Dit is hoe het werkt!
PowerPoint-presentaties worden voor verschillende doeleinden gemaakt. In de professionele omgeving moet belangrijke informatie en, in sommige gevallen, gevoelige inhoud worden overgebracht. Productinformatie en details van projecten kunnen worden doorgegeven in presentaties die de moeite waard zijn om te beschermen. Deze mogen niet worden gekopieerd en gedeeld met anderen. Dit is met name in een internationale omgeving van belang om bedrijfsspionage te voorkomen.
Het zou bijvoorbeeld fataal zijn als uit een presentatie door onbevoegde personen specifieke technische tekeningen zouden worden gehaald die bedrijfsgeheimen vertegenwoordigen en in detail worden gereproduceerd. In de privésfeer zijn er ook situaties waarin het belangrijk is om de inhoud te beschermen, bijvoorbeeld persoonlijke informatie of afbeeldingen in PowerPoint-presentaties.
Een PowerPoint-presentatie effectief beveiligen - 4 beveiligingsopties
PowerPoint heeft effectieve tools aan boord om een diavoorstelling te voorzien van schrijfbeveiliging en om het bestand te beschermen tegen ongeoorloofde wijzigingen. Ook belangrijk, en in veel gevallen cruciaal, is de mogelijkheid om de presentatie te beveiligen met een wachtwoord. Op deze manier kan de informatie in de presentatie alleen worden gelezen door geautoriseerde personen, bijvoorbeeld zakenpartners of geautoriseerde klanten. U kunt in PowerPoint in de volgende stappen een wachtwoord, schrijfbeveiliging en andere opties activeren:
-
Navigeer in de eerste stap naar "Bestand> Informatie".
-
In het informatiegedeelte van PowerPoint vind je verschillende knoppen. Om de presentatie te beveiligen, selecteert u het vakje "Presentatie beschermen" Dit verschijnt als de eerste knop.
-
Nadat u op de knop "Presentatie beveiligen" hebt geklikt, krijgt u vier opties te zien:
|
Optie 1: Altijd openen als alleen-lezen |
Een algemene schrijfbeveiliging van de presentatie garandeert dat de informatie en slides alleen kunnen worden bekeken, maar niet kunnen worden gewijzigd. Het is moeilijker om belangrijke passages te kopiëren, hoewel foto's of hardcopy's van het scherm ondanks deze optie mogelijk zijn. Schrijfbeveiliging is vooral essentieel als u wilt voorkomen dat onbevoegden de inhoud van de presentatie wijzigen. Na het klikken op de knop wordt de schrijfbeveiliging van de presentatie geel gemarkeerd. |
|
Optie 2: Versleutelen met wachtwoord |
Het toewijzen van een wachtwoord is de beste manier om een presentatie te beveiligen tegen onbevoegde toegang. Alleen mensen die het wachtwoord kennen, hebben toegang tot de presentatie en de inhoud ervan. Nadat u op de knop hebt geklikt, wordt u gevraagd een wachtwoord in te voeren. |
|
Optie 2: |
Tegelijkertijd wordt u erop gewezen dat de presentatie alleen toegankelijk is als het wachtwoord is ingevoerd. Voor de maker betekent dit ook het wachtwoord niet te vergeten. Om deze reden is het een goed idee om een lijst met wachtwoorden en de bijbehorende bestandsnamen op een veilige plaats te bewaren. Dit garandeert te allen tijde toegang tot met wachtwoord versleutelde bestanden. |
Tip:
U kunt belangrijke en vertrouwelijke presentaties ook beveiligen met een wachtwoord dat kan worden gewijzigd en op deze manier de presentatie beschikbaar maken voor een specifieke groep mensen.
|
Optie 3: Digitale handtekening toevoegen |
Een digitaal coderingsproces wordt een digitale handtekening genoemd. Hiermee is het voor zowel de zender als de ontvanger mogelijk om uitzendingen te ontsleutelen met behulp van een digitale waarde. Als u een niet-opgeslagen presentatie in Microsoft PowerPoint wilt beveiligen met een digitale handtekening, is de eerste stap om de presentatie op te slaan in een indeling die digitale handtekeningen ondersteunt. Het bestandstype pptx is geschikt voor back-ups met een digitale handtekening. |
|
Optie 3: Digitale handtekening toevoegen |
Bevestig het vervolg door op de knop "Ja" te klikken. Als u uw presentatie van tevoren hebt opgeslagen, is deze stap niet nodig. In de volgende stap wordt een venster geopend waarin u de handtekening kunt maken. |
|
Optie 3: Digitale handtekening toevoegen |
U kunt onder andere in de invoer in het veld Goedkeuringstype aangeven of u het document persoonlijk hebt gemaakt of goedgekeurd. U kunt ook een doel specificeren en de standaard handtekeningcode wijzigen. Het proces wordt beëindigd met een klik op de opdracht "Ondertekenen". U ontvangt informatie dat de handtekening succesvol is gemaakt. |
|
Optie 3: Digitale handtekening toevoegen |
Ondertekende documenten en schermpresentaties zijn vooral belangrijk in een zakelijke omgeving en geven zakenpartners zekerheid over de relevantie van de informatie. |
|
Optie 4: Markeren als definitief |
Als u uw presentatie als definitief markeert, is verdere verwerking niet gewenst. De markering geeft aan dat de presentatie niet meer gewijzigd mag worden. |
|
Optie 4: Markeren als definitief |
Als een bestand in Microsoft Office, bijvoorbeeld in PowerPoint en ook in Word of Excel, als voltooid is gemarkeerd, worden de invoerfunctie, alle bewerkingscommando's en de revisiemarkeringen gedeactiveerd of uitgeschakeld. Het bestand kan niet meer worden bewerkt en is beveiligd tegen schrijven. De status van het document is ingesteld op "Definitief". |
Een andere manier om uw PowerPoint-presentatie als bedrijfseigendom te identificeren en te beschermen, is door een watermerk op te nemen. Met een watermerk dat niet kan worden verwijderd, kunt u uw bedrijfslogo opnemen in presentaties en tegelijkertijd voorkomen dat bepaalde dia's met vertrouwelijke informatie ongemerkt worden gedupliceerd.
Naast de effectieve bescherming van presentaties, is het raadzaam om bij het ontwerpen van presentaties over het algemeen de functie Auto Restore te activeren, zodat u bij een systeemcrash eenvoudig uw eerdere werkresultaten kunt herstellen.
Conclusie: Dit is belangrijk om presentaties effectief te beschermen
Samenvattend zijn beveiligingsopties zoals de ingebouwde schrijfbeveiliging in PowerPoint en de optie om wachtwoordbeveiliging in te stellen de beste opties om een presentatie met gevoelige inhoud effectief te beveiligen. De uiteindelijke markering kan ook effectief zijn, omdat naast de markering ook een schrijfbeveiliging is ingesteld. Een digitale handtekening is vooral effectief in een zakelijke omgeving en dient, naast de digitale handtekening als bescherming, ook als vertrouwenwekkende maatregel. Het is essentieel om belangrijke presentaties en hun inhoud effectief te beschermen. De verschillende mogelijkheden van PowerPoint kunnen hiervoor naar behoefte worden gebruikt.
