Hoe PowerPoint-presentaties professioneel te verzenden

Verstuur presentaties in een mum van tijd

Logisch een presentatie opbouwen en de slides professionaliseren met teksten, afbeeldingen, animaties en video's is het belangrijkste doel in PowerPoint voor presentatoren. Een presentatie moet de inhoud met competentie raken, informeren en overbrengen. Tegelijkertijd is het concept van een presentatie alleen waardevol als de dia's door de ontvanger kunnen worden bekeken op de manier waarop ze zijn gemaakt.

Dit is eenvoudig mogelijk bij het presenteren voor een publiek of via een videoplatform zoals Skype of Zoom. Collega's, zakenpartners of vrienden zitten direct in de presentatieruimte of in de virtuele vergaderruimte. In dit geval is het mogelijk om zonder enige moeite te interageren en de gezichtsuitdrukkingen van het publiek te interpreteren.

De situatie is anders wanneer de ontworpen presentatie moet worden verzonden. Hierbij kan de maker of presentator er niet voor zorgen dat alle informatie op de slides begrepen wordt. Daarom is de inhoud cruciaal. Om aandacht te genereren, is het essentieel om het publiek en de ontvangers gericht te targeten en bijvoorbeeld te zorgen voor interactie met verdere hyperlinks. Bovendien kunnen er ondanks waardevolle inhoud compatibiliteitsproblemen ontstaan. Deze hebben onder meer te maken met het feit dat verzender en ontvanger verschillende PowerPoint-versies gebruiken of een ander programma gebruiken voor presentaties, zoals Apple's Keynote.

Het is des te belangrijker dat bij het verzenden van de PowerPoint-presentatie of afzonderlijke dia's erop wordt gelet dat de dia's leesbaar zijn en de aandacht trekken. Bij het verzenden of verzenden van de presentatie biedt PowerPoint een breed scala aan beproefde functies waarmee elke ontvanger, ongeacht zijn technische uitrusting, de essentiële informatie van de PowerPoint-presentatie kan begrijpen en begrijpen. Praktisch is ook de mogelijkheid in PowerPoint om een presentatie te controleren op mogelijke compatibiliteitsproblemen voordat deze wordt verzonden. Als u een melding van compatibiliteitsproblemen ontvangt, kunnen deze vóór verzending worden verholpen.

Videozelfstudie: PowerPoint-presentaties opslaan, exporteren en verzenden?

Hoe en in welk formaat PowerPoint-presentaties als bijlagen kunnen worden verzonden

De eenvoudigste en meest gebruikelijke manier om een met competentie gemaakte presentatie te verzenden, is door deze als bijlage bij een e-mail te voegen. Veel van de miljarden e-mails die elke dag worden verzonden, bevatten presentatiebestanden in verschillende formaten. PowerPoint biedt de volgende bestandsindelingen voor conversie:

Bestandsindelingen	gebruik maken van
pptx	Standaard formaat in PowerPoint voor het opslaan van presentaties.
pptm	Standaard formaat in PowerPoint voor het opslaan van presentaties met macro's.
ppt	Voormalig standaardformaat in PowerPoint in versies 97-2003. Dit is nog steeds een veelvoorkomend bestandsformaat, aangezien veel bedrijven en particulieren nog oudere versies van PowerPoint gebruiken.
xps	XPS-bestanden hebben de bestandsindeling XML Paper Specification. Het is een bestandsindeling die vergelijkbaar is met PDF (Portable Document Format) en is ontwikkeld door Microsoft. Dit kan direct worden geopend in Microsoft Edge of in Internet Explorer.
potx, potm, pot	Maakt PowerPoint-sjabloonbestanden in de juiste indeling.
wmf, jpeg.webp, gif.webp, png, tif, bmp.webp, wmf	Slaat de presentatie op in afzonderlijke afbeeldingen, afhankelijk van het geselecteerde bestandsformaat. Deze afbeeldingen kunnen statisch worden bekeken met beeldverwerkingssoftware.
pdf	Slaat het bestand op in het bekende en wereldwijd gebruikte PDF-bestandsformaat. De presentatie wordt statisch opgeslagen, dia-overgangen of geanimeerde GIF.webp's worden niet geanimeerd weergegeven. Het kan vanaf elk apparaat worden geopend.
odp	Als u de PowerPoint-presentatie opslaat als een ODP-bestand, wordt deze opgeslagen in een open-sourcestandaard. Het "OASIS Open Document Format for Office Applications" kan worden gelezen door gratis kantoorsoftware zoals Open Office of LibreOffice.

Naast de genoemde bestandsformaten biedt PowerPoint nog andere specifieke bestandsformaten waarin een diavoorstelling kan worden opgeslagen.

Experttip:

Als u uw presentatie opslaat in een bestand met de extensie ppsx, wordt het bestand opgeslagen in Open XML-indeling. Het verzenden van een bestand met de extensie ppsx is de beste optie als u de technische vereisten van de ontvanger niet kent. Na het verzenden van het bestand kan hij het bestand openen met een PowerPoint-versie 2007 of later of de PowerPoint-viewer.

Tip:

Is uw presentatiebestand erg groot, bijvoorbeeld als pdf, dan vindt u met een paar muisklikken de vettigheden van uw presentatie. Als gevolg hiervan kunt u de grootte van afbeeldingen die veel geheugen in beslag nemen verkleinen en het bestand kleiner maken.

Sla een diavoorstelling op in een alternatieve bestandsindeling in 5 stappen

Het is mogelijk om een in Microsoft PowerPoint gemaakte diavoorstelling met slechts een paar klikken in een ander formaat op te slaan. Hiervoor zijn de volgende 5 punten essentieel:

1. Navigeer naar "Bestand> Opslaan als".

2. Kies waar u uw bestand wilt opslaan. In PowerPoint heb je bijvoorbeeld de mogelijkheid om het bestand op te slaan op de desktop, bij een cloudprovider zoals OneDrive of in je persoonlijke documentenmap.

3. Als de gewenste opslaglocatie niet wordt vermeld, navigeert u naar het menu-item "Bladeren".

4. Er wordt een dialoogvenster geopend waarin u zowel de opslaglocatie als het bestandsformaat kunt opgeven. U kunt het bestandsformaat wijzigen door het selectieveld "Bestandstype" te selecteren. U kunt de presentatie bijvoorbeeld opslaan in het pdf-bestandsformaat in plaats van het standaard pptx-formaat.

   

5. Sla in de laatste stap het bestand op door op de knop "Opslaan" te klikken. Als u het bestand als e-mailbijlage wilt verzenden, heeft u verschillende opties:

   • Stel een e-mail op in Microsoft Outlook en voeg de presentatie als bestand toe.
   • Klik met de rechtermuisknop op de opgeslagen diavoorstelling en selecteer het menu-item 'Verzenden naar'.
   

• Verplaats het bestand naar een cloud drive, bijvoorbeeld de gedeelde Dropbox van een zakenpartner of gebruik Wetransfer om grote bestanden in het gigabyte bereik te versturen.

Exporteer presentaties rechtstreeks vanuit PowerPoint - geen probleem!

Naast de klassieke mogelijkheid om een door u gemaakte presentatie op de desktop of een andere opslaglocatie op te slaan en vervolgens te verzenden, biedt PowerPoint ook de mogelijkheid om diavoorstellingen in verschillende formaten direct vanuit het programma te exporteren. Een deel van de bestanden wordt tijdelijk opgeslagen of direct verzonden, bijvoorbeeld met de optie: "Verzenden naar Microsoft Stream". Om een export te starten, navigeert u:

1. Ga naar het menu-item "Bestand> Exporteren".

2. In het exportmenu heb je verschillende opties voor het bestandsformaat waarin je de presentatie wilt exporteren:

U kunt kiezen uit de volgende opties:

PDF / XPS-bestandsindeling

Geëxporteerd naar een PDF- of XPS-bestand dat niet kan worden gewijzigd en dat de opmaak, het lettertype en de PowerPoint-lay-out behoudt als een afbeelding.

Video maken

Onder "Video maken" kunt u een videobestand uit de diavoorstelling halen. In het dialoogvenster kunt u kiezen of opgenomen tijdreeksen en opmerkingen moeten worden gebruikt en de kwaliteit van het bestand dat moet worden opgeslagen. Tegelijkertijd krijgt u de mogelijkheid om het videobestand te comprimeren. Een videobestand heeft als voordeel dat het ook afgespeeld kan worden door mensen die geen toegang hebben tot PowerPoint, een PPTX viewer of andere presentatiesoftware omdat ze geen administratorrechten hebben.

Maak een geanimeerde GIF.webp	Een geanimeerde GIF.webp is een functie waarin verschillende afzonderlijke afbeeldingen van een grafisch bestand in een bepaalde volgorde worden opgeslagen. Net als bij een video worden bewegende beelden gemaakt. Op deze manier kunnen individuele presentatiedia's op een interessante en levendige manier worden gepresenteerd.
Pakket diavoorstelling voor CD	Creëert een pakket waarin dia's en ingesloten elementen worden opgeslagen als een eenheid zoals op een dvd en worden afgespeeld op elk apparaat.
Hand-outs maken	U kunt deze functie gebruiken om afzonderlijke dia's of de hele presentatie naar Microsoft Word te sturen. Daar kunt u de teksten en notities verder verwerken.
Bestandstype wijzigen	Gemakkelijke manier om een bestaand bestandstype te wijzigen, bijvoorbeeld uw presentatie in pptx-formaat naar ppt-formaat.
Publiceren naar Microsoft Stream	Microsoft Stream is een betaalde streamingportal waarmee presentaties of video's beschikbaar kunnen worden gemaakt voor een grote groep mensen. Microsoft Stream is bijvoorbeeld ideaal voor bedrijfspresentaties of bedrijfsevenementen en is voor uitgenodigde deelnemers eenvoudig via de internetbrowser te benaderen.

Presentaties delen - nog een optie om op te slaan en te verzenden

Naast de:

• Sla een diavoorstelling ook klassiek op in verschillende bestandsindelingen
• Exporteren vanuit Microsoft PowerPoint

PowerPoint-gebruikers kunnen ook een presentatie delen.

Ga hiervoor naar "Delen" onder "Bestand". Er opent zich een nieuw venster waarin u de mogelijkheid heeft om uw presentatie op te slaan op een OneDrive-schijf naar keuze of deze als PDF of diavoorstelling via e-mail te verzenden.

Als alternatief kan een presentatie extern worden verzonden of opgeslagen via het menupunt "Vrijgeven". Ontvangers ontvangen het bestand als kopie per e-mail of gemakkelijk via een cloudopslagservice.

Conclusie: gebruik verschillende opties om uw PowerPoint-presentatie te verzenden

Als professioneel presentatieprogramma wordt verwacht dat Microsoft PowerPoint schermpresentaties interessant en levendig kan maken dankzij de opties en functies die het bevat. Naast de inhoud is het belangrijk dat elke presentatie door de ontvanger op dezelfde manier kan worden bekeken als dat deze is gestructureerd. Dit is niet altijd zonder problemen mogelijk, aangezien iedere gebruiker andere technische eisen heeft.

Om deze reden heeft PowerPoint de mogelijkheid om diavoorstellingen in verschillende bestandsindelingen op te slaan en te verzenden. Daarnaast kunnen presentaties op verschillende manieren worden geëxporteerd of gedeeld. Met deze export- en opslagmogelijkheden is het mogelijk dat presentaties te allen tijde professioneel en informatief overkomen, los van de technische uitrusting van de ontvanger.