". Dit gezegde is waar als men het doel nastreeft om een informatieve en professionele presentatie voor een publiek te geven. Een goede voorbereiding begint bij het structureren van het onderwerp De toegevoegde waarde voor het publiek en publiek in de voorbereiding Kernboodschappen moeten dan worden onderbouwd met visualisaties en begrijpelijke argumenten Objecten, afbeeldingen en andere stilistische representatiemiddelen winnen aan waarde als ze professioneel in de presentatie worden geïntegreerd en niet afleiden van wat er wordt gezegd.

Naast een rode draad en een logische opbouw waarin argumenten op elkaar voortbouwen, is het essentieel dat de kopjes op de slides betekenisvol zijn. Ze moeten in ieder geval de kernboodschap van de volgende dia bevatten en de taalkundige structuur moet gemakkelijk te begrijpen en tegelijkertijd interessant zijn. Als de kop de aandacht van het publiek trekt en interesse wekt in de volgende kernboodschappen en argumenten, komt deze professioneel over. Het retentievermogen van de luisteraar wordt nadrukkelijk verhoogd.

Tip:

Een voortgangsindicator op de slides kan helpen om het overzicht te behouden tijdens de presentatie. Het laat de spreker zien hoe ver hij is gekomen in de presentatiestructuur. De fade-in kan ook handig zijn voor kijkers om te zien hoe lang de presentatie duurt. Voor al deze gevallen zijn voortgangsindicatoren geschikt.

De titeldia - de toegang tot een logische presentatie

Net zoals een goed doordachte zakelijke brief of verhaal begint met de introductie, moet een PowerPoint-presentatie altijd beginnen met een titeldia. De titelverklaring en de inhoud ervan introduceren de gedachten van de presentatie. Ze geven het publiek een indruk van het onderwerp en de basisrichting van de lezing. Elke blanco presentatie in PowerPoint begint met een titeldia waarin zowel de hoofdtitel als de ondertitel kan worden verwerkt.

De overzichtsdia - verhoog uw verwachtingen

Daarom is het logisch om een overzichtsdia voor de presentatie te ontwerpen. Een overzichtsdia is bedoeld om het publiek gedetailleerde informatie te geven. In de regel moet het een gestructureerde lijst van de onderwerpen van de lezing bevatten. Met aansprekende vragen of passende visualisaties op de titelslide is het mogelijk om de verwachte inhoud onder de aandacht te brengen. Als afbeeldingen van labels moeten worden voorzien, is het raadzaam om afzonderlijke tekstvelden op te nemen. Navigatie-elementen in de overzichtsdia kunnen er ook voor zorgen dat elke luisteraar zich kan oriënteren. Dit geldt vooral voor presentaties met veel feiten of kernboodschappen.

Het hoofdgedeelte - gestructureerd op basis van kernboodschappen en secties

In het hoofdgedeelte van de PowerPoint-presentatie moet het verklaarde doel zijn om de kernuitspraken van het onderwerp op een logische en interessante manier in een geschikte volgorde te bespreken. Het grootste deel hangt altijd af van de juiste presentatiestructuur. Dit kan worden gezegd omdat de structuur van het hoofdgedeelte bepaalt of de luisteraars en kijkers het onderwerp en de kernboodschappen internaliseren en persoonlijke conclusies trekken uit wat er wordt gezegd en getoond. Als de lezing onlogisch is opgebouwd, kan het publiek hoogstens vermaakt worden zonder persoonlijk aangeraakt te worden.

Als standaardstructuur is het raadzaam om een essentiële kernboodschap van het onderwerp te nemen en deze op een of twee dia's te ondersteunen met geschikte argumenten. Op een derde slide kan een samenvatting van de kernboodschap gekoppeld worden aan de meerwaarde van het publiek. Processen en structuren van de kernboodschap kunnen gemakkelijker worden uitgelegd en uitgelicht als oriëntatiepunten in de presentatie zijn ingebed.

Vanuit het oogpunt van de kijker zou het belangrijkste antwoord moeten zijn welke voordelen de luisteraar heeft van de inhoud van de getoonde dia's. De:

• manier van optreden,
• Het ontwerp van de dia's met kleuren, teksten, afbeeldingen of verklarende video's en
• Een doordachte presentatiestructuur

verhoogt automatisch de aandacht van het publiek. Belangrijke kernboodschappen dienen ook nadrukkelijk herhaald te worden zodat de "rode draad" herkenbaar wordt voor het publiek. Het kan ook effectief zijn om dit te doen door dia's uit andere presentaties in de huidige diavoorstelling in te voegen. Dit kan met slechts een paar klikken.

Secties invoegen om de presentatie te ordenen

Naast nieuwe dia's kun je ook secties invoegen in PowerPoint. Het is eenvoudig om een sectie of meerdere secties in de presentatie te integreren in het menugebied "Start" op het tabblad "Dia".

Sprekers die uw dia's tijdens de voorbereidingsperiode in secties organiseren, zullen doelbewust handelen. Ondanks een goed doordachte structuur en een vooraf opgestelde presentatiestructuur, kunnen er in de voorbereidingsfase argumenten of kernuitspraken ontstaan die intensiever of op een ander moment aangepakt moeten worden.

Als de diavoorstelling proactief is opgedeeld in gesloten secties, kunnen deze met één klik binnen de presentatie worden verplaatst. Zonder secties zouden individuele slides of reeksen argumenten met de hand gekopieerd moeten worden van slides. Dit is tijdrovend en contraproductief qua opzet.

Samenvattend is het raadzaam om in de voorbereidingsfase een goed doordachte en logisch opgebouwde presentatiestructuur uit te werken. Het grootste deel van de presentatie is erop gericht argumenten, feiten, inhoud en kernstellingen te combineren met visualisaties en het publiek te overtuigen. Het kan zinvol zijn om een samenvattende dia op te nemen na elke kernboodschap in de structuur van de presentatie. Dit bindt de belangrijkste uitspraken, laat de voordelen voor het publiek zien en helpt de aandacht van het publiek op een hoog niveau te houden.

Belangrijk:

Bedenk bij het voorbereiden van de presentatie proactief hoeveel en welke kernboodschappen je vooral wilt benadrukken. De beslissing over het belang van de kernboodschappen is belangrijk en moet worden bepaald op basis van de doelstellingen van de presentatie.

Tip:

Tabbladen zijn ideaal voor het markeren van individuele inhoud, vooral tijdens lange presentaties. Tegelijkertijd blijft de algemene opbouw van de presentatie ondanks de registers zichtbaar, wat de oriëntatie van het publiek duidelijk vergemakkelijkt.

Gebruik de laatste dia om het publiek te activeren

De grote finale van elke presentatie is de einddia. Afhankelijk van de omvang van de presentatie kunnen aan het einde van de presentatie meerdere dia's samen worden getoond om de inhoud samen te vatten. Aan het einde van de presentatie gaat het niet alleen om het statisch herhalen van de gestructureerde feiten en kernzinnen van de slides. Sprekers moeten zich richten op het publiek en hun behoeften.

Emotionele uitspraken en argumenten, evenals de doelgerichte visualisatie met afbeeldingen, koppen of andere stijlmiddelen moeten het publiek bezielen en tot nadenken aanzetten. Als het doel van de presentatie is om bijvoorbeeld een product te verkopen, moeten aan het eind stap voor stap de voordelen en voordelen voor het publiek worden gepresenteerd. De situatie is vergelijkbaar met een presentatie met PowerPoint-ondersteuning, die bedoeld is om de medewerkers van een bedrijf te informeren. Aan het einde van een presentatie moeten, vanuit het oogpunt van het publiek, de volgende twee vragen uitgebreid worden beantwoord:

1. Wat haal ik persoonlijk uit de argumenten van de presentatie?
2. Wat ga ik doen met de kennis die ik heb opgedaan? Wat is de volgende stap voor mij?

Dit is hoe presentaties moeten worden gestructureerd in PowerPoint

Een goed doordachte presentatiestructuur in Microsoft PowerPoint die competentie is opgebouwd is essentieel om interessante en informatieve lezingen met diavoorstellingen voor het publiek te creëren. PowerPoint biedt veel mogelijkheden om visualisaties, tekst en multimedia content toe te voegen aan een presentatie. Wie de tips en ideeën over de presentatiestructuur ter harte neemt, zal het publiek in vervoering brengen.

Naast de opbouw van de presentatie is het ook van belang dat de presentator de inhoud en kernboodschappen van de presentatie op een retorische en informatieve manier kan presenteren. Een professioneel gestructureerde en logisch gestructureerde presentatie oogt saai als de presentator saai, zonder gebaren en gezichtsuitdrukkingen en met weinig empathie optreedt. Hetzelfde geldt als de presentator het publiek meesleept met zijn spreekervaring terwijl de argumenten en feiten over het onderwerp dun en gebrekkig zijn.

De structuur van een presentatie omvat belangrijke afzonderlijke onderdelen. Een titeldia, een overzichtsdia, logisch opgebouwde dia's in het hoofdgedeelte en één of meerdere einddia's mogen in geen enkele diavoorstelling ontbreken. Bovendien garanderen correct geselecteerde koppen die het onderwerp uitleggen, dat het aandachtsniveau van het publiek constant hoog blijft. Een argument wordt waardevol wanneer het in een thematische structuur is ingepast. Een op deze manier gekozen presentatiestructuur, die al in de voorbereiding is bepaald, helpt sprekers hun eigen doelen te bereiken en de luisteraars en kijkers te overtuigen.