Iedereen die wel eens met meerdere mensen afspraken heeft proberen af te stemmen, weet hoeveel e-mails en telefoontjes dit kan kosten, zeker als niet iedereen toegang heeft tot een gedeelde agenda via Exchange. Lees dit bericht om erachter te komen hoe je eruit kunt komen
Als je via Exchange toegang hebt tot de agenda's van alle deelnemers, is het niet moeilijk (afhankelijk van de drukte) om een afspraak te vinden waar iedereen tijd voor heeft. Het wordt echter lastig wanneer je "flying blind" een gezamenlijke afspraak moet vinden. Dan is het allereerst: afspraaksuggesties maken, de feedback verzamelen, eventueel telefonisch verduidelijken of een deelnemer een afspraak die ergens anders gepland staat niet kan uitstellen, en dan de gezamenlijke afspraak vastleggen. Afhankelijk van de Outlook-versie heeft u verschillende opties om de voorgestelde datums in te dienen:
U stuurt de deelnemers een selectie van mogelijke data per e-mail - maar dit heeft alleen zin als alle deelnemers Outlook gebruiken.
Je stuurt de deelnemers een selectie van mogelijke afspraken in de vorm van iCalendar-bestanden, die kunnen worden geopend met Outlook en andere agendaprogramma's. Dit is ook mogelijk met oudere Outlook-versies.
Je stuurt een uittreksel uit je agenda met de betreffende periode naar de andere deelnemers. Zij kunnen zien waar er nog afspraken in uw agenda staan of welke afspraken u voorstelt. Aangezien de gegevens rechtstreeks in de e-mailtekst worden geschreven en als iCalender-bestand worden bijgevoegd, is dit de meest "gebruiksvriendelijke" variant, waar gebruikers die een papieren kalender bijhouden ook blij mee zijn. Deze optie is echter alleen beschikbaar vanaf Outlook 2007.
Als alternatief is de webgebaseerde tool voor het maken van afspraken "Doodle" beschikbaar - dit is ook geschikt voor degenen die elektronische agenda's weigeren.
Volgens een onderzoek in Zwitserland heeft ongeveer de helft van alle internetgebruikers een papieren kalender - vooral vrouwen geven de voorkeur aan papieren kalenders. Natuurlijk kunnen de agenda-uittreksels uit Outlook- of iCalendar-bestanden niet in zo'n "analoge" agenda worden geïmporteerd. Een webservice zoals www.doodle.com kan hierbij helpen. Daarin maak je een tabel aan met mogelijke data en stuur je een link naar de tabel naar alle geadresseerden. Ze openen de link en vinken alle data aan waar ze tijd voor hebben. Zodra een van de genodigden de data heeft ingevoerd, ontvangt u als uitnodigende partij een melding. Hiermee kunt u de enquête invullen zodra iedereen heeft gereageerd.
Er zijn nu ook Doodle plug-ins voor Outlook, Exchange en andere agendatools. U kunt dit gebruiken om uw invoer in Doodle te synchroniseren met de elektronische kalender. Een extra browser plug-in geeft toegang tot het Outlook-adresboek, waardoor het eenvoudiger wordt om uitnodigingen naar deelnemers te sturen.
Geselecteerde datums indienen
De eenvoudigste variant, mits alle ontvangers Outlook gebruiken: U typt voorgestelde datums in uw agenda en stuurt deze naar de mensen die u wilt uitnodigen. De afspraken worden als Outlook-afspraakbestanden bij de e-mail gevoegd en kunnen door de ontvanger door te dubbelklikken naar de agenda worden overgebracht. Als de afzender Outlook 2007 of 2010 heeft, kan hij de afspraakgegevens ook in tekstvorm in het bericht invoegen (en/of bijvoegen als Outlook-bestand).
- Voer eerst de voorgestelde data in de kalender in.
- Open een nieuw bericht.
- Vul de afzender en het onderwerp in.
- Klik in Outlook tot versie 2003 op de kleine pijl rechts van het haakje (voeg bestand in) en dan verder element (in de Invoegen-Menu er is geen commando element). Klik in Outlook 2007 en 2010 op het tabblad Invoegen in de groep Opsluiten Aan Outlook-item.
- Selecteer de kalender.
- In Outlook tot versie 2003 is er alleen de optie rechts onder de knoppen Invoegen als: bijlage selecteren. (Waarvoor de tweede optie? Alleen tekst wat meestal grijs is, konden we niet achterhalen.) Dit betekent dat de afspraken zijn bijgevoegd als een Outlook-agendabestand. Als u Outlook 2007/2010 gebruikt, kunt u de afspraakgegevens (onderwerp, datum, tijd) invoeren met de optie Plakken als: Alleen tekst kopiëren naar de berichttekst.
- Klik op Okeom het dialoogvenster te sluiten en terug te keren naar het berichtenvenster.
- Als u Outlook 2007/2010 heeft, kunt u de afspraken als bestanden bijvoegen en de gegevens als tekst in de e-mail laten schrijven. Herhaal hiervoor stap 4 tot 7 en kies één keer Plakken als platte tekst en eenmaal Invoegen als: bijlage het einde.
- Voltooi en verzend het bericht.
Agenda-uittreksels verzenden met Outlook 2007/2010
Met Outlook 2007 en 2010 kunnen niet alleen individuele afspraken per e-mail worden verzonden, maar ook kalenderuittreksels, dus alle afspraken uit een geselecteerde periode. U kunt precies aangeven welke gegevens moeten worden doorgegeven:
- Open een nieuw bericht.
- Vul de afzender en het onderwerp in.
- Selecteer op het tabblad Opties de HTML-indeling - Agenda-uittreksels kunnen alleen met HTML-mail worden verzonden.
- Klik in het tekstveld.
- Open de kassa Invoegen en klik hier onder Opsluiten Aan kalender.
- Selecteer de gewenste kalender.
- Vul in het veld in Datumbereik de in aanmerking te nemen periode. Als je de optie hier hebt Specificeer de datum u kunt de begin- en eindtijd vrij kiezen.
- in het veld detail- geef aan of alle details over de afspraken, alleen de beschikbaarheid en het onderwerp of alleen de status (Gratis, geboekt, afwezig respectievelijk. Onder voorbehoud) moet worden getoond.
- In het onderstaande veld kunt u bepalen of alleen afspraken binnen de in uw Outlook gedefinieerde werktijden moeten worden gecommuniceerd.
- Klik dan op Infaden.
- Hier heeft u de mogelijkheid om details van als "privé" gemarkeerde afspraken te tonen en bijlagen van afspraken te verzenden.
- Geef tot slot aan of de afspraken moeten worden weergegeven in de vorm van dagschema's of gewoon als een lijst. De lijstweergave is overzichtelijker.
- Sluit het dialoogvenster met Oke.
- Outlook voegt de gegevens nu in de berichttekst in de vorm van een iCalendar-bestand (extensie ".ICS"), dat ook andere agendaprogramma's kunnen lezen. Voltooi en verzend het bericht.
Afspraken coördineren
Hoe je de reacties van de genodigden evalueert om te zien op welke tijden iedereen vrij is, hangt af van je voorkeuren en het aantal genodigden - en natuurlijk ook van de vorm waarin de reacties terugkomen:
- Als de meeste antwoorden Outlook- of iCalendar-bestanden bevatten, raden we aan deze in een tweede Outlook-agenda in te voeren, bijv. B. "Planning" wordt genoemd en die hiervoor wordt geopend naast de actuele kalender.
- Als er meer dan vijf genodigden en meerdere voorgestelde datums zijn, wordt de Outlook-oplossing verwarrend. Dan kun je het beste een Excel-spreadsheet maken: de namen van de deelnemers horizontaal, de voorgestelde data verticaal (of omgekeerd, als er meer afspraken zijn dan deelnemers). Geef in de cellen aan welke persoon bij welke afspraak aanwezig kan zijn.
Verstuur bevestigde afspraken
Zodra je een afspraak hebt gemaakt, informeer je de andere deelnemers. Het is raadzaam om de afspraak in de vorm van een iCalendar-bestand naar de deelnemers te sturen. U kunt het overzetten naar uw agenda door te dubbelklikken op het ICS-bestand. Schrijf daarnaast de afspraakgegevens in de e-mail voor mensen die geen elektronische agenda hebben.
U kunt de afspraak natuurlijk in de vorm van een vergaderverzoek versturen. Maar alleen gebruikers van Outook kunnen er iets mee. Daarnaast zijn sommige ontvangers een beetje vreemd als ze een e-mail ontvangen met de opties “Accepteren”, “Onder voorbehoud”, “Weigeren” en “Sugger een ander tijdstip”, terwijl je al akkoord bent gegaan.
Dit werkt overigens niet alleen in de nieuwere Outlook-versies, maar al in Outlook 2000.
U kunt als volgt een iCalendar-bestand maken:
- Open het afspraakitem.
- Bel de opdracht Bestand → Opslaan als Aan.
- Selecteer als bestandstype iCalendar-indeling (* .ics).
- Zorg ervoor dat je de optie hebt Sla de huidige afspraak op is geselecteerd (in Outlook 2007/2010).
- Voer een bestandsnaam in en kies de locatie.
- Bewaar het bestand.
- Voeg het ICS-bestand als bijlage toe aan de e-mail die u naar deelnemers stuurt.
